進(jìn)一步完善高職院校檔案資料管理工作的思考

張慧沙

隨著高職院校人才培養(yǎng)水平評估的廣泛開展和不斷深入,評估專家、院校主辦者和廣大教師對檔案資料給予人才培養(yǎng)水平評估的有利支撐作用愈來愈達(dá)成一致共識。檔案資料管理水平的高低一定程度上影響著人才培養(yǎng)水平評估的效果,一定程度上也代表了一所院校的管理水平的高低,進(jìn)而也影響著一所院校的整體形象。

從現(xiàn)實情況看,絕大部分院校在專家評估驗收前,往往拿出一年甚至更長的時間,按照評估指標(biāo)要求對相關(guān)資料進(jìn)行系統(tǒng)收集、整理、裝訂成冊,在專家預(yù)評估后還要進(jìn)行調(diào)整、完善,做進(jìn)一步的整理,重新裝訂,費時長,占用人力多,“成果”當(dāng)然也相當(dāng)了得,動輒上百盒、幾百盒甚至千盒以上,盈柜滿屋,蔚為壯觀。能夠在相對短的時間內(nèi)把5年的教學(xué)過程和成果資料匯聚在一起,是一件相當(dāng)困難的事情,為達(dá)標(biāo)或力爭優(yōu)秀,必要的“補充”、“修訂”在所難免。成績顯而易見,不能說不突出,但問題也是不容回避的,主要表現(xiàn)為:學(xué)院檔案室應(yīng)該成為評估資料主要的“資源庫”,但事實上檔案室所提供的資料卻占不到整個評估資料的二十分之一。原因在于:學(xué)院的檔案管理與實際需要歸檔保存的資料存在“兩張皮”現(xiàn)象,一方面檔案室雖然制定實施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄,但對各系(部)、處室實際形成的資料,尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監(jiān)控;檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據(jù)新的高職教育發(fā)展需要采取及時修訂和完善的問題。另一方面各系(部)、處室可能出于查閱、使用方便考慮,對有些應(yīng)該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室,由于缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理,時間一長,就容易丟失,或難以找尋,事后追查究竟有沒有這樣的資料,也因為沒有嚴(yán)格的登記制度而查無實據(jù),只能憑借“記憶”作出“也許有”、“可能無”的似是而非的判斷,由于沒有明確的責(zé)任人,也就沒有一個人為此而負(fù)責(zé)任,最后只有不了了之。

為此,對現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行改革已是勢在必行。我認(rèn)為解決之道是實施檔案的二級管理模式,具體如下:

學(xué)院檔案室是檔案管理的一級單位,各系(部)、處室為檔案管理的二級單位,各系(部)因為工作需要,在條件允許的情況下,可考慮建立系(部)檔案室。學(xué)院檔案室可相應(yīng)“升格”為檔案館。

院級檔案室(檔案館)要根據(jù)教高[2006]16號文件(《關(guān)于全面開展高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估的通知》)和教高[2008]5號文件(教育部關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作水平評估方案》的通知)有關(guān)規(guī)定,對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進(jìn)行全面修訂和完善,在廣泛征求各系(部)、處室意見和建議基礎(chǔ)上,形成學(xué)院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄,經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子審定后正式實施。各系(部)、處室要在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)W院檔案室(檔案館)如數(shù)上繳檔案,檔案室(檔案館)與各系(部)、處室之間要嚴(yán)格履行檔案逐份交接手續(xù)。

各系(部)、處室根據(jù)實際工作需要,在學(xué)院檔案室(檔案館)專業(yè)人員指導(dǎo)下,制定本系(部)、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄(二級檔案),建立相應(yīng)的管理制度。各系(部)、處室二級檔案單獨編號。各系(部)、處室要將每年的二級檔案實際目錄索引上繳學(xué)院檔案室(檔案館)備案,學(xué)院檔案室(檔案館)要履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。二級檔案以每3年或5年為一周期(各處室二級檔案以3年為周期,各系部按照學(xué)生學(xué)制為周期),各系(部)、處室二級檔案保管不超過一周期,周期滿后3個月內(nèi)整體移交學(xué)院檔案室(檔案館),學(xué)院檔案室(檔案館)嚴(yán)格履行交接手續(xù),并對二級檔案進(jìn)行“專區(qū)”管理。

各系(部)、處室要設(shè)專兼職檔案管理員,學(xué)院檔案室(檔案館)負(fù)責(zé)對專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和日常工作指導(dǎo)。

實施檔案二級管理模式,就是為了明確院級檔案室(檔案館)和各系(部)、處室的工作職責(zé),細(xì)化管理,最大限度地保證檔案資料安全,切實發(fā)揮檔案資料對教學(xué)和管理工作的資政、借鑒作用。

為保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全,學(xué)院應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理制度,切實建立起檔案管理“三納入,四同步”有效監(jiān)督和保障機制,對院級檔案歸檔范圍的資料所涉及的重大活動和重要事項嚴(yán)格實施“三納入,四同步”。系(部)、處室檔案管理應(yīng)參照院級檔案管理“三納入,四同步”管理體制,保證兼職檔案員對本部門的有關(guān)工作做到“三納入,四同步”。

高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴大要求其管理模式也要有相應(yīng)的變化、優(yōu)化、細(xì)化、規(guī)范化。本文只是就高職院校檔案管理提出了一些實際的、粗淺的思考,真正建立起切實可行的模式制度,需要做出大量細(xì)致的工作,在實際運行中仍需要依據(jù)實際情況做必要的調(diào)整和修訂。