網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館館際檔案信息共享的方法與途徑

張志敏

摘要：如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)不同區(qū)城間檔案館館藏檔案信息的共享，數(shù)據(jù)集中是最為有效與快捷的方法與途徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)集中；館際；信息共事；方法；途徑

檔案工作的發(fā)展一直都得到了信息化建設(shè)的有力支持。作為我國(guó)信息化建設(shè)的標(biāo)志性工程“十二金”工程中。就有一項(xiàng)“金檔”工程。這一工程的目的之一就是通過(guò)信息化實(shí)現(xiàn)檔案館館藏檔案信息全社會(huì)共享。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何才能實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域間檔案館館藏檔案信息的共享呢?個(gè)人認(rèn)為：數(shù)據(jù)集中是基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)互通是保障，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一是關(guān)鍵，觀念改變是內(nèi)動(dòng)力。

1數(shù)據(jù)集中是實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域間檔案館館藏檔案信息共事的基礎(chǔ)

要實(shí)現(xiàn)檔案館館藏檔案信息全社會(huì)共享，首先要實(shí)現(xiàn)分散在各省、市、縣國(guó)家綜合檔案館和專業(yè)檔案館的館藏檔案信息的集中，這是實(shí)現(xiàn)檔案館館藏檔案信息全社會(huì)共享的基礎(chǔ)，館際交流是檔案館界長(zhǎng)久以來(lái)所追求的目標(biāo)，但由于檔案實(shí)體在館際間交流時(shí)的諸多不便與困難，多年來(lái)實(shí)體檔案的館際交流只限于珍品檔案展覽、檔案館指南互換這一層面上，并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展與突破，檔案信息化為實(shí)現(xiàn)檔案館館藏檔案非實(shí)體(信息)異地共享提供了條件。簡(jiǎn)單地講，只要將一個(gè)市(地)內(nèi)各個(gè)縣檔案館的館藏檔案數(shù)字化信息集中到市(地)檔案館，就能實(shí)現(xiàn)一個(gè)市(地)內(nèi)各個(gè)檔案館間的館8SC信息共享；只要將一個(gè)省內(nèi)各個(gè)市(地)、縣檔案館的館藏檔案數(shù)字化信息集中到省檔案館，就能實(shí)現(xiàn)一個(gè)省內(nèi)各個(gè)檔案館間的館藏信息共享；只要將全國(guó)各個(gè)省、自治區(qū)、直轄市檔案館的館藏檔案數(shù)字化信息集中到中央檔案館，就能實(shí)現(xiàn)全國(guó)各個(gè)檔案館間的館藏信息共享。以2002年我國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館存貯的數(shù)據(jù)為例，當(dāng)年全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館存貯的電子檔案總數(shù)已經(jīng)超過(guò)2.5萬(wàn)件，機(jī)讀案卷目錄超過(guò)2212萬(wàn)條，機(jī)讀文件目錄超過(guò)12399萬(wàn)條。但這些數(shù)據(jù)分散在全國(guó)近3800個(gè)檔案館中，平均到每個(gè)檔案館，電子文件數(shù)不超過(guò)7件，機(jī)讀案卷目錄不足6000條，機(jī)讀文件目錄約3.2萬(wàn)條。由此可見(jiàn)，單獨(dú)一個(gè)檔案館能夠提供的數(shù)據(jù)服務(wù)，遠(yuǎn)比集中后提供的數(shù)據(jù)服務(wù)量要小得多，數(shù)據(jù)集中度有多高，信息共享度就有多高。數(shù)據(jù)集中度越高，信息共享度就越高。

就目前的硬件條件而言，進(jìn)行數(shù)據(jù)集中并不需要增加專門的硬件設(shè)備，各地只要利用好現(xiàn)有的硬件設(shè)備，就能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)的集中與共享。至于是將數(shù)據(jù)集中到檔案館，還是集中到電子文件中心，或是集中到現(xiàn)行文件中心，這就看各地出于什么樣的考慮與安排。原則上只要方便利用與共享，便于管理與安全就行。

今后，在條件具備時(shí)，還可進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范省、市兩級(jí)的統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)，根據(jù)地方檔案信息化的進(jìn)度，推動(dòng)各級(jí)檔案數(shù)據(jù)中心的整合，開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)整理、整合和統(tǒng)一集中管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案各業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息化應(yīng)用的支持。另外，還可適時(shí)開(kāi)展省級(jí)災(zāi)備資源建設(shè)，完成災(zāi)備中心選址和災(zāi)備資源的選型。積極推動(dòng)省、市兩級(jí)異地災(zāi)備中心的建設(shè)，摸索檔案信息異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境下數(shù)據(jù)分布共享應(yīng)用的方式。

2網(wǎng)絡(luò)互通是實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域間檔案館館藏檔案信息共事的保障

要實(shí)現(xiàn)檔案館館藏檔案信息全社會(huì)共享，僅僅有統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)中心還不夠，必須實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通。由于檔案行政管理資源是屬地管理制，是以行政區(qū)劃為界的“塊”狀管理模式，在這種管理模式下，各地檔案局(館)分別被納入當(dāng)?shù)攸h委與政府的黨務(wù)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)OA系統(tǒng)。由于各地黨務(wù)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)建設(shè)的差異，在現(xiàn)有條件下，單純依靠一省、一市、一縣檔案局(館)的力量建立統(tǒng)一的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，是難以實(shí)現(xiàn)的。必須依托國(guó)家電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，在省、市、縣政府電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的同時(shí)，積極爭(zhēng)取接入。在利用現(xiàn)有國(guó)家電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)資源的同時(shí)。主動(dòng)提供檔案業(yè)務(wù)服務(wù)與檔案信息共享服務(wù)。服務(wù)先行、查檔與查文并舉，網(wǎng)上文件接收、多業(yè)務(wù)共享，網(wǎng)絡(luò)歸檔、統(tǒng)一管理，分級(jí)加入、聯(lián)點(diǎn)成片，穩(wěn)步推進(jìn)全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)。

在檔案信息共享利用上，對(duì)于已開(kāi)放檔案，可以有計(jì)劃地將案卷目錄、文件目錄通過(guò)各級(jí)檔案信息網(wǎng)送到互聯(lián)網(wǎng)上，利用互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)大眾信息平臺(tái)，為全社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。檔案信息數(shù)據(jù)中心就要像銀行數(shù)據(jù)中心那樣，享受服務(wù)的大眾看不到后臺(tái)信息化的應(yīng)用情況，也不需要了解服務(wù)器在哪里、存儲(chǔ)了多少數(shù)據(jù)。無(wú)論人在哪個(gè)地區(qū)，只要能有終端，能連上后臺(tái)服務(wù)器，即可開(kāi)展各種銀行業(yè)務(wù)。檔案信息數(shù)據(jù)中心也是如此，檔案信息數(shù)據(jù)集中之后，在確保檔案信息數(shù)據(jù)可靠真實(shí)的前提下，分散在一定區(qū)域內(nèi)的各類檔案機(jī)構(gòu)把以前的數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中到后臺(tái)服務(wù)器當(dāng)中。如果有新增加的檔案信息數(shù)據(jù)，分散的各個(gè)檔案局(館)連上網(wǎng)絡(luò)即可將新的檔案信息數(shù)據(jù)納入后臺(tái)資源中。在當(dāng)?shù)乜梢蚤_(kāi)展各類檔案的服務(wù)，如查詢、登記、變更等，這些都是以遠(yuǎn)程終端的形式開(kāi)展。

3標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域間檔案館館藏檔案信息共享的關(guān)鍵

檔案信息化建設(shè)能否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，能否實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域間檔案館館藏檔案信息的共享，就看其提供的檔案數(shù)字信息能否實(shí)現(xiàn)五個(gè)“全面覆蓋”，即對(duì)各項(xiàng)檔案行政管理業(yè)務(wù)工作的“全面覆蓋”，對(duì)各項(xiàng)檔案館業(yè)務(wù)工作的“全面覆蓋”，對(duì)檔案信息服務(wù)人群的“全面覆蓋”，對(duì)檔案信息資源功能的“全面覆蓋”，對(duì)各類檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的“全面覆蓋”。要實(shí)現(xiàn)五個(gè)“全面覆蓋”，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一是一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。，在眾多與檔案信息化相關(guān)的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中，檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)更為重要與急迫。國(guó)家檔案局早些年就制定了檔案數(shù)據(jù)著錄與案卷級(jí)、目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)格式與標(biāo)準(zhǔn)，這些年國(guó)家檔案局又統(tǒng)一安排了歷史檔案、民國(guó)檔案、革命歷史檔案數(shù)據(jù)建設(shè)工程，采用的就是上述標(biāo)準(zhǔn)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不僅推動(dòng)了上述標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用，客觀上也為檔案信息數(shù)據(jù)集中打下了基礎(chǔ)。因此，在制定新標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，加大既有標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行與應(yīng)用力度，同樣重要。

4觀念改變是實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域間檔案館館藏檔案信息共享的內(nèi)動(dòng)力

檔案信息集中是實(shí)現(xiàn)檔案館館際共享的有效途徑。如果實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集中，無(wú)論是哪一個(gè)層次的檔案館，無(wú)論所屬地區(qū)經(jīng)濟(jì)條件好與不好，無(wú)論已有數(shù)據(jù)多少，只要是館際數(shù)據(jù)集中的成員單位，只要可以上網(wǎng)，就可享受全國(guó)范圍的檔案信息共享服務(wù)。

目前，多數(shù)省內(nèi)的市級(jí)城市都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)集中，更沒(méi)有實(shí)現(xiàn)省級(jí)檔案數(shù)據(jù)集中，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)省、市、縣三級(jí)檔案數(shù)據(jù)的共享。是什么原因造成了這種狀況?是技術(shù)原因嗎?我以為不是。目前的信息化技術(shù)和手段已經(jīng)非常強(qiáng)大，強(qiáng)大到幾乎沒(méi)有實(shí)現(xiàn)不了的系統(tǒng)。結(jié)合檔案信息系統(tǒng)來(lái)看，從技術(shù)手段而言，檔案信息資源的集中模式是很容易實(shí)現(xiàn)的，無(wú)非是數(shù)據(jù)量大一些，資源稍為復(fù)雜一些，周期略為長(zhǎng)一些，涉及的單位和業(yè)務(wù)范圍更多一些，網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍更寬一些。造成上述狀況的根本原因是我們的觀念陳舊，跟不上已經(jīng)變化了的現(xiàn)實(shí)。盡管國(guó)家檔案局已經(jīng)制定了檔案信息化專項(xiàng)規(guī)劃，但在各個(gè)省、市的行政轄區(qū)內(nèi)，還無(wú)法做到檔案信息資源集中。再加上區(qū)域間電子政務(wù)建設(shè)狀況不同，各檔案館的工作基礎(chǔ)不同，信息技術(shù)水平不同，當(dāng)?shù)刎?cái)政支持力度不同，即便是檔案信息數(shù)據(jù)能夠集中在一起，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)流通與共享。

在檔案信息資源的集中問(wèn)題上，有技術(shù)上與財(cái)力上的原因，但更需要我們觀念的改變與更新：在檔案信息數(shù)據(jù)上，不圖所有，但求共享；在檔案信息數(shù)據(jù)提供上，不圖全，有多少提供多少；在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)上，不圖先進(jìn)，只圖實(shí)用。只有這樣，才有可能在可預(yù)見(jiàn)的未來(lái)，實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域間檔案館館藏檔案信息資源的館際共享。

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(作者單位：廣東韶關(guān)學(xué)院檔案館來(lái)稿日期：2009-06-18)