淺談跨區(qū)域組織工作分析中的“功能分析”

周 青

一、工作分析中的功能分析

工作分析是一切人力資源活動(dòng)的基礎(chǔ),是系統(tǒng)地收集和分析關(guān)于工作內(nèi)容、工作對(duì)人力的要求以及工作環(huán)境和背景等方面信息的方法和過(guò)程。工作分析通常要收集關(guān)于某一工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)的信息,比如工作活動(dòng)和行為、工作條件、所需機(jī)器和設(shè)備等。

1.常用的工作分析方法

目前,常用的工作分析方法主要有兩種:基于工作任務(wù)的工作分析和基于勝任力的工作分析。后者主要應(yīng)用于高科技行業(yè)中快速變化的組織和以項(xiàng)目為主的工作,著眼于對(duì)完成某項(xiàng)工作所需要的勝任力進(jìn)行分析和界定。前者著重分析工作任務(wù)和職責(zé),以及與工作相聯(lián)系的知識(shí)、技能和能力。這種傳統(tǒng)的方法常用于分析那些對(duì)技能要求較低、重復(fù)性任務(wù)較多的工作,分析的重點(diǎn)在于識(shí)別和明確某一工作區(qū)別于其他工作之處,即每一工作的獨(dú)特功能。通過(guò)基于工作任務(wù)的工作分析,我們不僅可以清楚地看到每一項(xiàng)工作需要完成什么,而且可以了解在組織目標(biāo)的指引下,組織需要完成哪些功能,為了完成這些功能如何設(shè)計(jì)工作和職位。這種基于組織功能的工作分析就是功能分析,也稱為功能性工作分析法。它是對(duì)職務(wù)進(jìn)行科學(xué)分類的依據(jù),是一種對(duì)員工、工作和組織之間相互關(guān)系的綜合性分析方法,使包含在工作活動(dòng)中的員工功能更加具體。

2.功能分析的獨(dú)特之處

(1)做好了什么“事”與員工“做了什么”來(lái)完成該事,存在很大的區(qū)別。

(2)任何工作,通過(guò)觀察員工“做了什么”以完成某一項(xiàng)目,則可發(fā)現(xiàn)他們的活動(dòng)不外與以下三個(gè)范疇有關(guān):資料數(shù)據(jù)、人和事,只是有關(guān)的程度有所不同。

(3)通過(guò)考察在資料數(shù)據(jù)、人和事三個(gè)范疇中的活動(dòng),可以區(qū)分若干不同的功能。在進(jìn)行功能分析時(shí),通常需要考慮以下因素:組織的目標(biāo)、員工通過(guò)“做什么”來(lái)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)、績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)內(nèi)容。

二、跨區(qū)域組織中“功能分析”的實(shí)踐舉例

1.理念概述

筆者所在公司為某機(jī)械產(chǎn)品的全國(guó)性銷售網(wǎng)絡(luò)的南方大區(qū),下轄七家分公司,負(fù)責(zé)廣東省內(nèi)的產(chǎn)品銷售和售后服務(wù)工作。每家分公司組織結(jié)構(gòu)相同,除了銷售團(tuán)隊(duì)和售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)外,還有行政支持團(tuán)隊(duì),包括銷售行政、售后行政和配件管理員,他們除了對(duì)銷售團(tuán)隊(duì)和售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)提供后勤支持外,還負(fù)責(zé)維護(hù)分公司的日常運(yùn)營(yíng)。對(duì)一線團(tuán)隊(duì)的后勤支持和維護(hù)分公司日常運(yùn)營(yíng)有著固定的幾項(xiàng)功能,但每個(gè)分公司具體人員的情況不同,幾項(xiàng)基本功能的具體職責(zé)在三個(gè)職位上的分配往往不同。因此,筆者在策劃公司的工作分析項(xiàng)目時(shí)采用了功能分析的方法:先分析功能,形成分類清晰的功能清單,即工作任務(wù)庫(kù);再由各分公司根據(jù)自己的實(shí)際情況,從標(biāo)準(zhǔn)化的功能清單中挑選組合,形成三個(gè)職位的工作職責(zé),以簡(jiǎn)化工作分析的步驟和任務(wù)。

因我公司實(shí)行矩陣式組織架構(gòu),在大區(qū)內(nèi)部有些職位是雙線匯報(bào),一條線向職能主管匯報(bào),一條線向行政主管匯報(bào),如銷售行政、售后行政、配件管理員等職位。銷售行政的職能主管是大區(qū)的銷售支持主管,行政主管則是分公司的銷售經(jīng)理;售后行政和配件管理員的職能主管是大區(qū)售后支持主管,行政主管則是分公司的售后經(jīng)理。像這樣的職位,需要職能主管和行政主管的合作來(lái)完成工作分析,職能主管負(fù)責(zé)崗位功能的分析。我公司為銷售終端的管理機(jī)構(gòu),每個(gè)分公司是一線銷售單位,他們的目標(biāo)就是按公司政策和流程完成既定的銷售任務(wù)和售后服務(wù)任務(wù),并使客戶滿意。在這樣的目標(biāo)下,職能主管通過(guò)分析由問(wèn)卷收集到的崗位任職者每天活動(dòng)中所涉及的數(shù)據(jù)資料、人和事等信息及其程度,來(lái)確定崗位功能并形成“崗位功能清單”。行政主管負(fù)責(zé)具體職位的工作分析,即對(duì)功能項(xiàng)的搭配組合,解決分工問(wèn)題,最終形成的是崗位職責(zé)。

2.公司工作分析項(xiàng)目具體執(zhí)行情況介紹

(1)工作分析項(xiàng)目的目的:對(duì)公司現(xiàn)有的崗位、功能、業(yè)務(wù)流程及任職者進(jìn)行系統(tǒng)的分析并進(jìn)一步明確各崗位的職責(zé)及對(duì)任職者的要求;為人力資源管理各項(xiàng)工作提供依據(jù)和方向;為直線經(jīng)理提供有效的管理工具,培養(yǎng)直線經(jīng)理的管理技能和管理思想。

(2)工作分析的方法——功能分析法。

①功能分解。工作方法:每位任職者對(duì)自己的日常工作圍繞數(shù)據(jù)資料、人和事三個(gè)范疇從粗到細(xì)地進(jìn)行分解,從職位的核心功能出發(fā),對(duì)本職位的各級(jí)功能逐層分解。

②列出工作清單。工作方法:輔助以工作日志等方法,進(jìn)行日常工作的任務(wù)分析。

③進(jìn)行功能對(duì)接。工作方法:將工作清單按照經(jīng)過(guò)分解的類別進(jìn)行歸類、查漏補(bǔ)缺,最終形成功能項(xiàng)與典型行為合理分類、對(duì)應(yīng)明確的崗位功能列表。

④明確崗位職責(zé)。工作方法:對(duì)列表里的功能項(xiàng)進(jìn)行搭配組合,解決分工問(wèn)題。

(3)工作分析項(xiàng)目的執(zhí)行時(shí)間表。

通過(guò)功能分析法對(duì)分公司的后勤支持工作和日常營(yíng)運(yùn)工作進(jìn)行分析后,我們將這塊工作分為如下幾個(gè)功能:銷售合同審核、銷售訂單處理、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、售后工作單結(jié)算及系統(tǒng)維護(hù)、配件報(bào)價(jià)及訂單跟蹤、配件實(shí)物管理及庫(kù)存控制、專用工具管理、售后數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、文檔管理、分公司營(yíng)運(yùn)總務(wù)(包括財(cái)務(wù)、人事及行政事務(wù))。

在此功能清單的基礎(chǔ)上,各分公司可根據(jù)其實(shí)際人員情況,分配安排銷售行政、售后行政和配件管理員三個(gè)職位的工作。

三、跨區(qū)域組織中“功能分析”的優(yōu)勢(shì)

與我公司類似的跨區(qū)域組織,常常都有類似甚至相同的組織結(jié)構(gòu)和功能,但因各機(jī)構(gòu)所處的地域不同、人員情況不同而對(duì)各功能的執(zhí)行情況會(huì)有所差異。功能分析法是用以分析非管理性工作最常用的一種方法,它既適用于對(duì)簡(jiǎn)單工作的分析,也適用于分析復(fù)雜工作。它適用于現(xiàn)代組織結(jié)構(gòu):縱向?qū)哟紊?強(qiáng)調(diào)靈活性,多種技能和團(tuán)隊(duì)合作,在跨區(qū)域組織的工作分析中有著一定的優(yōu)勢(shì)。

1.節(jié)省時(shí)間和人力

職能部門主管通過(guò)功能分析得出清單后,各行政主管就是功能清單的使用者,而不用再重復(fù)進(jìn)行分析,從而節(jié)省了時(shí)間和人力。

2.功能是對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行分類的結(jié)果

組織為了適應(yīng)當(dāng)前多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境,工作的內(nèi)容也常常發(fā)生變化。在一個(gè)分類清晰的功能清單的基礎(chǔ)上,調(diào)整某項(xiàng)工作任務(wù)的內(nèi)容明顯比在一堆雜亂無(wú)章的工作任務(wù)中進(jìn)行更加易于操作,并更易于得到令人滿意的結(jié)果。

3.解決問(wèn)題

功能分析是一個(gè)從局部到整體再到局部的過(guò)程,因而對(duì)于工作分析中的常見問(wèn)題遺漏和重疊,會(huì)在一定程度上得到解決。

[作者單位:林德(中國(guó))叉車有限公司廣州分公司]