鐵路供電段現(xiàn)場(chǎng)物資管理研究

姜 波

摘要:鐵路供電段現(xiàn)場(chǎng)物資管理開始向低庫(kù)存、低成本,高效率的方向發(fā)展。文章在論述現(xiàn)場(chǎng)物資管理的現(xiàn)狀、存在問題分析的基礎(chǔ)上,提出了基于信息技術(shù)手段、通過建立現(xiàn)場(chǎng)物資管理信息共享平臺(tái)的方式來提高其管理水平和信息化程度。

關(guān)鍵詞:鐵路供電段;現(xiàn)場(chǎng)物資管理;信息技術(shù);電子商務(wù)

中圖分類號(hào):F273文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-2374(2009)20-0014-02

鐵路供電段現(xiàn)場(chǎng)物資管理,主要是對(duì)設(shè)備、備品備件、專用工具、材料以及供應(yīng)商的采購(gòu)及儲(chǔ)存管理。在物資采購(gòu)中,必須要和市場(chǎng)發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系,所以建立合適的企業(yè)外部網(wǎng),建立完整的供應(yīng)商清單及評(píng)價(jià)體系是非常重要的,這樣就方便了物資采購(gòu)時(shí)供應(yīng)商的合適選取。在現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)很成熟的條件下,建立企業(yè)內(nèi)外網(wǎng),開展網(wǎng)上交易也是物資采購(gòu)的主要發(fā)展方向。網(wǎng)上交易可以使信息的流通更加暢通,企業(yè)可以通過因特網(wǎng)了解各個(gè)供應(yīng)商,尤其是在網(wǎng)絡(luò)法律法規(guī)健全、企業(yè)評(píng)價(jià)體系透明的條件下,開展電子商務(wù)更加有利于提高物資采購(gòu)及管理效率。

一、基于電子商務(wù)的物資采購(gòu)管理

所謂電子商務(wù)是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和遠(yuǎn)程通信技術(shù),實(shí)現(xiàn)整個(gè)商務(wù)(買賣)過程中的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。人們不再是面對(duì)面的、看著實(shí)實(shí)在在的貨物、靠紙介質(zhì)單據(jù)(包括現(xiàn)金)進(jìn)行買賣交易。而是通過網(wǎng)絡(luò),通過網(wǎng)上琳瑯滿目的商品信息、完善的物流配送系統(tǒng)和方便安全的資金結(jié)算系統(tǒng)進(jìn)行交易(買賣)。

進(jìn)行網(wǎng)上交易的主要條件之一便是企業(yè)的內(nèi)部管理系統(tǒng)應(yīng)該與因特網(wǎng)之間有個(gè)信息交換的接口,企業(yè)發(fā)布招標(biāo)信息,獲取市場(chǎng)信息,通過這個(gè)接口應(yīng)該有流暢的信息流。因而,企業(yè)建立自己的網(wǎng)站是非常重要的,通過建立自己的門戶網(wǎng)站,一方面、企業(yè)可以通過自己的網(wǎng)站來更好的宣傳自己的企業(yè),從而可以提高企業(yè)的知名度;另一方面,企業(yè)可以在其網(wǎng)站發(fā)布招投標(biāo)信息,如果做成B/S(瀏覽器/服務(wù)器)結(jié)構(gòu)的招標(biāo)系統(tǒng),那么就可以在網(wǎng)上進(jìn)行招標(biāo),既省時(shí)又省力,并且能大大的縮短企業(yè)購(gòu)買設(shè)備或者材料的周期。方便現(xiàn)場(chǎng)高效率的物資管理。

二、鐵路供電段設(shè)備管理分析

1.鐵路設(shè)備管理系統(tǒng)是現(xiàn)場(chǎng)物資管理的一個(gè)重要的管理子系統(tǒng),它實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)物資對(duì)設(shè)備的管理的功能,主要包括設(shè)備清冊(cè)的制定,設(shè)備需求計(jì)劃制定,設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃制定,設(shè)備招標(biāo),設(shè)備合同管理,設(shè)備監(jiān)造,設(shè)備運(yùn)輸,設(shè)備到貨檢驗(yàn),設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù),設(shè)備出庫(kù),設(shè)備安裝等的管理。其中的業(yè)務(wù)流程比如“審核”、“審批”等主要通過OA實(shí)現(xiàn),各個(gè)部分的臺(tái)賬管理主要是通過設(shè)備管理主程序界面進(jìn)行全面管理。軟件采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)對(duì)各過程數(shù)據(jù)的存儲(chǔ),系統(tǒng)各個(gè)部分實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的全面共享,大大減輕了用戶的工作量,提高了現(xiàn)場(chǎng)物資的設(shè)備管理效率。

2.設(shè)備清冊(cè)制定主要是根據(jù)鐵路設(shè)計(jì)施工單位制定的工程項(xiàng)目劃分,根據(jù)實(shí)際情況初步制定的可能需要購(gòu)買的設(shè)備清單。設(shè)備清冊(cè)管理的主要根據(jù)是以前掌握的或者根據(jù)實(shí)際的項(xiàng)目計(jì)劃階段制定的設(shè)備費(fèi)用、質(zhì)量要求等來確定的設(shè)備的列表,這個(gè)設(shè)備清冊(cè)需要有一定的易修改的特性,因?yàn)樵O(shè)備的一些信息是根據(jù)市場(chǎng)的供需狀態(tài)以及科技的進(jìn)步來確定的。清冊(cè)制定的主要目的是為了避免以后重復(fù)錄入設(shè)備信息,減少管理工作量。

3.設(shè)備需求計(jì)劃制定,根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度的需要,實(shí)時(shí)的提出設(shè)備需求計(jì)劃,主要由各個(gè)電力施工單位提出,然后經(jīng)過施工方項(xiàng)目經(jīng)理審批,施工方項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后把設(shè)備需求計(jì)劃送交到業(yè)主工程部審批,業(yè)主審批通過然后提交給管理物資設(shè)備采購(gòu)的物資部門,物資管理部門或者組織人員進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的編制。

4.物資采購(gòu)部門對(duì)各個(gè)施工單位的設(shè)備需求計(jì)劃做匯總,然后編制根據(jù)物資需求計(jì)劃信息再編制物資采購(gòu)計(jì)劃,物資采購(gòu)計(jì)劃編制完后,經(jīng)過部門經(jīng)理審核,然后送交管理物資的副總經(jīng)理審批,如果物資價(jià)格比較小,此刻就可進(jìn)行招標(biāo)購(gòu)買了,如果設(shè)備的價(jià)格比較高,則可能需要總經(jīng)理進(jìn)行審批,審批通過后,即可組織招標(biāo)。

5.設(shè)備招標(biāo)可以通過在網(wǎng)站發(fā)布關(guān)于招標(biāo)信息,并且通過以往交易過的供應(yīng)商列表以及評(píng)價(jià)信息,現(xiàn)場(chǎng)也可以根據(jù)自己的情況構(gòu)建自己的招標(biāo)管理管理系統(tǒng)。通過發(fā)布招標(biāo)信息,收集盡量多的市場(chǎng)設(shè)備供應(yīng)商信息,然后組織招標(biāo)。

6.設(shè)備招標(biāo)完畢后,合同會(huì)簽一般也是比較復(fù)雜的,如果各個(gè)部門一個(gè)一個(gè)的去進(jìn)行手工簽字,那么一個(gè)合同的會(huì)簽過程往往是很漫長(zhǎng)的,工作效率極低。如果合同的管理也借助網(wǎng)絡(luò)的話,合同會(huì)簽則可并行進(jìn)行,即通過網(wǎng)絡(luò)辦公軟件OA實(shí)現(xiàn)合同的同步會(huì)簽,效率就會(huì)大大提高,周期也會(huì)大大的縮短。并且各個(gè)部門都可以即時(shí)看到合同的執(zhí)行狀態(tài)。設(shè)備采購(gòu)合同管理主要是針對(duì)合同信息和合同中包括的設(shè)備信息管理,比如設(shè)備的到貨日期,合同付款日期等,以及合同執(zhí)行過程中的一些統(tǒng)計(jì)分析。一般情況下,合同的簽訂都比較明確,包括了設(shè)備的最早、最晚到貨日期,也包括了設(shè)備監(jiān)造、運(yùn)輸?shù)鹊南嚓P(guān)事宜?，F(xiàn)場(chǎng)物資設(shè)備采購(gòu)合同的管理,是現(xiàn)場(chǎng)物資管理中主要的一部分,設(shè)備的監(jiān)造、運(yùn)輸、到貨驗(yàn)收等都是圍繞合同展開的,合同也是財(cái)務(wù)付款的主要依據(jù)。所以在鐵路供電段現(xiàn)場(chǎng)物資管理中,設(shè)備合同的采購(gòu)管理非常重要。如果建立合適的合同管理系統(tǒng),那么工作效率不僅會(huì)大大提高,而且可以節(jié)省很多人力成本。

7.設(shè)備到貨后,一般情況是先進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢驗(yàn),如果檢驗(yàn)合格,則可放入臨時(shí)的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行管理,當(dāng)時(shí)機(jī)成熟,則組織相關(guān)的人員進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收,設(shè)備驗(yàn)收主要是檢查設(shè)備的質(zhì)量問題,以及是否符合合同簽訂的要求。設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)后,當(dāng)施工方需要使用或安裝此設(shè)備時(shí),即可進(jìn)行設(shè)備的出庫(kù)登記。主要登記領(lǐng)用部門、使用位置,以便以后設(shè)備運(yùn)行時(shí)的維護(hù)等工作。

三、材料管理分析

鐵路供電段現(xiàn)場(chǎng)物資材料管理,主要包括材料需求計(jì)劃編制及管理、采購(gòu)計(jì)劃編制及管理、采購(gòu)合同管理,材料驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)的管理以及針對(duì)材料供應(yīng)商的管理。

1.材料的需求計(jì)劃編制,主要是根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工單位的物資需求,根據(jù)施工進(jìn)度對(duì)材料的需求計(jì)劃編制,編制完的材料需求計(jì)劃,經(jīng)過施工單位項(xiàng)目經(jīng)理審批、業(yè)主方審批,形成正式的需求計(jì)劃。正式的需求計(jì)劃即可提交給物資采購(gòu)的相關(guān)部門進(jìn)行物資采購(gòu)計(jì)劃的編制,需求計(jì)劃的信息管理要實(shí)現(xiàn)需求計(jì)劃在各部們審批的流轉(zhuǎn),以及一段時(shí)間內(nèi)需求計(jì)劃的統(tǒng)計(jì)、查詢等功能。

2.材料的采購(gòu)計(jì)劃管理,是根據(jù)材料的需求計(jì)劃編制的,主要是統(tǒng)計(jì)出幾個(gè)施工單位所需求的材料總量,然后根據(jù)施工方要求材料抵達(dá)的時(shí)間、材料市場(chǎng)信息、供應(yīng)商信息等來進(jìn)行編制。材料采購(gòu)計(jì)劃編制完畢后,也要經(jīng)過物資部門主管的審批、主管副總經(jīng)理的審批,有的比較大宗的材料采購(gòu)有時(shí)候也需要經(jīng)過公司主要管理者的審批。審批及修改完畢后,形成正式的材料采購(gòu)計(jì)劃。

3.當(dāng)材料采購(gòu)計(jì)劃編制完畢后,下一步就是組織人員進(jìn)行招標(biāo)或者直接進(jìn)行合同的簽訂。簽訂材料購(gòu)買合同的主要依據(jù)是材料的采購(gòu)計(jì)劃。材料合同管理主要包括合同基本信息維護(hù)、合同變更、合同索賠、合同撤銷、合同歸檔等功能。

4.材料的驗(yàn)收是指當(dāng)材料運(yùn)輸?shù)截浐?合同甲方根據(jù)實(shí)際到貨情況對(duì)材料的驗(yàn)收,材料驗(yàn)收入庫(kù)后,材料正式移交到甲方。材料的出庫(kù)管理主要是對(duì)施工單位領(lǐng)用材料進(jìn)行管理,對(duì)領(lǐng)用的物資進(jìn)行登記,并且能夠統(tǒng)計(jì)出各個(gè)施工單位材料使用的具體情況、以及各個(gè)時(shí)間段的材料使用情況。

四、結(jié)語

本文對(duì)鐵路供電段物資管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行了分析,對(duì)設(shè)備管理系統(tǒng)、材料管理系統(tǒng)以及供應(yīng)商的管理進(jìn)行了分析,對(duì)提高設(shè)備物資管理效率具有重要意義。

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作者簡(jiǎn)介:姜波(1970-),男,湖北黃陂人,鄭州鐵路局鄭州供電段電力主管副主任,助理工程師,研究方向:鐵路電力設(shè)備維護(hù)和電力工程管理、施工。