這樣的檔案分類方案可以嗎

翟賞遠(yuǎn)

我是一個(gè)集團(tuán)公司的檔案管理員，曾經(jīng)從事8年的檔案工作，并一直做機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作。并取得了一定的成績(jī)，現(xiàn)剛進(jìn)入一家集團(tuán)公司進(jìn)行檔案室的籌建。根據(jù)這家企業(yè)的特點(diǎn)，我整理出一個(gè)檔案分類方案，不知可否，望前輩能指點(diǎn)一二。我把綜合檔案室的檔案分為五類：一為文書(shū)檔案類，以A表示，下設(shè)：1，黨群管理類：2，行政管理類；3，經(jīng)營(yíng)管理類；4，生產(chǎn)技術(shù)類。二為科技檔案類，以B代表，下設(shè)：1，科學(xué)技術(shù)研究類；2，基本建設(shè)類；3，生產(chǎn)產(chǎn)品類；4，設(shè)備儀器類。三為會(huì)計(jì)檔案類，以C表示，下設(shè)：1，報(bào)表類：2，賬簿類：3，憑證類；4其他類。四為特種載體類，以D表示，下設(shè)：1，照片類；2，磁光介質(zhì)類；3，實(shí)物類。五為人事檔案類，以E表示，人事檔案按姓氏來(lái)劃分。

《檔案界》會(huì)員a1976211

從上述背景材料看，筆者初步推斷會(huì)員所服務(wù)的集團(tuán)公司為一家工業(yè)企業(yè)。該公司檔案分類方案的編制要符合國(guó)家檔案局頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》)的基本要求。

一般地說(shuō)，檔案分類方案由編制說(shuō)明、分類表、使用說(shuō)明三部分組成。從分類方案的體系結(jié)構(gòu)看，a1976211會(huì)員整理的該公司檔案分類方案，沒(méi)有標(biāo)示編制說(shuō)明、分類表、使用說(shuō)明三個(gè)部分。

對(duì)照《規(guī)則》，筆者認(rèn)為a1976211會(huì)員整理的分類方案還有不妥。一是a197621l會(huì)員將其綜合檔案室檔案的一級(jí)類目分為文書(shū)檔案類、科技檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、特種載體類、人事檔案類的做法，有違《規(guī)則》第4條“工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類”的規(guī)定。二是《規(guī)則》第9條規(guī)定“聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成、反映的內(nèi)容和作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，一般不單獨(dú)設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)”，而a1976211會(huì)員在分類方案中錯(cuò)誤地將照片類、磁光介質(zhì)類、實(shí)物類檔案歸入特種載體類檔案，并將其單獨(dú)設(shè)置為一級(jí)類目。三是a1976211會(huì)員在分類方案中將人事檔案類的二級(jí)類目按姓氏來(lái)劃分的做法與《規(guī)則》有關(guān)規(guī)定不符。

根據(jù)《規(guī)則》，筆者對(duì)該公司檔案分類方案提出以下建議：一是嚴(yán)格按照分類方案體系結(jié)構(gòu)的要求，編制該公司的檔案分類方案。檔案分類方案應(yīng)由編制說(shuō)明、分類表、使用說(shuō)明三部分組成。編制說(shuō)明包括分類方案的編制目的、分類的依據(jù)、規(guī)則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置以及若干重要問(wèn)題的說(shuō)明，是使用方案的指南。分類表是分類方案的主體部分，它是將立檔單位各職能活動(dòng)中所形成的全部檔案按類目進(jìn)行劃分排序，以圖表的形式表示出來(lái)。使用說(shuō)明，主要說(shuō)明檔號(hào)標(biāo)示和案卷排列方法，二是遵循以全部檔案為對(duì)象的分類原則，按照工業(yè)企業(yè)檔案分類一級(jí)類目的設(shè)置要求，取消其原分類方案中將其綜合檔案室檔案的一級(jí)類目分為文書(shū)檔案類、科技檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、特種載體類、人事檔案類的做法，將其檔案設(shè)置10個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類，如果該集團(tuán)公司是特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸人上述10大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。如果該集團(tuán)公司是規(guī)模小且每年形成的文件材料數(shù)量又過(guò)少的街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)工業(yè)企業(yè)和非工業(yè)企業(yè)可在不違背分類原則的基礎(chǔ)上，結(jié)合本企業(yè)的情況減少一級(jí)類目。三是聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式檔案應(yīng)該視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)。考慮其載體形式和保管要求不同，應(yīng)分庫(kù)保管。特殊載體檔案，如，照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟盤、縮微膠片(膠帶)等非紙質(zhì)載體形式的檔案不單獨(dú)設(shè)置類目，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案統(tǒng)一分類、整理，并做到分箱或分庫(kù)保管。其管理要求、方法可參照中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)(GB/T11821—89)《照片檔案管理規(guī)范》的規(guī)定執(zhí)行。四是科學(xué)合理地設(shè)置干部職工檔案類的二級(jí)及二級(jí)以下類目。干部職工檔案類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按干部、工人分別設(shè)置，其中干部檔案類目設(shè)置要按《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。干部檔案的排架方法按干部、職工、退休職工、死亡職工排列。

檔案分類方案是立檔單位文件歸檔和檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范，也是檔案分類、組卷、編目、排架的依據(jù)性文件。工業(yè)企業(yè)在制訂檔案分類方案時(shí)，應(yīng)遵循以企業(yè)全部檔案為對(duì)象。依據(jù)企業(yè)管理職能。結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用的原則。

(作者單位：河南省檔案局)