“條形碼”代替“檔案章”的應(yīng)用研究

陳戀愛

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給高校檔案管理工作帶來了深刻的影響，本文結(jié)合實際檔案管理工作的體會，對“檔案章”采用“條形碼”形式的管理方法進(jìn)行了論述，以期與檔案工作者進(jìn)行探討，尋求更為簡單高效的檔案管理方法。

關(guān)鍵詞：檔案章 條形碼 檔案管理

建立健全規(guī)范的檔案管理方案，充分發(fā)揮其在高校工作中的作用，有效地推動檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。筆者結(jié)合廣東體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，對“檔案章”采用的“條形碼”管理方法及系統(tǒng)使用進(jìn)行了介紹，目的是與其他檔案管理工作者進(jìn)行探討，以求找到更為簡單易行、高質(zhì)高效的檔案管理方法。

一、“檔案章”采用“條形碼”的應(yīng)用

條形碼技術(shù)最早出現(xiàn)在20世紀(jì)40年代，但在實際中得到應(yīng)用發(fā)展則是從60年代后期由歐美、日本等發(fā)達(dá)國家和地區(qū)開始的。我國的應(yīng)用是從80年代開始，1985年北京市郵政局首先建立條形碼掛號函件自動登錄處理系統(tǒng)， 之后越來越多的郵政、商業(yè)、銀行、圖書館等部門也紛紛進(jìn)行條形碼技術(shù)的應(yīng)用，并取得了很好的實用效果。

由于條形碼技術(shù)具有輸入速度快、準(zhǔn)確性高、可靠性強、安全性好、制作容易、首讀率高、誤碼率低、適應(yīng)性強、成本低、經(jīng)濟(jì)效益好、操作簡便等優(yōu)點，而被廣泛應(yīng)用于商品流通、工業(yè)生產(chǎn)、郵政管理、經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、銀行管理、交通管理、圖書管理、倉庫管理等領(lǐng)域。因此近年來不少檔案部門已提出使用條形碼技術(shù)的要求。

檔案管理工作的基本環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等大量的基礎(chǔ)工作，使用傳統(tǒng)的手工操作需用很長時間才能完成。它需要檔案人員逐卷上賬、逐條著錄、逐張翻閱等等。我院于2008年成立了“廣東體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室”，并購買安裝了文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)版，實現(xiàn)了計算機(jī)對檔案實體的有序管理。尤其是“檔案章”采用了“條形碼”技術(shù)，改變了手工登記、統(tǒng)計效率低下易出差錯，檢索查找難的狀況，大大提高了工作效率，提高了準(zhǔn)確率和檔案的利用率,同時也改善了檔案人員的工作強度，初步實現(xiàn)了檔案實體管理的現(xiàn)代化。

當(dāng)各個部門檔案員完成了檔案的整理、組卷后則進(jìn)入錄入程序。首先需要打開系統(tǒng)把接收的檔案資料轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，也就是各網(wǎng)點客戶站點數(shù)據(jù)的輸入，輸入時要打開文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)版），各網(wǎng)點可以進(jìn)該系統(tǒng)未歸檔文件管理系統(tǒng)內(nèi)錄入，給予檔號，具體操作流程見圖1。而圖2則是檔案信息系統(tǒng)拓?fù)鋱D。從圖例上可以看到各網(wǎng)點可在自己的網(wǎng)點進(jìn)行錄入，主體電腦上配置有電子原文服務(wù)器→超越2000應(yīng)用服務(wù)器→交換機(jī)→防火墻→打印機(jī)→掃描儀→條形碼機(jī)。

各部門將處理完畢后的文書按檔案分類后，經(jīng)過排序、錄入，最后獲得相應(yīng)的檔號。檔號產(chǎn)生后，“條形碼”自動生成，也就是所謂的“檔案章”，再將“條形碼”貼在每份文件的右上角，著錄工作也就完成了，經(jīng)過移交目錄，將文件歸檔，工作非常簡單、方便。圖3為檔案號生成后產(chǎn)生的“條形碼”。

二、新型檔案管理方法應(yīng)用的體會

“檔案章”采用“條形碼”方法在我院實施以來，改變了檔案管理的手工操作流程，使人力資源得到解放，提高了工作效率，既做到集中統(tǒng)一管理的目的，又達(dá)到部門立卷的目的，從而實現(xiàn)了檔案管理的簡單易行、高質(zhì)高效?，F(xiàn)階段，針對在使用過程中客觀存在的一些問題，除了在指導(dǎo)思想上貫徹實質(zhì)性融合和深度融合的精神，特別是在檔案實體和人、財、物資源的配置上要實現(xiàn)相對集中，以實現(xiàn)在檔案管理工作程序和工作標(biāo)準(zhǔn)等運轉(zhuǎn)機(jī)制上實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一，這樣才能適應(yīng)高等教育體制改革和教育創(chuàng)新的辦學(xué)發(fā)展需要。

參考注釋：

1.教育部.普通高等學(xué)校檔案管理辦法.

2.教育部.高等學(xué)校檔案管理工作規(guī)范.

3.丁博.淺談高職院校的檔案管理[J].中國成人教育，2007(11).

作者單位：廣東省體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院