信息技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)控制的影響及對(duì)策

王成賢

【摘要】 對(duì)信息技術(shù)給會(huì)計(jì)控制帶來的利弊影響進(jìn)行了分析,提出了加強(qiáng)會(huì)計(jì)控制的建議,期望能夠利用信息技術(shù),進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)控制的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】 信息技術(shù);會(huì)計(jì)信息;會(huì)計(jì)控制

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在財(cái)會(huì)領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用,利用信息技術(shù)將企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他管理子系統(tǒng)充分融合,實(shí)現(xiàn)購銷存、人財(cái)物的統(tǒng)一,會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)監(jiān)控的一體化,實(shí)現(xiàn)物資、資金、信息流的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。這種信息技術(shù)和會(huì)計(jì)的融合影響了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)控制的內(nèi)容、方式和程序。縱觀目前信息技術(shù)和會(huì)計(jì)管理控制之間的應(yīng)用現(xiàn)狀,可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前信息技術(shù)下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制還存在一些問題,需來進(jìn)一步構(gòu)建完善的現(xiàn)代內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系。

一、信息技術(shù)給會(huì)計(jì)控制帶來的改變

信息技術(shù)給會(huì)計(jì)控制帶來了很多的改變,最明顯的就是使控制過程中人的主觀因素相對(duì)下降,計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化處理明顯上升,大大提高了整體工作效率等,但是這些改變有些是有利的變化,有些卻不利于公司的會(huì)計(jì)控制。

1.信息技術(shù)給會(huì)計(jì)控制帶來的有利變化

(1)工作自動(dòng)化程度加深,減少了人為的風(fēng)險(xiǎn)

在手工會(huì)計(jì)的組織方式下,由于很多的會(huì)計(jì)處理是由人工來完成,很多時(shí)候這種工作流程會(huì)給操作人員較多主觀操作的空間,在會(huì)計(jì)流程中本身沒有完美的模式可以遵守,如果一個(gè)職員利用手中的權(quán)力或者幾個(gè)職員互相串通,很容易進(jìn)行舞弊,危害公司利益。但是在會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)下,是按照計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來的,記賬、算賬、報(bào)賬大部分工作由電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,主要處理過程不須人工干預(yù),在初始的系統(tǒng)工作權(quán)限上比如填制憑證、錄入數(shù)據(jù)、審批復(fù)核等問題上做好職責(zé)分工,在系統(tǒng)流程上嚴(yán)格按照設(shè)定來進(jìn)行,可以大大加強(qiáng)會(huì)計(jì)流程的標(biāo)準(zhǔn)化,增加會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和即時(shí)性,防范和減少舞弊的發(fā)生。

(2)大大提高了會(huì)計(jì)核算和控制的效率

首先,在改革了原先的手工會(huì)計(jì),對(duì)憑證的傳遞、審核等進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整,建立起新的會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)以后,憑證一經(jīng)輸入計(jì)算機(jī),進(jìn)行審核確認(rèn)后,將自動(dòng)完成記賬、結(jié)賬、編制報(bào)表等各項(xiàng)工作,與傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)采取的各種賬務(wù)處理程序相比,更簡潔、更快速。

其次,會(huì)計(jì)軟件是一套有機(jī)的系統(tǒng),其中各功能模塊既能各自完成特定信息處理,又能相互進(jìn)行著信息的傳遞與加工。尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,各工作站之間的數(shù)據(jù)處理及流向關(guān)系密切,會(huì)計(jì)人員,甚至是業(yè)務(wù)人員之間的協(xié)作和溝通可以不受其所處物理空間的限制,不需要面對(duì)面即可完成。

再次,在應(yīng)用了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之后,對(duì)信息的提取、處理和傳輸變得更加方便快捷,管理者可以隨時(shí)查詢和審核即時(shí)信息,還可以方便地與歷史、計(jì)劃等相關(guān)信息進(jìn)行比較和分析,以指導(dǎo)當(dāng)前的經(jīng)營管理工作或作財(cái)務(wù)決策。

(3)有利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展壯大

計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)優(yōu)于傳統(tǒng)的記帳系統(tǒng)其中重要的一點(diǎn)就是它強(qiáng)大的存儲(chǔ)量及查詢功能。隨著公司的不斷發(fā)展,需要巨大的數(shù)據(jù)庫來保存公司龐大的經(jīng)營信息。特別是在會(huì)計(jì)核算中,隨著公司業(yè)務(wù)量的增多,會(huì)計(jì)帳務(wù)處理就會(huì)相應(yīng)增多,這時(shí)候企業(yè)能夠有條理的保存這些信息就顯得尤為重要,一方面便于在需要的時(shí)候查詢,另一方面也給企業(yè)的報(bào)表處理帶來的極大的方便。而在傳統(tǒng)的手工記帳中,保存這些帳簿、憑證等往往需要耗費(fèi)不小的人力物力,而且使用效率極低。

信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作后,信息查詢和管理控制超越了時(shí)間、空間限制,給包括會(huì)計(jì)信息在內(nèi)的信息處理、傳遞和使用帶來了革命性的變化?？梢源_定,計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為企業(yè)不斷發(fā)展壯大,提供了非常良好的技術(shù)支持。

2.信息技術(shù)給會(huì)計(jì)控制帶來的弊端

(1)多樣化的控制手段增加了控制風(fēng)險(xiǎn)

在會(huì)計(jì)信息化條件下,控制方式和手段由手工控制轉(zhuǎn)為手工控制和程序化控制相結(jié)合,原有的手工控制手段有些保留,但需要增設(shè)一些包含于計(jì)算機(jī)程序中的程序控制。一般來講,會(huì)計(jì)信息化程度越高,采用的程序化控制手段也越多。正是由于會(huì)計(jì)信息化控制技術(shù)的復(fù)雜性,加大了系統(tǒng)的控制風(fēng)險(xiǎn)。其次,在手工會(huì)計(jì)中,會(huì)計(jì)信息是以憑證、賬簿和報(bào)表等形式存儲(chǔ)在不同的紙質(zhì)上,增、刪、改了的會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬表都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任,其法律效用是被廣泛承認(rèn)的,并且一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤進(jìn)行修改時(shí),不論采取何種修改方式都會(huì)留有痕跡。而在會(huì)計(jì)信息化中,信息被記錄在磁盤磁性介質(zhì)上,不易實(shí)現(xiàn)簽字、蓋章等具有法律效用的手段;如授權(quán)控制或分工不當(dāng)、或管理手段沒有適時(shí)到位,在磁性介質(zhì)上很容易進(jìn)行不留痕跡的改動(dòng),控制過程中的風(fēng)險(xiǎn)隨之增加。

(2)對(duì)人員的素質(zhì)要求更高

首先,由于信息系統(tǒng)的使用,使得不論是基層會(huì)計(jì)工作人員,還是管理人員和審核人員,都必須對(duì)系統(tǒng)有著足夠的了解,并且能夠熟練地操作以及進(jìn)行簡單的維護(hù);其次,系統(tǒng)使用中往往存在很多的硬件和軟件問題需要及時(shí)地解決,這就需要專業(yè)人才不僅對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有專業(yè)的維護(hù)維修知識(shí),還必須對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)本身有專業(yè)的維護(hù)能力;最后,也是最重要的一點(diǎn),會(huì)計(jì)信息化后,職能劃分發(fā)生了巨大的變化。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送,如果崗位分工不明確,系統(tǒng)操作授權(quán)不當(dāng),將更容易使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改,操縱處理結(jié)果。這就需要在健全崗位責(zé)任,完善管理控制措施,強(qiáng)化相關(guān)管理制度的前提下,需要工作人員有更高的道德標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任心。

(3)審查復(fù)核機(jī)制被削弱,控制內(nèi)容發(fā)生了變化

在手工會(huì)計(jì)中,會(huì)計(jì)工作被分成若干步驟,按一定的程序完成。任何一個(gè)步驟都是對(duì)前面步驟的審查與復(fù)核。如憑證錯(cuò)誤可以在記賬中發(fā)現(xiàn),記賬錯(cuò)誤可以在對(duì)賬中發(fā)現(xiàn),對(duì)賬中未發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤往往又可以在報(bào)表編制中發(fā)現(xiàn)等。會(huì)計(jì)信息化后,計(jì)算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下,對(duì)輸入的數(shù)據(jù)源自動(dòng)進(jìn)行加工處理,并儲(chǔ)存于磁性介質(zhì)上,所有的記賬、一般的分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。

電腦中的原始數(shù)據(jù)一般是由人工事先進(jìn)行審核和輸入的,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤,計(jì)算機(jī)無法識(shí)別,審查、復(fù)核等控制機(jī)制隨之削弱。另一方面,如果會(huì)計(jì)信息化處理是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行,還面臨比較復(fù)雜的系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行和網(wǎng)絡(luò)安全問題,使得控制內(nèi)容發(fā)生了變化。

二、加強(qiáng)信息技術(shù)環(huán)境下會(huì)計(jì)控制的建議

會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)安全營運(yùn),持續(xù)經(jīng)營來說至關(guān)重要,顯然在會(huì)計(jì)控制中引入信息系統(tǒng)有利有弊,企業(yè)自然應(yīng)該充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì),同時(shí)充分限制其中可能出現(xiàn)的問題。但是目前我國會(huì)計(jì)信息化控制系統(tǒng)大多還停留在一般應(yīng)用水平上,對(duì)于人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識(shí)不足,因此我們必須做到以下幾點(diǎn):

1.強(qiáng)化會(huì)計(jì)工作人員和管理控制人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),建立良好的溝通系統(tǒng)

企業(yè)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)不同于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的特點(diǎn)及其風(fēng)險(xiǎn),各級(jí)管理人員和財(cái)會(huì)部門、信息部門人員更應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)信息化樹立正確的思想認(rèn)識(shí),營造風(fēng)險(xiǎn)防范從我做起的氛圍。而良好的信息和溝通系統(tǒng),比如利用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件,使財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)進(jìn)行整合,及時(shí)提供各方所需要的會(huì)計(jì)信息,提供企業(yè)各部門管理控制生產(chǎn)、考核生產(chǎn)經(jīng)營成果,以及提供企業(yè)高層決策人員制定經(jīng)營方針、制定計(jì)劃和進(jìn)行決策所需的會(huì)計(jì)和其他管理信息等等,可以使企業(yè)及時(shí)掌握營運(yùn)狀況和組織中發(fā)生的各種情況,以便及時(shí)、正確地作出反映、控制和決策。強(qiáng)化員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),建立良好的溝通系統(tǒng)在會(huì)計(jì)信息化控制系統(tǒng)下顯得十分必要。

2.加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全保障工作

會(huì)計(jì)流程的進(jìn)行,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理等等全部要依靠系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行,如果系統(tǒng)崩潰,對(duì)于企業(yè)的會(huì)計(jì)管理來說,無疑將是一場災(zāi)難。因此必須保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。這包括在制度方面,訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦、設(shè)置操作權(quán)限限制、操作人員身份的密碼控制、設(shè)置接觸與操作的日志控制、數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離等等。在技術(shù)方面,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的控制,實(shí)行網(wǎng)絡(luò)雙服務(wù)器自動(dòng)備份;設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo),包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等,并且針對(duì)公司的特定狀況,開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來保護(hù)系統(tǒng)。

3.加強(qiáng)內(nèi)部控制

企業(yè)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建立以后,須及時(shí)調(diào)整和完善內(nèi)部控制機(jī)制,加強(qiáng)企業(yè)信息化工作的管理和監(jiān)督。在會(huì)計(jì)信息化中,由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部控制提出了更高、更嚴(yán)格的要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)依照財(cái)政部制訂的《內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定,并結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)和會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的一般要求,制定切實(shí)可行的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度及措施,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出解決問題的建議,防范風(fēng)險(xiǎn),提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量和企業(yè)管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]杜棟.信息管理學(xué)教程[M].清華大學(xué)出版社,2002

[2]于玉林.現(xiàn)代會(huì)計(jì)哲學(xué)[M].經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,2002

[3]付得一.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)[M].經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,2002

[4]李國盛.內(nèi)控制度的現(xiàn)狀、成因及對(duì)策建議[J].四川會(huì)計(jì).2001(2)

[5]宋建.企業(yè)會(huì)計(jì)控制原理及應(yīng)用[M].中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,2001