安順市煙草商業(yè)企業(yè)對(duì)全面預(yù)算管理的有益探索

[摘 要] 本文研究總結(jié)了安順市煙草商業(yè)企業(yè)對(duì)全面預(yù)算管理的探索經(jīng)驗(yàn)。第一,統(tǒng)一了思想,提高對(duì)預(yù)算管理的認(rèn)識(shí);第二,領(lǐng)導(dǎo)重視,加強(qiáng)制度建設(shè);第三,認(rèn)真分析,合理的編制預(yù)算;第四,強(qiáng)化預(yù)算的執(zhí)行管理,嚴(yán)格獎(jiǎng)懲;第五,推行預(yù)算管理的信息化建設(shè),提高工作效率。

[關(guān)鍵詞] 安順市;煙草企業(yè);預(yù)算管理

一、統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)

全面預(yù)算管理作為對(duì)現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展起著重大推動(dòng)作用的管理系統(tǒng),是企業(yè)內(nèi)部管理控制的一種主要方法。煙草企業(yè)是特殊的企業(yè),既要執(zhí)行國(guó)家總局的生產(chǎn)計(jì)劃,又要融入市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)。這就注定了企業(yè)在管理上存在很多需要調(diào)和的矛盾,而預(yù)算管理正是一個(gè)能統(tǒng)一協(xié)調(diào)企業(yè)各方面目標(biāo)和需求的有力管理方式,也是煙草企業(yè)財(cái)務(wù)從核算型向管理型轉(zhuǎn)變的顯著標(biāo)志。

安順市煙草公司隸屬于貴州省煙草公司,下設(shè)五縣一區(qū),2007年底卷煙年銷量7萬(wàn)4千箱,烤煙年生產(chǎn)量20萬(wàn)擔(dān),年實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)1億1千5百萬(wàn)元。安順市煙草公司結(jié)合實(shí)際,進(jìn)行認(rèn)真、全面、細(xì)致的分析,認(rèn)為全面預(yù)算管理工作是促進(jìn)各部門之間互相協(xié)調(diào)與溝通的有效辦法,特別是可以促進(jìn)公司領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門與其他職能部門、公司機(jī)關(guān)與各縣分公司之間的相互協(xié)調(diào)與溝通。安順市煙草公司現(xiàn)行體制是市公司為市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)主體,縣分公司分別簽訂目標(biāo)責(zé)任,市局機(jī)關(guān)進(jìn)行垂直管理,通過(guò)開(kāi)展預(yù)算管理工作,給法人代表和財(cái)會(huì)人員架起了一座溝通、理解的橋梁,公司領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)全面預(yù)算管理,可以更直接地進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)管理、企業(yè)管理,而財(cái)務(wù)部門則可以通過(guò)全面預(yù)算管理讓財(cái)務(wù)管理參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面,很好地監(jiān)督法人代表依照國(guó)家財(cái)經(jīng)制度、財(cái)會(huì)法規(guī)對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理,依法管理。全面預(yù)算管理是企業(yè)最經(jīng)常、最直接的一種監(jiān)管手段,在日常管理、開(kāi)支等工作中,該不該干、能不能干?誰(shuí)說(shuō)了也不算,按“秤”辦,這個(gè)“秤”就是預(yù)算,能盡量避免矛盾,減少摩擦,寓制約與監(jiān)督于無(wú)形之中,從而使法人代表能依法行使手中的權(quán)力,財(cái)務(wù)人員能參與管理;是財(cái)務(wù)延伸管理的一種有效管理手段,是提升財(cái)務(wù)管理水平最有效的措施,是企業(yè)切實(shí)控制成本費(fèi)用,從而達(dá)到進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視、組織保證、制度建設(shè)

為使預(yù)算管理工作貫徹落實(shí)到位,安順市煙草公司組建成立了由“一把手”任主任,其他領(lǐng)導(dǎo)班子成員任副主任,各科(室)、中心部門負(fù)責(zé)人為成員的預(yù)算管理委員會(huì)。下設(shè)辦公室,由財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)人任主任,負(fù)責(zé)公司日常預(yù)算管理工作。在財(cái)務(wù)管理科常設(shè)預(yù)算部,由2名專職人員負(fù)責(zé)公司預(yù)算管理的具體工作。以各科(室)、各中心、各縣分公司為全面預(yù)算編制和執(zhí)行管理基本單位,各部門明確一名兼職的預(yù)算管理員。并依照國(guó)家有關(guān)財(cái)經(jīng)政策、法規(guī)、制度和有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況,按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、指標(biāo)控制原則,在公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,根據(jù)發(fā)展的需要,統(tǒng)籌安排和使用各項(xiàng)經(jīng)費(fèi),并通過(guò)制定各種項(xiàng)目指標(biāo),進(jìn)行事前、事中和事后控制。同時(shí)制定了嚴(yán)密的財(cái)務(wù)預(yù)算管理實(shí)施辦法,主要包括職責(zé)劃分、編制時(shí)間、編制依據(jù)、編制預(yù)算的內(nèi)容、要求及程序等,以制度的形式確定下來(lái),確保預(yù)算管理的認(rèn)真執(zhí)行。本著“按月考核、按季兌現(xiàn)”的原則,每月、每季度對(duì)預(yù)算進(jìn)行考評(píng),將考評(píng)結(jié)果與每位員工的薪酬考核掛鉤,嚴(yán)格兌現(xiàn),確保預(yù)算管理工作的順利開(kāi)展。

三、認(rèn)真分析、科學(xué)合理編制預(yù)算

全面預(yù)算管理的第一步是編制預(yù)算,安順市煙草公司遵循“總量平衡、以收定支、效益優(yōu)先、切實(shí)可行”的原則,遵循“自上而下、自下而上、自上而下”的程序,按照分級(jí)編制、逐級(jí)匯總編制財(cái)務(wù)預(yù)算。在全面預(yù)算編制工作中的具體做法是:

1、每年編制全面預(yù)算的方針、目標(biāo)、方案

各單位根據(jù)確定的目標(biāo),結(jié)合本部門實(shí)際情況,層層進(jìn)行目標(biāo)分解,在12月10日前各職能部門完成預(yù)算草案的編制并報(bào)市局預(yù)算管理委會(huì),預(yù)算管理委員會(huì)進(jìn)行逐項(xiàng)審查后上報(bào)省局備案并落實(shí)指標(biāo)先執(zhí)行,待次年省局各項(xiàng)指標(biāo)落實(shí)下達(dá)后,市局再將指標(biāo)進(jìn)行層層分解,各職能部門根據(jù)簽訂的目標(biāo)責(zé)任對(duì)預(yù)算進(jìn)行修訂,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上報(bào)預(yù)算管理委員會(huì)審批,預(yù)算管理委員會(huì)對(duì)各職能部門上報(bào)的預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行逐項(xiàng)審議通過(guò)并報(bào)省局批準(zhǔn)執(zhí)行。通過(guò)如此反復(fù)研究與修訂,最終經(jīng)預(yù)算管理委員會(huì)確定后以文件形式公布執(zhí)行。

2、在預(yù)算編制過(guò)程中做到分工協(xié)作,明確責(zé)任

各職能部門負(fù)責(zé)編制本部門預(yù)算,明確部門負(fù)責(zé)人為本部門預(yù)算編制和執(zhí)行的第一責(zé)任人,預(yù)算管理員為第二責(zé)任人,負(fù)責(zé)與各部門具體協(xié)調(diào)溝通,并負(fù)責(zé)日常預(yù)算管理工作,保證預(yù)算編制質(zhì)量;財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通和督促工作。

3、認(rèn)真抓好預(yù)算編制的具體工作

公司內(nèi)部各職能部門、基層站點(diǎn)作為基礎(chǔ)編制單位,根據(jù)公司預(yù)算管理委員會(huì)規(guī)定的預(yù)算項(xiàng)目,結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行初步預(yù)算并編制預(yù)算草案,上交公司預(yù)算管理委員會(huì),經(jīng)預(yù)算管理部門依據(jù)公司有關(guān)目標(biāo)計(jì)劃,深入各職能部門、基層站點(diǎn)、市場(chǎng)等對(duì)目標(biāo)年度內(nèi)的生產(chǎn)、銷售、收入、成本、費(fèi)用、利潤(rùn)、資本性投入、現(xiàn)金流量等進(jìn)行大量調(diào)查、分析、研究,找準(zhǔn)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)和增收節(jié)支的切入點(diǎn),結(jié)合前三年,特別是當(dāng)年的實(shí)際水平和預(yù)算期內(nèi)的變化因素進(jìn)行匯總、分析、調(diào)整。為防止有些部門打小算盤,有些預(yù)算指標(biāo)偏大,有些又偏小,預(yù)算部門要與有關(guān)職能部門逐項(xiàng)落實(shí),對(duì)個(gè)別突出問(wèn)題經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析和反復(fù)研究,形成調(diào)整意見(jiàn)后返回到各職能部門,各職能部門修改后再報(bào)給預(yù)算管理部門匯總調(diào)整,提交市公司預(yù)算管理委員會(huì)審核、修訂、確認(rèn)后,報(bào)省公司預(yù)算管理委員會(huì)審核同意后,預(yù)算管理部門將正式預(yù)算分解下達(dá)到各職能部門,嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。

預(yù)算管理部門每月對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行對(duì)照檢查、分析,研究、收集外部環(huán)境、政策變化的信息,寫出預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

四、強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行管理,嚴(yán)格獎(jiǎng)懲

1、盡可能完善考核獎(jiǎng)懲辦法,保證全面預(yù)算管理工作順利開(kāi)展

為確保全面預(yù)算指標(biāo)的嚴(yán)格執(zhí)行,安順市煙草公司預(yù)算管理委員會(huì)分別制定了《安順市煙草商業(yè)系統(tǒng)預(yù)算考核辦法》及《安順市煙草商業(yè)系統(tǒng)預(yù)算審批辦法及預(yù)算調(diào)整流程》等制度。目前,《安順市煙草商業(yè)系統(tǒng)預(yù)算考核辦法》已經(jīng)修訂到了第5稿,每一次的修訂都是根據(jù)當(dāng)時(shí)的工作要求和管理需要作為基礎(chǔ),引導(dǎo)預(yù)算工作積極發(fā)展為目標(biāo),一次次的煥發(fā)出了新的管理效果和生命力。

(1)明確各職能部門考核的內(nèi)容為本部門上報(bào)的預(yù)算項(xiàng)及負(fù)責(zé)控制的預(yù)算項(xiàng)。這樣既加強(qiáng)了部門內(nèi)部費(fèi)用的管理,又增強(qiáng)了對(duì)其他部門費(fèi)用的控制;另外,通過(guò)這種方式,改變了預(yù)算管理都是財(cái)務(wù)人員的事這種觀點(diǎn),現(xiàn)在,財(cái)務(wù)核算中心為各部門提供了能夠查閱相應(yīng)預(yù)算執(zhí)行情況的窗口,各部門在自己辦公室內(nèi)隨時(shí)就可以查看到自己部門發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)目及控制的其他項(xiàng)目,為加強(qiáng)各職能部門與財(cái)務(wù)部門,各部門之間的溝通提供了一個(gè)較好的平臺(tái)。

(2)把過(guò)去的部門控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿珕T控制。安順市煙草公司對(duì)可變費(fèi)用加強(qiáng)了過(guò)程控制,根據(jù)各部門職能明確責(zé)任,轉(zhuǎn)變過(guò)去預(yù)算全由財(cái)務(wù)控制為職能部門參與控制,對(duì)可變費(fèi)用部分明確了相應(yīng)的控制部門。如機(jī)關(guān)各部門發(fā)生的辦公費(fèi)用、會(huì)議費(fèi)用等,均由機(jī)關(guān)服務(wù)中心控制,工資福利等由人事勞資科控制,這些職能部門不僅是對(duì)本部門開(kāi)支負(fù)責(zé),同時(shí)還需對(duì)所控制的公司整項(xiàng)費(fèi)用的支出情況負(fù)責(zé)。具體控制程序?yàn)橛深A(yù)算管理委員會(huì)下達(dá)各部門控制的費(fèi)用項(xiàng)目,各部門日常發(fā)生的支出,先由使用部門向控制部門提出申請(qǐng),按正常程序報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批,費(fèi)用支出后,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)經(jīng)本部門簽署意見(jiàn),再經(jīng)控制部門簽字(或登記),然后按公司規(guī)定報(bào)經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽審,再到財(cái)務(wù)報(bào)銷。無(wú)預(yù)算管理員簽字的票據(jù),領(lǐng)導(dǎo)簽了,財(cái)務(wù)也不報(bào)銷。

(3)加強(qiáng)對(duì)資金流的控制,真正實(shí)現(xiàn)收支兩條線。預(yù)算管理部門在對(duì)全市資金的控制和管理上與資金決算部門密切配合,各縣經(jīng)營(yíng)部每天的營(yíng)業(yè)款全部存入全市統(tǒng)一的收入戶,只能存入不能支取,每個(gè)月需要的費(fèi)用開(kāi)支由資金決算部門根據(jù)預(yù)算部門提供的各縣資金流量預(yù)算劃撥,遇到特殊情況需要追加資金的,必須按照規(guī)定辦理申請(qǐng)追加資金預(yù)算的手續(xù)后方可追加。這樣既嚴(yán)格控制了費(fèi)用的開(kāi)支,又使得全市的資金安排井然有序,為合理規(guī)劃企業(yè)的資金使用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(4)充分發(fā)揮預(yù)算管理員的職能。為使公司的預(yù)算管理落到實(shí)處,公司預(yù)算管理委員會(huì)明文規(guī)定,各部門費(fèi)用必須經(jīng)預(yù)算管理員簽字登記后方可到財(cái)務(wù)辦理報(bào)銷手續(xù),由控制部門控制的費(fèi)用,除了需要本部門預(yù)算管理員簽字外還需要控制部門簽字認(rèn)可后才能到財(cái)務(wù)辦理報(bào)銷手續(xù)。目的是部門預(yù)算的執(zhí)行,要由預(yù)算管理員來(lái)監(jiān)控。在剛剛運(yùn)行初期,有些部門不太理解,認(rèn)為自己是部門負(fù)責(zé)人,我簽字就可以報(bào)銷了,為什么需要一個(gè)預(yù)算管理員簽字認(rèn)可,或者是說(shuō),自己發(fā)生的費(fèi)用為什么需要其他部門來(lái)控制,但經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后,預(yù)算管理員監(jiān)督的作用體現(xiàn)出來(lái)了,他們隨時(shí)可以向部門領(lǐng)導(dǎo)提供部門費(fèi)用開(kāi)支、預(yù)算執(zhí)行情況等,為領(lǐng)導(dǎo)下一步的決策提供了較為及時(shí)的信息。

(5)量化考核指標(biāo),區(qū)分考核級(jí)次。公司針對(duì)部門職能不同確定不同的考核指標(biāo),確定不同的考核分值,并規(guī)定預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行數(shù)的偏差不能超過(guò)±15%,一方面控制了實(shí)際開(kāi)支不能超過(guò)預(yù)算數(shù)的15%,另一方面也避免了為了怕經(jīng)費(fèi)不夠而在編制預(yù)算時(shí)出現(xiàn)“寬打窄用”的現(xiàn)象,有效地保證了預(yù)算的準(zhǔn)確性。同時(shí),針對(duì)不同的考核部門、考核項(xiàng)目,采用比率和絕對(duì)值相結(jié)合的考核辦法進(jìn)行考核加減分計(jì)算,最后得分計(jì)入每個(gè)部門的月績(jī)效考核分?jǐn)?shù),分?jǐn)?shù)實(shí)行按預(yù)算管理責(zé)任大小區(qū)分級(jí)次,不同級(jí)次分?jǐn)?shù)不同,對(duì)本部門預(yù)算管理負(fù)主要責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)及預(yù)算管理員考核分值大,本部門的普通職工略減。獎(jiǎng)懲對(duì)等,以部門為單位,范圍為全體員工的一系列措施,起到職工監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)安排必須有計(jì)劃的督促作用。這樣,不同的崗位都參與了預(yù)算管理,真正使預(yù)算管理成為全員管理。

2、嚴(yán)格控制預(yù)算調(diào)整,保持預(yù)算嚴(yán)肅性

預(yù)算在執(zhí)行過(guò)程中必然會(huì)遇到一些意外的、非人力可以控制的情況導(dǎo)致實(shí)際與預(yù)算出現(xiàn)偏差。就需要進(jìn)行預(yù)算調(diào)整,為了保證我們的預(yù)算能與實(shí)際情況相吻合,又要避免出現(xiàn)隨意調(diào)整預(yù)算的情況,安順市煙草公司預(yù)算管理委員會(huì)出臺(tái)了《安順市煙草商業(yè)系統(tǒng)預(yù)算審批辦法及預(yù)算調(diào)整流程》。詳細(xì)規(guī)定了預(yù)算調(diào)整的各個(gè)方面,預(yù)算一般情況下不允許調(diào)整,除非遇到國(guó)家政策、企業(yè)發(fā)展計(jì)劃發(fā)生變化;上級(jí)公司及政府部門等外在單位對(duì)本企業(yè)提出的會(huì)議、培訓(xùn)等要求;上級(jí)公司及政府部門等外在單位對(duì)本公司進(jìn)行突發(fā)性的工作檢查、審計(jì);自然災(zāi)害和不可抗力等方面的原因才可以按規(guī)定流程辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。并且預(yù)算調(diào)整必須是在事前進(jìn)行調(diào)整,事后的調(diào)整一律不給予辦理。

通過(guò)規(guī)范預(yù)算調(diào)整更進(jìn)一步強(qiáng)化了全面預(yù)算管理,也同時(shí)增強(qiáng)了全面預(yù)算的生命力。

五、推行預(yù)算管理信息化建設(shè),提高工作效率

安順市煙草公司的預(yù)算管理逐漸形成企業(yè)日常管理的一項(xiàng)重要工作以后,為了提高預(yù)算管理工作效率,在省公司的積極推進(jìn)下,財(cái)務(wù)軟件中增加了預(yù)算管理模塊,公司率先進(jìn)行了該模塊的實(shí)施,并對(duì)全體預(yù)算員進(jìn)行了操作培訓(xùn)。目前,公司的預(yù)算管理從編制、審核、批復(fù)、到調(diào)整、預(yù)警、考核取數(shù)全部實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)操作,實(shí)現(xiàn)了每一個(gè)過(guò)程都有痕跡化管理,時(shí)時(shí)都可以分析比較當(dāng)前的預(yù)算執(zhí)行情況,信息化建設(shè)的推進(jìn),使公司的預(yù)算管理工作又上了一個(gè)新臺(tái)階。

[作者簡(jiǎn)介]

葛穎璐(1977-)女,安順市煙草公司財(cái)務(wù)管理科預(yù)算部主任,助理會(huì)計(jì)師.