企業(yè)控制存貨成本的財務(wù)管理技術(shù)

李　萍

一、存貨成本控制存在問題的描述

現(xiàn)代企業(yè)管理必須更加關(guān)注成本,成本管理方法也必須更加科學(xué)。然而,傳統(tǒng)成本管理由于存在諸多缺陷,已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)成本管理的需要。雖然理論界一直在倡導(dǎo)新的先進(jìn)的成本管理理念,但收效不大。由于認(rèn)識上的不足和在實(shí)際操作上的缺陷,尤其是對于存貨成本的控制和管理。這在會計實(shí)務(wù)方面還存在較大的不足和缺陷,主要表現(xiàn)在四個方面。

1.存貨是負(fù)債。當(dāng)企業(yè)的資金大量被存貨占用且不能及時變現(xiàn)時,企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險加大,從這個意義上來說,存貨就像是一種負(fù)債。

2.對ERP技術(shù)的疏漏。目前企業(yè)對資金效益管理意識、水平?jīng)]有提高到一定高度,對存貨的管理要求也就不高;由于存貨的實(shí)物管理混亂、存貨信息不準(zhǔn),因而也無法實(shí)現(xiàn)為資金管理提供依據(jù)。在實(shí)際操作方面,無論是訂貨的選擇、訂貨數(shù)量,還是貨品的分類驗(yàn)收與儲存,或者是清貨、退貨,都是為了降低存儲成本,然而實(shí)際上是悖向運(yùn)行。

3.存貨信息缺乏共享。注重了運(yùn)用數(shù)學(xué)模型和會計賬簿等手段,通過建立數(shù)學(xué)模型,確定最佳經(jīng)濟(jì)批量和最佳進(jìn)貨時間,但忽視了通過優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè),優(yōu)化存貨管理。對存貨管理還是僅僅靠一臺秤和一支筆。庫存管理談不上有什么技術(shù)手段可言,倉庫除了一本賬簿記載著存貨的收、發(fā)、存數(shù)量外,貨品其他方面的基本資料很不建全,信息的收集與交換主要依靠手工來進(jìn)行,使得存貨管理的信息化程度低。雖然在對存貨的核算上,我們也可能采用了會計核算軟件,但它畢竟只能滿足核算的需要。自動識別技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以及衛(wèi)星傳輸技術(shù)等方面的落后使我們無法實(shí)時、動態(tài)、高效地了解各種存貨信息,并實(shí)現(xiàn)存貨信息資源在部門與部門之間、部門與員工間、部門與供應(yīng)商之間的共享。

4.缺乏對物流管理的整合。存貨管理“小而全,大而全”。只注重內(nèi)部物流系統(tǒng)的整合,而忽視了對企業(yè)外部物流資源的利用。企業(yè)負(fù)責(zé)存貨計劃、采購、儲存、領(lǐng)用、出庫全過程管理占用了大量的人力、財力和物力。沒有充分利用和整合社會物流管理資源。

究其主要原因關(guān)鍵在于對存貨成本缺乏系統(tǒng)技術(shù)控制,以求能更好地為企業(yè)進(jìn)行管理和控制,提高企業(yè)利潤。

二、存貨成本控制的技術(shù)

存貨內(nèi)部控制涉及的部門較多,一般會涉及計劃部門、倉庫、生產(chǎn)部門、銷售部門、會計部門,所以其控制點(diǎn)也多,主要包括計劃控制、合同訂立、材料驗(yàn)收、付款、審核、賬賬核對、清理、領(lǐng)料、發(fā)料、復(fù)核、分析等多個控制點(diǎn)。根據(jù)存貨的業(yè)務(wù)流程,可以分為采購、庫管、領(lǐng)用、盤存等多方面,其中采購和領(lǐng)用兩個方面是重點(diǎn)。建立完善的存貨內(nèi)部控制應(yīng)重點(diǎn)抓好采購和領(lǐng)用:

1.存貨采購內(nèi)部控制。(1)存貨采購審批內(nèi)部控制。要保證存貨采購業(yè)務(wù)按計劃申報程序進(jìn)行,由采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的計劃和材料請購單編制采購計劃,提出具體的采購目錄,經(jīng)主管計劃的負(fù)責(zé)人審核后報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。(2)簽訂存貨采購合同內(nèi)部控制。要保證存貨采購在授權(quán)下按合同進(jìn)行。要求主管領(lǐng)導(dǎo)對采購人員進(jìn)行授權(quán)委托,授權(quán)的內(nèi)容一定是經(jīng)過有關(guān)部門批準(zhǔn)的內(nèi)容;采購人員按計劃簽訂合同,無權(quán)在授權(quán)之外簽訂合同和變更合同的內(nèi)容,合同的副本應(yīng)送會計和計劃部門審核價格與留存。(3)存貨驗(yàn)收和入庫內(nèi)部控制。要保證存貨采購數(shù)量、品種、質(zhì)量符合合同的要求,做到準(zhǔn)確、安全入庫。(4)存貨核算內(nèi)部控制。應(yīng)通過采購部門和財會部門的日常核算保證存貨采購業(yè)務(wù)資料準(zhǔn)確、真實(shí)。(5)存貨內(nèi)部稽核內(nèi)部控制。應(yīng)保證采購業(yè)務(wù)的記錄正確,做到賬賬、賬表、賬實(shí)相符。月末將收料單與材料明細(xì)賬核對,清理在途料,結(jié)轉(zhuǎn)材料成本差異,同時材料明細(xì)賬還應(yīng)同財務(wù)部門的材料分類賬、總賬核對,由內(nèi)部稽核人員復(fù)核記賬憑證和原始憑證是否符合內(nèi)部控制程序和會計制度。(6)存貨內(nèi)部審計。應(yīng)保證存貨業(yè)務(wù)合同有效,保管安全,付款正確,會計核算準(zhǔn)確,各部門資料反映真實(shí)可靠。由內(nèi)部審計人員抽查存貨采購合同,審查合同是否經(jīng)過授權(quán)、是否有效,同時審查在途存貨,審核各部門核算是否正確,各部門反映的數(shù)據(jù)是否相符,有無違反規(guī)定程序和舞弊行為,還要對存貨的內(nèi)控措施進(jìn)行評價。

2.存貨領(lǐng)用內(nèi)部控制。(1)存貨領(lǐng)用審批內(nèi)部控制。存貨領(lǐng)用應(yīng)制定定額,同時以批準(zhǔn)才能進(jìn)行。領(lǐng)用的材料應(yīng)有工藝部門核定消耗定額,屬于間接費(fèi)用的消耗、修理用料等,應(yīng)編制計劃或核定費(fèi)用定額,生產(chǎn)部門根據(jù)計劃、定額填制限額領(lǐng)料單向庫房領(lǐng)料。存貨領(lǐng)用須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。(2)存貨發(fā)出內(nèi)部控制。應(yīng)保證存貨領(lǐng)用無誤,手續(xù)齊全。倉庫保管要審核領(lǐng)料單。雙方要檢查數(shù)量和質(zhì)量,并簽字或蓋章。材料發(fā)出后,保管人員要按計劃價格標(biāo)明金額,登記材料卡片,并轉(zhuǎn)材料記賬員記賬后隨發(fā)料匯總表定期送往財務(wù)部門。(3)存貨領(lǐng)用核算內(nèi)部控制。應(yīng)保證存貨領(lǐng)用業(yè)務(wù)記錄真實(shí),領(lǐng)發(fā)無誤。要求倉庫保管員發(fā)貨后及時登記存貨臺賬;財會部門根據(jù)材料記賬員的發(fā)料匯總表按用途匯總分配,匯總領(lǐng)料單,分?jǐn)偛牧铣杀静町?分類制證,登記有關(guān)賬務(wù)。(4)存貨領(lǐng)用內(nèi)部稽核。應(yīng)保證存貨安全,記錄正確。由內(nèi)部稽核人員審核領(lǐng)料單,核對收發(fā)憑證和存貨臺賬,檢查收發(fā)記錄和結(jié)存余額,查看存貨的領(lǐng)用會計核算是否準(zhǔn)確。(5)存貨盤點(diǎn)及處理內(nèi)部控制。應(yīng)保證存貨賬實(shí)相符。倉庫保管員應(yīng)定期盤點(diǎn)庫存存貨,編制存貨盤點(diǎn)表,并提出處理意見。財會人員年底應(yīng)抽查存貨盤點(diǎn)表,對于生產(chǎn)中已無轉(zhuǎn)讓價值的存貨及其他足以證明已無實(shí)用價值和轉(zhuǎn)讓價值的存貨,根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門批準(zhǔn)的處理意見,同倉庫保管員共同調(diào)整存貨賬務(wù),以確保賬實(shí)相符。

總之,深化成本管理改革日益成為一個突出而又迫切的問題。優(yōu)勝劣汰是競爭的基本法則,企業(yè)要生存、求發(fā)展,就必須苦練內(nèi)功,采取各種措施、降低成本,以低于競爭對手的成本進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營,企業(yè)才能在競爭中立于不敗之地。□(編輯/丹桔)