探析Ａ煙草公司崗位說明書的編制

[摘 要] 在人力資源開發(fā)和管理的諸多要素中，崗位分析是基本要素，是基礎(chǔ)型的制度建設(shè)，也是科學(xué)合理的績效管理的前提。進行崗位分析并由此而制定一份科學(xué)詳備的崗位說明書，對煙草企業(yè)的管理具有重要意義。

[關(guān)鍵詞] 工作分析 崗位說明書 煙草公司

崗位說明書是通過工作分析這一工具，對各個崗位的工作性質(zhì)、工作職責(zé)、任務(wù)、工作環(huán)境、任職資格等所做出的統(tǒng)一要求。它是整個人力資源管理的基礎(chǔ)，企業(yè)中存在的工作效率不高、工作效果差和管理水平低下等問題都可以從崗位說明書層面找到答案。煙草企業(yè)因長期壟斷導(dǎo)致人力資源管理現(xiàn)狀與發(fā)展現(xiàn)代化企業(yè)的要求相對滯后，通過工作分析對現(xiàn)有崗位進行梳理編制崗位說明書，對煙草企業(yè)整體而言具有重要意義。

一、煙草進行工作分析的必要性

1.A煙草公司工作分析的潛在需求

(1)A煙草公司的競爭劣勢。在對A煙草公司進行調(diào)研時，項目小組發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部存在各種各樣的問題，其中最為顯著的是:組織機構(gòu)層次過多，職責(zé)不清，需要對機構(gòu)自上而下地進行改革，達到精簡、效能的原則;工作界面不清晰，部門直接扯皮推諉現(xiàn)象嚴重，工作效率低下;崗位設(shè)置不合理(多頭領(lǐng)導(dǎo)、層級太多、崗位混淆);人員編制的數(shù)目不符合最低化原則，很多崗位工作負荷不飽和。

(2)A煙草公司的競爭優(yōu)勢。A煙草公司是我國主要的煙草生產(chǎn)基地，擁有雄厚的實力和較強的生產(chǎn)能力。員工隊伍的忠誠度比較高，公司擁有其他競爭對手所無法超越的穩(wěn)定的原料供應(yīng)基地等等。以A煙草公司現(xiàn)有的條件，如果能夠科學(xué)的合理設(shè)計出，針對公司的特點的人力資源體系將會使公司有質(zhì)的飛躍，實現(xiàn)公司的目標(biāo)。而要實現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，就得重視人力資源管理的基礎(chǔ)工作——崗位分析。

(3)A煙草公司的內(nèi)部需求。A煙草公司戰(zhàn)略目標(biāo)是a.實現(xiàn)一個戰(zhàn)略定位，公司進入行業(yè)第一方陣;b.打造品牌;c.培育一個新的經(jīng)濟增長點，做大做強品牌;d.培養(yǎng)一支優(yōu)秀團隊，支撐公司持續(xù)發(fā)展?，F(xiàn)在，它已不能適應(yīng)企業(yè)管理的要求，公司管理上的薄弱和不到位，公司內(nèi)部部門之間協(xié)調(diào)配合不夠，工作相互推諉、不負責(zé)任。另外，部分員工不滿意，因為工作量的絕對不平均，而在薪酬分配方式上，大多數(shù)部門采取“二次打包分配”的原則，底層員工干多干少、干好干壞一個樣，只要不違反原則性問題，一般不會被扣錢，職工收入相對平衡。進行二次打包分配的時候，確定各個部門的薪酬總額較為困難，部門總會爭取更多的額度，這就需要A煙草公司在崗位設(shè)置、崗位職責(zé)確定、崗位價值評價等基礎(chǔ)工作方面做得比較扎實。

二、崗位說明書的內(nèi)容設(shè)計

崗位說明書的內(nèi)容無統(tǒng)一范式，針對煙草企業(yè)“部門多、崗位多、人員多”的現(xiàn)狀，根據(jù)煙草企業(yè)的實際情況制定了適合其需要的崗位說明書。包含以下7個內(nèi)容模塊。

1.基本狀況:包括崗位的名稱、崗位編號、崗位類別、所屬部門、直接上級部門和工作地點共6項內(nèi)容，是對該崗位的簡單描述。崗位的編號一般由企業(yè)人力資源部統(tǒng)一規(guī)定;考慮到煙草企業(yè)規(guī)模較大、層級或崗位類別較多，崗位體系往往比較復(fù)雜， 崗位名稱已經(jīng)不能作為區(qū)分崗位的惟一標(biāo)志了，此時就需要引入崗位編號的概念。

2.崗位的概要描述:崗位的概要描述應(yīng)當(dāng)盡量簡潔、準(zhǔn)確，它的格式通常始于一個動詞，以此動詞出發(fā)繼續(xù)陳述這一動作的對象和作用及目的。

3.崗位關(guān)系:包括對內(nèi)關(guān)系和對外關(guān)系2項，明確本崗位的溝通范圍。其中，內(nèi)、外是以本企業(yè)為界限。對內(nèi)主要指與直接上級或平級部門/ 崗位之間協(xié)作關(guān)系， 一般填寫最常聯(lián)系的 3～5 個部門或崗位;對外協(xié)作關(guān)系主要從上級單位、政府有關(guān)部門， 客戶及中介組織等方面來描述。

4.職責(zé)任務(wù)、權(quán)限、工作依據(jù)描述:該模塊為崗位說明書的重要內(nèi)容，是對該崗位所有工作的敘述，記錄該崗位該干的具體事情，需要用敘述的語言進行簡明歸納。它說明了為達到工作的目的，工作主要在哪些領(lǐng)域開展以及為完成該工作個人所應(yīng)負有的責(zé)任。一個部門或科室中所有崗位的職責(zé)應(yīng)能完全覆蓋本部門或科室的總體職責(zé)。崗位職責(zé)是實現(xiàn)崗位使命的關(guān)鍵領(lǐng)域工作的概括，并依職責(zé)的重要性排序。它的通用格式是“表述權(quán)限和參與方式的動詞”+“需要完成的工作或動詞所指向的對象+職責(zé)目標(biāo)(可選項)。為了使任職者順利開展工作，才需要確定相應(yīng)的權(quán)限和工作頻率。

5.績效標(biāo)準(zhǔn):規(guī)定對該崗位工作的考核辦法。其中績效指標(biāo)是相對固定的，而其應(yīng)達到的程度是相對變動的。因此崗位說明書中主要是明確崗位的主要績效指標(biāo)，主要從時間、數(shù)量、質(zhì)量及成本等方面來設(shè)置。

6.任職要求:描述從事該崗位所必備的最基本要求，包括素質(zhì)要求、學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)歷和技能要求。其中，學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)歷和技能要求又分為基本條件和理想條件兩種情況。崗位技能主要從招聘的角度出發(fā)， 根據(jù)崗位工作的需要， 并從工作性質(zhì)和工作內(nèi)容來判斷其需求程度的級別。

三、崗位說明書編制的步驟

第一步:項目組梳理所有崗位，編制崗位說明書的模板。第二步:將由模板編寫的調(diào)查量表發(fā)放至每個崗位，每位員工填寫，并反饋至人力資源部。第三步:項目組分部門收集齊全調(diào)查量表，并根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件(公司規(guī)章制度、生產(chǎn)管理辦法、物資管理辦法等)，統(tǒng)一對崗位說明書模板進行編寫。第四步:將修改后的模板發(fā)放至每個部門、每個崗位，由部門負責(zé)人對其進行修改，人力資源部認可其意見后交至項目組。第五步:項目組收集所有修改意見再次修訂崗位說明書。第六步:人力資源部對所有崗位說明書審訂確認并定稿。

經(jīng)由以上七個步驟，通過反復(fù)溝通和3個回合的反復(fù)，崗位說明書的編制充分體現(xiàn)了“全員”參與的特點，既保證了每份崗位說明書的準(zhǔn)確性和可行性，又讓每位員工熟悉了崗位說明書中的各項內(nèi)容，避免流于形式。

參考文獻:

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