論企業(yè)檔案信息化建設(shè)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

黃嘉憶

(中南建筑設(shè)計(jì)院,湖北 武漢 430071)

摘要:隨著改革開(kāi)放的不斷深入和信息技術(shù)的飛速發(fā)展,檔案工作進(jìn)入了信息時(shí)代。但是企業(yè)檔案館在信息化建設(shè)過(guò)程中,存在信息資源開(kāi)發(fā)不足,信息交流與共享程度低的問(wèn)題,對(duì)信息化重要性的認(rèn)識(shí)有待普及和深化,信息服務(wù)水平和質(zhì)量有待進(jìn)一步提高。從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)計(jì)等幾個(gè)方面分析了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;信息化建設(shè);機(jī)遇;挑戰(zhàn)

中圖分類號(hào):TP39文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):16723198(2009)15026001

1引言

企業(yè)檔案,不僅是國(guó)家檔案的重要來(lái)源,也是在企業(yè)日常事務(wù)中必不可少的憑證和參考。近年來(lái),企業(yè)檔案管理已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代。它將實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化,管理方式的網(wǎng)絡(luò)化,決策的智能化和檔案信息利用的電子化。

2企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀

2.1檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代,檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得顯著成績(jī),信息化程度逐步提高,各地各部門檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化,檔案信息資源正處于大力開(kāi)發(fā)利用之中。截至2004年,全國(guó)檔案部門擁有微機(jī)26000多臺(tái),網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器1500多個(gè)。

2.2檔案信息資源建設(shè)

目前檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量都有了很大改觀,各級(jí)檔案館藏超過(guò)了2.1億卷,檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點(diǎn)。同時(shí)檔案信息資源開(kāi)發(fā)理念的缺失與檔案信息需求主體的改變導(dǎo)致社會(huì)檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化。

2.3檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

曾有學(xué)者在2005年對(duì)湖南省檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了一番調(diào)查,發(fā)現(xiàn)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)在全省各級(jí)檔案館的普及率比較高,而且應(yīng)用較早。在檔案網(wǎng)站建設(shè)上,截止目前我國(guó)還沒(méi)有建立起全國(guó)統(tǒng)一的檔案門戶網(wǎng)站,也沒(méi)有構(gòu)建起大規(guī)模的國(guó)家檔案數(shù)據(jù)庫(kù),還無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)外一體化的檔案信息服務(wù)。

2.4檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

截至2007年,我國(guó)已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)共45個(gè),涉及檔案信息化內(nèi)容的有7個(gè),其中國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)2個(gè),行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)5個(gè),而真正具有現(xiàn)代信息化意義的則只有5個(gè),占所有標(biāo)準(zhǔn)的11%。這與“十五”《綱要》中的規(guī)劃相差甚遠(yuǎn)。同時(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)大多陳舊過(guò)時(shí),并且標(biāo)準(zhǔn)之間相關(guān)內(nèi)容不一致,標(biāo)準(zhǔn)制定工作落后,宣傳力度不夠等情況制約了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)。

2.5檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

根據(jù)信息產(chǎn)業(yè)部披露的信息,2003年度我國(guó)的信息化指數(shù)為38.46,而國(guó)內(nèi)的信息化人才資源指數(shù)僅為13.43。從這兩個(gè)數(shù)據(jù)中可看出我國(guó)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與人才需求是不平衡的。據(jù)此有關(guān)學(xué)者進(jìn)行了研究分析,張照余指出產(chǎn)生這一不平衡的因素主要有:(1)檔案從業(yè)者的信息化素養(yǎng)總體偏低;(2)技術(shù)型人才嚴(yán)重缺乏;(3)“中間性”人才(所謂中間性人才是指既懂管理又懂技術(shù)的人才)缺失;(4)人才引入、激勵(lì)政策有待完善。

3企業(yè)檔案信息化建設(shè)的不足

信息技術(shù)的進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的興起為我國(guó)企業(yè)檔案館利用后發(fā)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了機(jī)遇,同時(shí),信息技術(shù)在企業(yè)檔案中的應(yīng)用已得到廣泛認(rèn)可。但是企業(yè)檔案館在信息化建設(shè)過(guò)程中,存在信息資源開(kāi)發(fā)不足,信息交流與共享程度低的問(wèn)題,對(duì)信息化重要性的認(rèn)識(shí)有待普及和深化,信息服務(wù)水平和質(zhì)量有待進(jìn)一步提高。

3.1自身技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后

幾乎所有檔案館都擁有臺(tái)式機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)IT終端與外設(shè)產(chǎn)品,但網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的擁有率很低,數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、MIS、GIS等應(yīng)用軟件的擁有率更低。相當(dāng)多的檔案館的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上。不論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平,還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等等都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。

3.2檔案館仍未走出封閉狀態(tài)

大多數(shù)檔案館的工作方式基本上是接收移交的檔案,編目立卷、存儲(chǔ)入庫(kù)、查閱調(diào)卷幾步曲,檔案館類似于資料倉(cāng)庫(kù)“,活”信息被束之高閣,變成了“死”檔案。

3.3檔案介質(zhì)仍囿于傳統(tǒng)形式

目前檔案館絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案,光盤技術(shù)和機(jī)讀方式雖已運(yùn)用,但十分有限,數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相去甚遠(yuǎn)。電子文件接收歸檔管理仍未提上日程。

3.4資源共享觀念淡薄

檔案館藏一直是衡量檔案館規(guī)模和地位的重要指標(biāo),于是追求自我實(shí)體擁有成為檔案館工作的重中之重。但如何將自我主體擁有的館藏置于整個(gè)社會(huì)信息體系中,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享,至今仍然未被重視。

3.5檔案資源的深度開(kāi)發(fā)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)需要

各檔案館在地下管線檔案信息化、工程地質(zhì)檔案信息化、城市管網(wǎng)、路網(wǎng)、市政、公用設(shè)施等檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)的重要性未被檔案館管理決策層充分認(rèn)識(shí)到。

4對(duì)檔案信息化的思考

4.1提高認(rèn)識(shí),統(tǒng)籌規(guī)劃

首先必須在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要意義,它是全球、國(guó)家、區(qū)域信息的一個(gè)重要組成部分。在當(dāng)今信息公開(kāi)程度越來(lái)越高的形勢(shì)下,檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化,利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代,只有當(dāng)檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí),檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來(lái)。因此,我們要按照有關(guān)規(guī)定千方百計(jì)將呆滯在庫(kù)房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實(shí)有用信息。

其次,作好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案信息化,是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查,包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃,包括掃描儀等硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化要經(jīng)過(guò)一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程,硬件的購(gòu)置不可能一步到位,也不需要一步到位,應(yīng)從實(shí)際和長(zhǎng)遠(yuǎn)打算,保證掃描儀等硬件設(shè)施的配套,使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。檔案數(shù)字化實(shí)施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn),分步進(jìn)行”的原則,對(duì)館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先行數(shù)字化,早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

4.2檔案數(shù)字化必須有所選擇

針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源,不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。在實(shí)際工作當(dāng)中,采用的原則是“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化,力爭(zhēng)做到數(shù)字化的檔案信息應(yīng)該是高價(jià)值、高利用率、有序、標(biāo)準(zhǔn)、有特色的信息資源。

4.3做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置

掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響,其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰,其相應(yīng)的掃描時(shí)間和存儲(chǔ)空間就要增加;分辨率參數(shù)選得低,掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮,包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。

4.4做好檔案數(shù)字化的全程控制

在檔案數(shù)字化過(guò)程中,要注重全面的質(zhì)量檢查,加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容:

(1)數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確,對(duì)折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。

(2)數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌,字跡清楚不失真,幅面擺放正確,亮度適當(dāng),既沒(méi)丟失信息,又無(wú)增加信息,無(wú)錯(cuò)掃、漏掃,對(duì)文件圖像質(zhì)量有問(wèn)題的應(yīng)重新掃描;采集錄入數(shù)據(jù)要豐富、準(zhǔn)確。

(3)數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過(guò)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行聯(lián)接,形成一一對(duì)應(yīng)。

參考文獻(xiàn)

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