檔案館數(shù)字化面臨的現(xiàn)實問題

李潤華　孫桂麗　馮志紅

目前各地各級檔案館都把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”納人工作的發(fā)展計劃,傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實問題引起了人們的重視,檔案工作者愈來愈廣泛關(guān)注著信息化進程,關(guān)注著電子文件和數(shù)字化檔案及其管理問題,并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此進行規(guī)劃和投資。

一、檔案信息電子化的問題現(xiàn)狀

1.原有館藏檔案基本上是以紙質(zhì)檔案為主,數(shù)字化程度不高。目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、年代跨度長,且由于多年來一直處于封閉式管理之中,再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同,整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況,形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。

2.檔案系統(tǒng)軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件使用的計算機語言不同不能互用,并且用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)文件查詢檢索功能較弱,工作性能單一,數(shù)據(jù)庫軟件升級緩慢,不能形成電子文件,就不能最大限度地利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程。

3.在我國用于檔案信息數(shù)據(jù)交換的機讀目錄系統(tǒng)還不完善,檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。電子檔案的征集、接收還沒有全面實施。我國正逐步建立現(xiàn)行檔案目錄中心,并且直接接收電子檔案,因而在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺上能夠直接為社會和公眾提供服務(wù),履行政府職能。另一方面應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。這就構(gòu)建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最基本的電子信任體系,在網(wǎng)上進行有關(guān)社會活動便有了可信的安全保障。

二、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、法制化問題的挑戰(zhàn)及解決對策

在我國檔案管理信息規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對比較低,造成應(yīng)用范圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:

1.管理體制、管理方式不同,難于實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性,我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜,分散管理是其突出特點,造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。

2.信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級、換代,標(biāo)準(zhǔn)不斷變化,加劇了檔案管理信息化的風(fēng)險,加大了投入和建設(shè)難度。建立電子檔案,不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題,而且至今在標(biāo)準(zhǔn)、法律依據(jù)等方面都還是空白。

3.標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程,造成大量低水平的重復(fù)建設(shè);相關(guān)法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。為此各地檔案館采取了相應(yīng)的解決對策。

在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則:

以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主,制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理,可操作性強,而且與管理體制的關(guān)系較為超脫,因此在不與法律相沖突的情況下,標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn),特別是約束力強,但管理范圍有限,所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上,配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

三、檔案信息安全與技術(shù)問題的挑戰(zhàn)

1.安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個重要方面。檔案信息對安全保密有嚴(yán)格的要求,有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的,所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類,檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對此應(yīng)該形成一整套管理制度體系,此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進行自動控制,才能做到更加嚴(yán)密。

2.檔案管理技術(shù)是長期堅持不懈、不斷發(fā)展的重要技術(shù)之一。將這些技術(shù)綜合、集成應(yīng)用是檔案管理的特點。在進行檔案管理信息化建設(shè),積極構(gòu)建電子檔案時必須在整合、集成上狠下工夫。

四、數(shù)字化建設(shè)資金投入與工作人員素質(zhì)的挑戰(zhàn)

1.館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心,其數(shù)字化建設(shè)的工程量巨大,需要投人大量的人力物力,各級檔案部門應(yīng)根據(jù)自身特點采取不同的建設(shè)模式:(1)大型綜合性檔案館。這種模式見效快,但投入高,需要很強的經(jīng)濟支持和技術(shù)支持。(2)中小型綜合檔案館。這種模式見效慢,投入較少,對技術(shù)要求也不高。館藏檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,以數(shù)據(jù)庫的形式存在。

2.人才問題是關(guān)系到檔案館數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館數(shù)字化建設(shè)的過程是與新知識、新技術(shù)的普及密不可分的,所以各類相關(guān)人才的引進和培養(yǎng)必須引起高度的重視。

缺乏計算機技術(shù)及與檔案工作有關(guān)系的內(nèi)容,其結(jié)果也就使得檔案界嚴(yán)重缺乏既具有檔案專業(yè)知識又具有計算機等相關(guān)知識的復(fù)合型人才,阻礙了計算機等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案事業(yè)上的運用。□ (編輯/永安)