固投項目中設(shè)備檔案的管理與思考

文/中國工程物理研究院 趙旌含

近年來，國家對固定資產(chǎn)投資項目提出的要求越來越高，固投項目檔案的管理要求也隨之提升。項目檔案是項目建設(shè)的一面鏡子，不但能反映項目建設(shè)的全過程，還能折射出項目管理中存在的各種問題。設(shè)備檔案作為項目檔案的重要組成部分，記載和反映了設(shè)備從論證調(diào)研到使用運維的全過程，對保障設(shè)備正常工作、后期運維保養(yǎng)有直接作用，對實現(xiàn)項目建設(shè)目標(biāo)，評估項目實際效益有重要參考意義。

一、設(shè)備檔案的含義及特點

（一）含義。設(shè)備檔案是指設(shè)備在論證調(diào)研、采購招標(biāo)、開箱驗收、安裝調(diào)試及驗收運維過程中形成的具有保存價值的不同種類、不同載體的文件材料。本文所探討的設(shè)備檔案指固投項目中的主工藝設(shè)備檔案。

（二）特點。固投項目的主工藝設(shè)備根據(jù)其獲得方式可分為外購設(shè)備和自研設(shè)備；根據(jù)其參數(shù)和規(guī)格可分為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備和非標(biāo)設(shè)備；根據(jù)其使用特點可分為普通設(shè)備和特種設(shè)備。不同種類的設(shè)備，形成的檔案也各有不同，但基本都具備以下特點：1.針對性。每臺設(shè)備出廠，都配有和設(shè)備相對應(yīng)的文件材料，如裝箱單、檢測報告、合格證、質(zhì)量證明書等，這些是證明所購買的設(shè)備數(shù)量、質(zhì)量達到要求的重要檔案，與設(shè)備一一對應(yīng)，具有很強的針對性。另一方面，設(shè)備檔案按照臺（套）進行整理，每一臺（套）設(shè)備都有其對應(yīng)的設(shè)備檔案。2.階段性。設(shè)備檔案的形成貫穿設(shè)備的整個生命周期，在不同的階段都會形成和產(chǎn)生相應(yīng)的檔案。如在調(diào)研采購階段形成綜合論證報告、技術(shù)方案、設(shè)備招投標(biāo)文件和合同；在研制階段形成研制方案、會議紀(jì)要、預(yù)驗收報告；在開箱階段形成開箱驗收報告，產(chǎn)生設(shè)備隨機文件；在安裝階段形成安裝調(diào)試數(shù)據(jù)；在驗收階段形成驗收總結(jié)；在后期使用階段形成運維文件或改造文件等。3.多樣性。設(shè)備檔案不僅僅是單一的文字性材料，根據(jù)設(shè)備的不同屬性和項目檔案管理的要求，會形成不同種類、不同類型、不同載體的設(shè)備檔案。比如設(shè)備的照片，設(shè)備軟件的光盤、設(shè)備的設(shè)計、安裝圖紙等。4.動態(tài)性。設(shè)備檔案并不是形成后就完全固化的。隨著設(shè)備的使用，還不斷形成新的內(nèi)容。如設(shè)備的定期檢測證書、運維保養(yǎng)記錄等，這些文件按照設(shè)備的管理要求，每隔一定的周期就會形成新的文件，直到設(shè)備報廢。

二、設(shè)備檔案的管理現(xiàn)狀及問題

設(shè)備檔案的管理與設(shè)備的管理緊密相關(guān)，設(shè)備管理的水平和質(zhì)量很大程度上決定了設(shè)備檔案的質(zhì)量。

（一）管理現(xiàn)狀。以筆者所在單位為例，設(shè)備在不同的管理階段，有不同的責(zé)任部門。設(shè)備需求部門負責(zé)設(shè)備購買的調(diào)研論證、設(shè)備開箱驗收、運行調(diào)試工作和驗收，形成綜合論證報告、開箱驗收單、驗收報告等相關(guān)文件；項目的統(tǒng)籌管理部門負責(zé)認定設(shè)備的采購方式，提出合同文本，組織設(shè)備的驗收；采購部門負責(zé)根據(jù)要求購買設(shè)備，完成詢價、競談或招標(biāo)等一系列工作，形成采購過程文件；質(zhì)檢部門負責(zé)設(shè)備的各項運行指標(biāo)的檢測，并形成檢測報告等；設(shè)備資產(chǎn)管理部門負責(zé)設(shè)備臺賬的登記和管理；檔案部門負責(zé)設(shè)備檔案的歸檔和管理。各部門各司其職，各管一攤，但在實際工作中，溝通不夠，使得工作中出現(xiàn)不同程度的問題。

（二）存在的問題。1.管理角度。設(shè)備各階段的各責(zé)任部門缺乏溝通，融合度不夠，給設(shè)備檔案的管理帶來一定的不利影響。設(shè)備需求部門和設(shè)備管理部門缺乏溝通，管理部門時常將合同模板化以提高管理效率，但是卻忽略了實際需求，要么合同內(nèi)容太寬泛，沒有明確應(yīng)提交的材料，要么合同內(nèi)容過細，有些設(shè)備不會產(chǎn)生的文件也約束在合同中。設(shè)備管理部門與檔案部門缺乏溝通，檔案人員介入不夠，時常無法參加設(shè)備開箱和設(shè)備驗收環(huán)節(jié)，無法確保設(shè)備隨機文件和驗收文件及時歸檔，同時也缺少過程中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，直接影響設(shè)備檔案的質(zhì)量。設(shè)備管理各方面的制度不夠完善，有些工作沒有確切的可參考的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，管理工作無據(jù)可依，降低了管理部門的權(quán)威性，容易出現(xiàn)設(shè)備檔案管理前后不自洽的情況。檔案管理人員自身的管理水平和知識閱歷不夠，不了解設(shè)備的一些相關(guān)知識（尤其是特種設(shè)備），無法在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中提出有效的意見和建議，無法確保設(shè)備檔案管理的規(guī)范。上級和管理部門重驗收，輕整改。過于關(guān)注項目檔案驗收的結(jié)果，卻忽略對出現(xiàn)問題的整改和舉一反三，不細究問題出現(xiàn)的根源，導(dǎo)致許多類似問題在不同的項目中反復(fù)出現(xiàn)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展使越來越多的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)形成或流轉(zhuǎn)，如招投標(biāo)文件、單位公文等。而檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間沒有打通數(shù)據(jù)接口，導(dǎo)致電子文件歸檔途徑不順暢。2.檔案實體角度。管理的不完善直接導(dǎo)致設(shè)備檔案在完整性、準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性上出現(xiàn)問題。從完整性上看，主要表現(xiàn)為詢價、報價等購買過程文件缺失，合同中提到的文件材料和設(shè)備隨機資料缺失，合格證數(shù)量與實際設(shè)備數(shù)量不相符，合同規(guī)定的培訓(xùn)相關(guān)文件缺失，設(shè)備運行維護文件缺失，設(shè)備相關(guān)照片和軟件缺失等情況。根據(jù)筆者所在單位近兩年的數(shù)據(jù)分析，設(shè)備檔案在驗收中，完整性問題占所有問題的52%左右。從準(zhǔn)確性上看，主要表現(xiàn)為文件中的設(shè)備型號或參數(shù)與實際設(shè)備不一致，設(shè)備臺套數(shù)與批復(fù)不一致，外文材料未進行翻譯等情況。準(zhǔn)確性問題在設(shè)備檔案驗收中占15%左右。從有效性上看，主要表現(xiàn)為合同、協(xié)議等文件簽署不齊全、未蓋公章，復(fù)印件過多，復(fù)印件未加蓋復(fù)印章，安裝調(diào)試記錄用不耐久材料記錄等情況。有效性問題在設(shè)備檔案驗收中占20%左右。從系統(tǒng)性上看，主要表現(xiàn)為未嚴格按照設(shè)備的臺（套）來進行整理、設(shè)備檔案的整理與批復(fù)方式不一致、設(shè)備檔案之間的有機聯(lián)系不清晰、順序混亂等情況。系統(tǒng)性問題在設(shè)備檔案驗收中占13%左右。

三、解決思路

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，促進各部門間工作相互融合。領(lǐng)導(dǎo)重視是一切工作能有效開展的必要前提。通過加強領(lǐng)導(dǎo)，明確各部門、各崗位的職責(zé)分工，使項目部門、設(shè)備管理部門和檔案管理部門的工作充分融合，并明確考核標(biāo)準(zhǔn)，以此約束各部門開展工作。

（二）完善制度建設(shè)，強化檔案的前端控制和過程管理。規(guī)章制度是一切工作有據(jù)可依的必要條件。完善的規(guī)章制度能夠指導(dǎo)各項工作規(guī)范、有序開展。同時，應(yīng)切實將檔案管理的相關(guān)環(huán)節(jié)納入項目管理、設(shè)備管理的各相關(guān)制度中，貫徹“三納入”“四參加”的要求，實現(xiàn)檔案的前端控制和過程管理，保障歸檔文件的齊全、完整。

（三）加強隊伍建設(shè)。人才隊伍是做好設(shè)備檔案管理工作的重要保障。一方面，強化檔案人員自身業(yè)務(wù)能力，確保設(shè)備檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性；另一方面，加強培訓(xùn)。加強對管理部門人員的檔案知識宣傳和培訓(xùn)，強化檔案意識；加強檔案人員在設(shè)備管理各方面的學(xué)習(xí)，如了解科研背景需求、招投標(biāo)規(guī)定、設(shè)備相關(guān)參數(shù)等，使檔案人員在設(shè)備檔案管理中占據(jù)主動地位，提供更有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（四）加快信息化步伐，積極開展檔案數(shù)字化工作。為避免信息孤島的產(chǎn)生，應(yīng)當(dāng)盡快打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，確保通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各類電子文件能夠有效歸檔。同時，開展已歸檔設(shè)備檔案的數(shù)字化工作，尤其是設(shè)備說明書、運行維護手冊等設(shè)備操作所需要的文件材料，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查借閱， 既確保了一線人員的使用，也確保了檔案歸檔的齊全完整。

四、結(jié)語

設(shè)備檔案管理的狀況直接關(guān)系到設(shè)備的有效運用和所帶來的經(jīng)濟效益，因此做好設(shè)備檔案管理工作至關(guān)重要。通過對現(xiàn)有問題的系統(tǒng)分析，提出針對性的解決思路是提高設(shè)備檔案管理的有效方式。