計算機技術與電子檔案管理的密切聯(lián)系

摘要:信息時代的檔案資源利用,理想境界是實現(xiàn)資源共享,就是通過計算機技術、網(wǎng)絡技術等手段實現(xiàn)跨區(qū)城利用,用整體的、系統(tǒng)的、網(wǎng)絡化的觀點來指導檔案資源的收集、征集工作,從宏觀上加強規(guī)劃協(xié)調(diào)、分工合作,最終建立起合理、有序、科學、經(jīng)濟的電子檔案管理體系。

關鍵詞:計算機技術 電子檔案管理

信息時代人們進行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主,由于其生成簡便、傳送迅速,必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息,對于其中具有保存和利用價值的數(shù)字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生,使信息的存儲方式發(fā)生了深刻變革,由此建立和完善電子檔案庫就成為必然,就是利用計算機系統(tǒng)和一些必要的輔助設備使檔案信息數(shù)字化,利用網(wǎng)絡技術、多媒體技術最大限度地實現(xiàn)方便快捷的資源共享。

一、電子檔案庫的組成和特點

1. 組成:(1)用戶終端。電子檔案庫應具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡便、界面友好的用戶終端,使查閱手段簡單化,提高資料的利用率。(2)通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎,只有在完備的通訊網(wǎng)絡環(huán)境中,才能實現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機服務擴大使用范圍。(3)數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲存,由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn),通過聯(lián)機服務系統(tǒng)為用戶提供檢索服務。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檢索系統(tǒng),是關系到電子檔案庫正常運行的關鍵。

2. 特點:(1)管理對象數(shù)字化。隨著辦公自動化和信息技術的發(fā)展及在各個領域的應用,檔案管理對象將轉(zhuǎn)向以機讀檔案一一存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。傳統(tǒng)檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術在辦公、控制、科研等各個領域的應用,檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。(3)檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。信息技術、辦公自動化技術和網(wǎng)絡技術的廣泛應用,使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。機讀文件和機讀檔案將大量出現(xiàn),使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫為主,檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進行。(4)工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。沒有計算機及一些必要的輔助設備機讀檔案就無法存取、管理、傳遞和開發(fā)利用。(5)檔案信息服務模式用戶中心化。用戶通過網(wǎng)絡在辦公室或家里的終端前,就可對遠程數(shù)據(jù)庫進行實時瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務。

二、信息時代電子檔案管理應解決的問題

1. 抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫建設

計算機對檔案信息的處理技術最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術和光盤大容量存貯技術進入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術和電子存貯技術的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術手段和可能。利用這些技術可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西,包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料,把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善地保存起來。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術和設備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也是保護檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計算機管理系統(tǒng)來看,系統(tǒng)處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。今后一段時期,檔案工作的重要任務是利用現(xiàn)有技術和服務對檔案信息進行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

2. 加強電子檔案庫的研究和建設

電子檔案庫有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取,存儲和管理,檔案信息分發(fā)技術,信息安全和權益管理,支持和實現(xiàn)這五種基本功能的技術形成了電子檔案庫的技術基礎。目前這些領域中己有許多成熟的技術,同時也有許多有待進一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設,目的是實現(xiàn)信息資源互補和共享,提高利用率,有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

3. 促進和推動多媒體技術在檔案管理中的應用

隨著信息技術的發(fā)展,檔案信息載體的多媒體化,是檔案信息載體發(fā)展進程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術、聲像技術的開發(fā)利用,使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。CD-ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點,很易于代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。利用多媒體技術可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進行存儲和管理,并能很方便地進行有關圖形、圖像的存儲、顯示和打印,特別是能夠?qū)n案庫中保存的檔案資料進行儲存與管理,以保護檔案原件,并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件,利用多媒體計算機的編輯功能進行存儲、修補和復原,以提高檔案信息的管理能力。可以建立一個多媒體檔案信息管理系統(tǒng),把各種媒體有機地結合起來,改善檔案信息的表示方法,使其輸入輸出盡量按人類最習慣自然的方式進行人機界面直觀、友好,即使完全不懂計算機的用戶,也能通過屏幕模擬按鍵進行操作。

4. 優(yōu)化專業(yè)結構,抓好隊伍建設

檔案工作的發(fā)展趨勢,對檔案工作人員的專業(yè)構成提出了新要求,即一方面需要大量信息處理人員,信息分析與研究人員,數(shù)據(jù)庫生成與維護人員,計算機軟、硬件人才,網(wǎng)絡環(huán)境創(chuàng)建與運行維護人員,信息服務人員等;另一方面,信息技術的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步,使檔案工作中新事物、新問題、新技術層出不窮,因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的要求愈加迫切。檔案工作現(xiàn)代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平,更大程度上取決于他們的知識的補充和更新程度。必須改變保管型人員過多、結構單一的狀況,建立一支具有較高素質(zhì)、結構合理的檔案工作隊伍。

作者簡介:路鵬飛,安徽省淮北市傳染病醫(yī)院助理工程師。