項(xiàng)目管理思想在大型建筑企業(yè)物流信息系統(tǒng)開發(fā)中的應(yīng)用

章大海

摘要:項(xiàng)目管理在日益增多的領(lǐng)域的迅速發(fā)展,為其在大型建筑企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用提供了機(jī)會。本文在從項(xiàng)目管理的基本概念、實(shí)施階段和成功因素等方面分析了項(xiàng)目管理的理論基礎(chǔ);在此基礎(chǔ)上,簡要介紹了物流信息系統(tǒng)對于大型建筑企業(yè)提升核心競爭力發(fā)揮的重要作用;最后,重點(diǎn)將項(xiàng)目管理的思想應(yīng)用于建筑企業(yè)物流信息系統(tǒng)開發(fā)之中,提高企業(yè)信息化的成功率和收益。

關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理;物流;信息系統(tǒng)

中圖分類號:F270.7文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)17—0145—04

一、引言

中國加入世界貿(mào)易組織后,為適應(yīng)管理與國際接軌的需要,項(xiàng)目管理(Project Management,PM)作為一種科學(xué)的綜合性管理方式在迅速得到人們的重視,越來越多的學(xué)者和企業(yè)管理者對項(xiàng)目管理進(jìn)行了一系列的理論研究和實(shí)際探索。由于人類社會的大部分活動都可以按項(xiàng)目來運(yùn)作,因此項(xiàng)目管理已深入到各行各業(yè),以不同的類型、不同的規(guī)模出現(xiàn)。對企業(yè)來說,項(xiàng)目管理思想可以指導(dǎo)其大部分生產(chǎn)經(jīng)營活動。物流信息系統(tǒng)(Logistics Information System,LIS)的開發(fā)由于涉及到企業(yè)的生產(chǎn)與管理流程的變革、組織流程重組以及經(jīng)營管理理念的轉(zhuǎn)變而成為一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程。自上個世紀(jì)70年代開始,人們認(rèn)識到在信息系統(tǒng)的開發(fā)中如果引入項(xiàng)目管理理論和方法,這樣就可以加快系統(tǒng)開發(fā)的速度、保證質(zhì)量,以及降低開發(fā)成本。然而這一引入必須要遵循科學(xué)的方法,需要結(jié)合信息系統(tǒng)的實(shí)際,開發(fā)出一套合適的管理方法。

本文就是在結(jié)合我國建筑企業(yè)物流信息系統(tǒng)普遍存在的問題的基礎(chǔ)上,將現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論和方法應(yīng)用于大型建筑企業(yè)物流信息系統(tǒng)的開發(fā)之中,以提高企業(yè)信息化建設(shè)的成功率和信息化收益。

二、項(xiàng)目管理的理論基礎(chǔ)

項(xiàng)目管理在20世紀(jì)50年代產(chǎn)生的時候只是作為一種計劃與控制技術(shù)而產(chǎn)生的,但是經(jīng)過半個世紀(jì)的迅速發(fā)展,已經(jīng)成為一種時用于完成復(fù)雜工作任務(wù)的特殊組織形式、一系列工作價值觀的獨(dú)特的管理哲學(xué),并在現(xiàn)代管理理論和實(shí)踐中占有一定的地位。

(一)項(xiàng)目、項(xiàng)目管理的概念與特點(diǎn)

美國項(xiàng)目管理協(xié)會(Project Management Institutitute,PMI)對“項(xiàng)目”下了一個簡潔定義——項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)而進(jìn)行的臨時性事業(yè)①,即項(xiàng)目是具有明確的開始和結(jié)束時間,必須在規(guī)定的成本、質(zhì)量和范圍等限制條件下完成的一次性事業(yè)。這正好與Cleland D.I和Kerzner H(1985)“項(xiàng)目是由人力和非人力資源所組成的、為達(dá)到一個特定的目的的臨時性組織”的定義非常接近。②

與“項(xiàng)目”對應(yīng)的就是“項(xiàng)目管理”的概念?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理是由獨(dú)特的管理哲學(xué)、一整套工作價值觀和信念以及一系列計劃和控制技術(shù)所組成的有機(jī)整體及其應(yīng)用,以便在規(guī)定的時間、成本、質(zhì)量和范圍等限制條件下完成一次性事業(yè),來滿足各項(xiàng)目關(guān)系人對項(xiàng)目的期望,不僅包括“技術(shù)層面”,還包括比較人性化的“社會層面”。由此可見,項(xiàng)目管理(1)是一種區(qū)別于傳統(tǒng)的組織管理的獨(dú)特的管理哲學(xué),(2)有一整套長期積累的有利于項(xiàng)目順利進(jìn)行的工作價值觀和信念,(3)是計劃和控制工具和技術(shù)的有機(jī)組合,(4)目的是實(shí)現(xiàn)微觀目標(biāo)(在規(guī)定的時間、成本、質(zhì)量和范圍等限制條件下完成一次性事業(yè))和宏觀目標(biāo)(滿足各項(xiàng)目關(guān)系人在項(xiàng)目上的利益追求)[1]。

(二)項(xiàng)目管理的實(shí)施步驟

項(xiàng)目管理的實(shí)施步驟可以劃分為五個階段[5]:(1)項(xiàng)目選擇與定義。此階段的主要工作是識別項(xiàng)目需求,確認(rèn)項(xiàng)目需求,選擇項(xiàng)目和確定項(xiàng)目的要實(shí)現(xiàn)的總體目標(biāo)。(2)項(xiàng)目啟動。此階段的任務(wù)是根據(jù)項(xiàng)目類別確定項(xiàng)目經(jīng)理人選,組建項(xiàng)目工作團(tuán)隊,并制定團(tuán)隊規(guī)則。此階段是決定項(xiàng)目是否順利進(jìn)行并取得成功的核心。(3)項(xiàng)目計劃。此階段的主要工作是將項(xiàng)目總體目標(biāo)細(xì)化、制定工作分解結(jié)構(gòu)、編制網(wǎng)絡(luò)計劃和資金預(yù)算、確定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和保證、編制招標(biāo)采購文件和制定項(xiàng)目管理計劃。(4)項(xiàng)目實(shí)施。主要是按計劃實(shí)施項(xiàng)目、對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督與控制、對項(xiàng)目變更進(jìn)行管理,并對項(xiàng)目實(shí)施中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。(5)項(xiàng)目收尾。此階段主要是對項(xiàng)目進(jìn)行試運(yùn)行,并對項(xiàng)目進(jìn)行后評價。

(三)項(xiàng)目管理應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)與成功的因素

一般來說,越是大型、復(fù)雜、跨學(xué)科的項(xiàng)目,越需要專業(yè)的項(xiàng)目管理。Stewart(1995)提出了用來衡量一個項(xiàng)目是否需要用專業(yè)項(xiàng)目管理的四個標(biāo)準(zhǔn)[2]:項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目規(guī)模的大小;人們對項(xiàng)目的生疏程度;項(xiàng)目的復(fù)雜程度;人們在項(xiàng)目上的利益大小。在這四個方面程度越高的項(xiàng)目,越需要專業(yè)的項(xiàng)目管理。如果一個項(xiàng)目滿足預(yù)先確定的內(nèi)容范圍、進(jìn)度時間和質(zhì)量要求,同時項(xiàng)目產(chǎn)品又得到客戶的認(rèn)可,即可以認(rèn)為該項(xiàng)目取得成功。成功的項(xiàng)目管理應(yīng)該取決于三個階段的努力:(1)項(xiàng)目開始前必須“了解什么是客戶的成功”。(2)項(xiàng)目執(zhí)行中能夠“擔(dān)負(fù)客戶成功的責(zé)任”。(3)項(xiàng)目結(jié)束后能“幫助客戶實(shí)現(xiàn)價值”[4]。

三、物流信息系統(tǒng)及其在大型建筑企業(yè)核心競爭力培育中的作用

企業(yè)信息化的發(fā)展趨勢可以概括為以下四個方面:產(chǎn)品設(shè)計的信息化為產(chǎn)品注入了無窮的動力;生產(chǎn)過程的信息化提高了生產(chǎn)效率、質(zhì)量和企業(yè)的核心競爭力;經(jīng)營管理的信息化優(yōu)化了資源配置,改變了企業(yè)的管理模式;電子商務(wù)和集成化供應(yīng)鏈管理技術(shù)的應(yīng)用,促進(jìn)了制造業(yè)市場的重組與優(yōu)化③。20世紀(jì)80年代以前,企業(yè)部門間的信息流以及供應(yīng)成員之間的信息流,在很大程度上是以紙張文件為基礎(chǔ),傳遞和交流的速度緩慢,容易出錯,可靠性差。特別是管理成本高,因?yàn)樗鼫p慢了公司內(nèi)部設(shè)計、發(fā)展、采購、制造和分銷產(chǎn)品的步伐,還妨礙了組織間進(jìn)行有力的資本重組?；谛畔⒓夹g(shù)的一體化物流信息系統(tǒng)是影響企業(yè)物流未來發(fā)展最重要的因素。一體化物流信息系統(tǒng)不僅是一體化生產(chǎn)物流管理成功實(shí)施的關(guān)鍵,也是企業(yè)內(nèi)部物流功能整合實(shí)現(xiàn)內(nèi)部物流一體化乃至供應(yīng)鏈管理的關(guān)鍵所在。

隨著全球建筑市場競爭的日益激烈和計算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展,企業(yè)管理也已經(jīng)由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理,信息化已經(jīng)成為建筑企業(yè)快速發(fā)展的決定性因素和強(qiáng)大推動力。從企業(yè)戰(zhàn)略管理的角度,企業(yè)信息化的本質(zhì)是利用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息資源的整合及其與信息資源所有者的集成,從而實(shí)現(xiàn)資源與變化的環(huán)境,尤其是市場與客戶相適應(yīng)?，F(xiàn)代建筑物流的效率在很大程度上取決于新興信息技術(shù)的應(yīng)用程度④。目前,我國建筑企業(yè)的信息化管理水平普遍比較落后,特別是一些老國有建筑企業(yè),雖然信息化建設(shè)起步比較早,但是由于缺少長期的、統(tǒng)一的規(guī)劃,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重,并且各自的信息子系統(tǒng)功能不完善,各單位或部門的子系統(tǒng)沒有能實(shí)現(xiàn)功能的整合。還有不少企業(yè)基礎(chǔ)自動化與過程自動化基礎(chǔ)良好,而過程自動化與管理信息系統(tǒng)至今存在很大差距。因此,加強(qiáng)企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),搭建企業(yè)信息化平臺,充分利用互聯(lián)網(wǎng),開展企業(yè)電子商務(wù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營、銷售的信息化,是提升我國建筑產(chǎn)業(yè)競爭力的重要途徑。⑤

四、基于項(xiàng)目管理的大型建筑企業(yè)一體化物流信息系統(tǒng)開發(fā)

大型建筑企業(yè)一體化物流信息系統(tǒng)項(xiàng)目涉及到的范圍非常廣、項(xiàng)目規(guī)模龐大、項(xiàng)目投入巨大、公司在項(xiàng)目上的利益和承擔(dān)風(fēng)險都相當(dāng)大,因此系統(tǒng)開發(fā)過程是一個龐大的系統(tǒng)工程,需要進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃,進(jìn)行管理信息系統(tǒng)的全面改革,而不是簡單模仿人工管理或者人工管理的計算機(jī)化,更不是生產(chǎn)的自動化和數(shù)據(jù)處理的簡單組合。根據(jù)Stewart的“四標(biāo)準(zhǔn)論”,這種涉及到建筑企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售和信息處理的復(fù)雜的系統(tǒng)項(xiàng)目,迫切需要專業(yè)的項(xiàng)目管理。一般來說,大型建筑企業(yè)一體化物流信息系統(tǒng)的開發(fā)項(xiàng)目要經(jīng)過五個階段:項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目規(guī)劃階段、系統(tǒng)分析階段、系統(tǒng)設(shè)計和項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)階段。

(一)一體化物流信息系統(tǒng)開發(fā)的準(zhǔn)備階段

在一體化物流信息系統(tǒng)開發(fā)的準(zhǔn)備階段,建筑企業(yè)必須解決:根據(jù)需求分析選擇項(xiàng)目,并組建項(xiàng)目管理團(tuán)隊。

1.根據(jù)需求分析選擇項(xiàng)目。建筑企業(yè)之所以決定實(shí)施一體化物流信息系統(tǒng)項(xiàng)目,肯定是基于企業(yè)內(nèi)外部的壓力;因此對項(xiàng)目需求的分析可以從內(nèi)部和外部兩方面進(jìn)行。一般來說,企業(yè)外部壓力主要有兩種情形:一種壓力來自于自身的領(lǐng)先戰(zhàn)略與同行追隨戰(zhàn)略的共同作用,因?yàn)榇笮徒ㄖ髽I(yè)要想不斷保持在國內(nèi)外的競爭優(yōu)勢,就必須不斷超越競爭對手;另一種壓力來自于打破同行之間信息化優(yōu)勢均衡,因?yàn)樵谄髽I(yè)和競爭對手都已經(jīng)引進(jìn)了信息系統(tǒng)后,雙方的力量對比又形成了新的均衡。而企業(yè)內(nèi)部壓力主要來自以下方面:減少人工操作造成的失誤與損失、采用新的生產(chǎn)技術(shù)或信息技術(shù)、改進(jìn)部門之間的協(xié)調(diào)與合作、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部生產(chǎn)實(shí)時數(shù)據(jù)信息的共享以及實(shí)現(xiàn)物流、信息流、商流與資金流的同步運(yùn)作等等。從這個基本觀點(diǎn)出發(fā),建筑企業(yè)必須重新審視企業(yè)目前的信息化現(xiàn)狀和企業(yè)市場環(huán)境和經(jīng)營環(huán)境,做好企業(yè)信息化的規(guī)劃,從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略角度思考如何進(jìn)一步創(chuàng)造價值;全面、廣泛地使整個企業(yè)在各方面實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、自動化、系統(tǒng)化和智能化管理,最大限度的發(fā)揮各個系統(tǒng)和環(huán)節(jié)的效益。

在項(xiàng)目需求分析的基礎(chǔ)上,企業(yè)就必須對將要實(shí)施的項(xiàng)目進(jìn)行可行性研究,選擇合適的項(xiàng)目,以滿足公司在生產(chǎn)、市場、財務(wù)、人事以及其他方面的目標(biāo)的需要[3]。企業(yè)在選擇項(xiàng)目的時候應(yīng)該考慮技術(shù)復(fù)雜程度、跨專業(yè)和部門程度、投資規(guī)模大小和項(xiàng)目工期長短等因素的影響,選擇成功可能性大的項(xiàng)目。

2.成立一體化物流信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊建設(shè)。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)層決定啟動一體化物流信息系統(tǒng)項(xiàng)目后,必須著手項(xiàng)目團(tuán)隊建設(shè),確定項(xiàng)目團(tuán)隊在整個公司中與其他部門的關(guān)系,并且設(shè)計項(xiàng)目團(tuán)隊內(nèi)部結(jié)構(gòu)和進(jìn)行團(tuán)隊建設(shè)。

(1)成立信息化工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和指揮部。公司總經(jīng)理擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長,領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定信息化計劃,同時為信息化建設(shè)提供資金和強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)支持。項(xiàng)目指揮部是信息化建設(shè)的管理與執(zhí)行部門,統(tǒng)一管理一體化物流信息系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)。

(2)項(xiàng)目指揮部組成及其與相關(guān)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系。指揮部的各個指揮長由各部門的一把手擔(dān)任,并設(shè)立了專門小組(如生產(chǎn)技術(shù)組、質(zhì)量組、財務(wù)組、材料組、勞資組、安全組和企管組);各專業(yè)組在本部門業(yè)務(wù)流程討論過程中,由所有部門的一把手(即所謂的“一把手工程”)作為各專業(yè)組的指揮長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。各指揮長代表所在專業(yè)組在指揮部大會上進(jìn)行討論,最后在爭論中達(dá)成共識;經(jīng)過各專業(yè)組討論后達(dá)成的這些共識隨后上報給領(lǐng)導(dǎo)小組。由于每個專業(yè)組都有各自的主流程,都考慮到自身的利益,并且組與組之間有相互聯(lián)系;所以,在各專業(yè)組之間發(fā)生沖突時,由指揮部長站在公司的角度進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào),以達(dá)成內(nèi)部一致性意見。

(3)項(xiàng)目團(tuán)隊組織結(jié)構(gòu)。指揮部長的權(quán)力結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目跨部門的性質(zhì)、項(xiàng)目較大的不確定性和風(fēng)險以及項(xiàng)目指揮部各成員在各自領(lǐng)域的專長,決定了大型建筑企業(yè)一體化物流信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊?wèi)?yīng)該采取比較合理的矩陣式組織結(jié)構(gòu)。

總之,項(xiàng)目團(tuán)隊成員的特性、團(tuán)隊邊界的模糊性以及團(tuán)隊的臨時性,決定了一體化物流信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊建設(shè)和結(jié)構(gòu)設(shè)計是系統(tǒng)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié),需要引起足夠重視。

(二)一體化物流信息系統(tǒng)開發(fā)的系統(tǒng)規(guī)劃階段

一體化物流信息系統(tǒng)的開發(fā)涉及由企業(yè)高層到低層、由整體到局部、由決策到執(zhí)行等各個層次、多個管理部門,以及企業(yè)人財物等資源的配置;并且系統(tǒng)的各子系統(tǒng)除了完成相對獨(dú)立的功能之外,相互之間還需要協(xié)調(diào)工作;因此,如果沒有一個總體規(guī)劃來統(tǒng)籌安排和協(xié)調(diào),企業(yè)必將承擔(dān)巨大的系統(tǒng)開發(fā)風(fēng)險,項(xiàng)目也極可能失敗。大型建筑一體化物流信息系統(tǒng)總體規(guī)劃是對企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略以及信息系統(tǒng)建設(shè)的客觀規(guī)律,考慮企業(yè)內(nèi)外環(huán)境制定物流信息系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略、總體設(shè)計方案,合理安排系統(tǒng)建設(shè)的過程。

建筑企業(yè)一體化物流信息系統(tǒng)總體規(guī)劃主要包括以下內(nèi)容[6]:

⑴項(xiàng)目概述;⑵項(xiàng)目的目標(biāo)分析和論證;⑶項(xiàng)目管理的組織;⑷項(xiàng)目采購和合同結(jié)構(gòu)分析;⑸投資控制的方法和手段;⑹進(jìn)度控制的方法和手段;⑺質(zhì)量控制的方法和手段;⑻安全、健康與環(huán)境管理;⑼信息管理的方法和手段;⑽技術(shù)線路和關(guān)健技術(shù)的分析;⑾設(shè)計過程的管理;⑿施工過程的管理;⒀風(fēng)險管理的策略等。

需要指出的是大型建筑企業(yè)一體化物流信息系統(tǒng)總體規(guī)劃應(yīng)該體現(xiàn)以下原則:

(1)整體性原則。由于一體化物流信息系統(tǒng)由許多功能內(nèi)容不同的、相對獨(dú)立的部分組成,但它們之間有密切聯(lián)系,相互制約又相互促進(jìn),是一個有機(jī)整體,有其內(nèi)在規(guī)律性;因此,系統(tǒng)規(guī)劃必須站在整個企業(yè)的高度,立足于向整個企業(yè)提供一致性信息,實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)信息一次錄入、全公司共享。

(2)超前性原則。建筑企業(yè)市場環(huán)境和經(jīng)營環(huán)境的不確定性,以及行業(yè)生產(chǎn)方式的改進(jìn)和管理理念的變革,要求一體化物流信息系統(tǒng)一定的超前性,即注意信息系統(tǒng)的可擴(kuò)展性、開放性以及整體集成性,能適應(yīng)IT技術(shù)發(fā)展帶來的變更和企業(yè)管理模式、業(yè)務(wù)模式帶來的不斷變革,以滿足不確定性對系統(tǒng)的需求。

(3)階段性原則。一體化物流信息系統(tǒng)開發(fā)是一個不斷擴(kuò)充、不斷發(fā)展的過程;在制定信息化目標(biāo)和實(shí)施信息化時,不能一蹴而就,必須考慮到它的階段性,即分階段定標(biāo)、分階段實(shí)施和分階段見效。

(三)一體化物流信息系統(tǒng)開發(fā)的系統(tǒng)分析階段

一體化物流信息系統(tǒng)分析是在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上,由系統(tǒng)分析人員詳細(xì)了解現(xiàn)行各獨(dú)立系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)活動的工作流程和信息處理流程,對現(xiàn)行系統(tǒng)環(huán)境、實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理信息系統(tǒng)的軟硬件條件、企業(yè)外部聯(lián)系、企業(yè)能力和發(fā)展規(guī)劃以及各種資源限制條件等進(jìn)行描述,并重點(diǎn)對現(xiàn)行物流信息系統(tǒng)的目標(biāo)、功能、數(shù)據(jù)和處理流程進(jìn)行深入研究和分析,歸納整理出描述現(xiàn)行系統(tǒng)的文字資料,以便對現(xiàn)行系統(tǒng)有一個全面的了解;理解系統(tǒng)用戶(包括內(nèi)部部門和外部顧客與合作伙伴)對一體化物流信息系統(tǒng)的需求,在此基礎(chǔ)上明確系統(tǒng)的任務(wù)和目標(biāo),并初步進(jìn)行系統(tǒng)功能分析和數(shù)據(jù)流分析,用一系列圖表和文字繪制信息流程圖,形成物流系統(tǒng)的邏輯模型,并完成系統(tǒng)分析報告,為系統(tǒng)設(shè)計提供依據(jù)⑥。

組織結(jié)構(gòu)與功能分析。組織結(jié)構(gòu)分析就是對企業(yè)的隸屬關(guān)系、物流關(guān)系、資金流關(guān)系和信息傳遞關(guān)系進(jìn)行分析,并在此基礎(chǔ)上用組織結(jié)構(gòu)圖的形式把這些內(nèi)在聯(lián)系描繪出來。功能分析是在組織結(jié)構(gòu)分析的前提下,分析內(nèi)部各部門的功能,自上而下分層次將這些功能進(jìn)行歸納和整理,形成以系統(tǒng)目標(biāo)為核心的整個物流信息系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖。系統(tǒng)分析人員在功能分析歸納過程中,必須進(jìn)行流程重組,把不合理的流程取消,把功能相似或者工作順序相近的處理功能盡量合并。

業(yè)務(wù)流程分析。業(yè)務(wù)流程分析是在現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查資料的基礎(chǔ)上,運(yùn)用業(yè)務(wù)流程圖分析業(yè)務(wù)內(nèi)容、作用即信息輸入、輸出、數(shù)據(jù)存儲和信息處理方法及過程,為數(shù)據(jù)流程分析奠定基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)流程分析需要深入分析流程調(diào)查資料,找出現(xiàn)行流程中存在的問題,提出信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)模式和要點(diǎn),并繪制新業(yè)務(wù)流程圖;在新的業(yè)務(wù)流程圖的基礎(chǔ)上,確定業(yè)務(wù)流程優(yōu)化計劃,并進(jìn)行可行性論證。

數(shù)據(jù)流分析。數(shù)據(jù)流分析就是采用自上而下、逐層分解、逐步細(xì)化的結(jié)構(gòu)化分析方法,收集建筑企業(yè)部門正式文件、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、現(xiàn)行系統(tǒng)說明書以及外部數(shù)據(jù)來源等基礎(chǔ)數(shù)據(jù),然后對這些初始數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理、匯總、整理和分析,使之為整個物流信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源的充分調(diào)用和共享服務(wù),最后根據(jù)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中流動和處理的過程繪制數(shù)據(jù)流圖。數(shù)據(jù)字典主要用于描述數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)元素、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)存儲的邏輯內(nèi)容,以及外部項(xiàng)和處理過程的某些數(shù)據(jù)特性,是物流信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖的輔助資料。

在完成組織機(jī)構(gòu)和功能分析、業(yè)務(wù)流程分析以及數(shù)據(jù)流分析之后,結(jié)合系統(tǒng)規(guī)劃總體目標(biāo)和系統(tǒng)建設(shè)的軟硬件環(huán)境,系統(tǒng)分析人員需要在項(xiàng)目團(tuán)隊協(xié)助下提出一體化物流信息系統(tǒng)更加明確和具體的目標(biāo),建立新的邏輯模型,確定新物流信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)和子系統(tǒng)劃分;最后形成一體化物流信息系統(tǒng)分析報告。

(四)一體化物流信息系統(tǒng)開發(fā)的系統(tǒng)設(shè)計階段

一體化物流信息系統(tǒng)設(shè)計是在系統(tǒng)分析資料的基礎(chǔ)上最終確定系統(tǒng)功能和結(jié)構(gòu),包括系統(tǒng)輸出、輸入、數(shù)據(jù)組織方式、主要子系統(tǒng)的流程圖,并編寫各子系統(tǒng)或模塊的程序說明書,為下一階段的程序設(shè)計提供依據(jù)。在系統(tǒng)設(shè)計階段,應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計和計算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計在一體化物流信息系統(tǒng)開發(fā)中是非常重要的基礎(chǔ)工作。⑦

代碼設(shè)計是應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計的核心環(huán)節(jié),與生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)組織和管理方式有密切聯(lián)系,直接影響系統(tǒng)運(yùn)行效率和效果。一體化物流信息系統(tǒng)代碼設(shè)計是為系統(tǒng)設(shè)計出一套公用的、優(yōu)化的代碼系統(tǒng),以對系統(tǒng)進(jìn)行信息分類、統(tǒng)計和檢索等操作。代碼設(shè)計必須遵循以下基本原則:(1)唯一性:在一個分類編碼標(biāo)準(zhǔn)中,每一個代碼必須代表唯一的實(shí)體或?qū)傩?(2)通用性:代碼要盡量參照國家標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,以和各種應(yīng)用相兼容;(3)合理性:代碼結(jié)構(gòu)盡量反應(yīng)編碼對象特征,與分類體系相適應(yīng);(4)可擴(kuò)充性:代碼設(shè)計必須留有適當(dāng)?shù)暮髠淙萘?便于以后擴(kuò)充和修改。建筑企業(yè)一體化物流信息系統(tǒng)代碼設(shè)計包括對標(biāo)準(zhǔn)代碼、計劃代碼、跟蹤代碼和物流實(shí)績代碼的范圍限制、使用期限、代碼對象特征的設(shè)計,并且編寫代碼手冊詳細(xì)說明代碼編寫原則、代碼種類以及其他重要編碼信息;最后,還必須對代碼進(jìn)行一般性維護(hù)、調(diào)整維護(hù)和校驗(yàn)維護(hù)等系統(tǒng)后期維護(hù)。此外,物流信息系統(tǒng)的輸入/輸出以及人機(jī)界面設(shè)計直接關(guān)系到系統(tǒng)質(zhì)量以及運(yùn)行效率的高低。

一體化物流信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計,就是根據(jù)大量信息數(shù)據(jù)的不同用途、使用要求、統(tǒng)計渠道、安全保密性等條件,決定數(shù)據(jù)的整體組織形式、圖表或文件的形式,以及數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、類別、載體、組織方式、保密等問題,提供一個確定數(shù)據(jù)庫合理存儲結(jié)構(gòu)與存儲方法的物理設(shè)計,并且反映企業(yè)物流發(fā)展變化,以滿足用戶的物流數(shù)據(jù)信息要求和處理要求,且在某個現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)。物流信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計主要包括六個階段:需求分析、概念設(shè)計、邏輯設(shè)計、物理設(shè)計、數(shù)據(jù)庫實(shí)施和運(yùn)行維護(hù)。

一體化物流信息系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計是該系統(tǒng)開發(fā)的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)目前我國大型建筑企業(yè)在物流信息系統(tǒng)建設(shè)方面的實(shí)際,一體化物流信息系統(tǒng)基本包括工程成本控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、職業(yè)健康安全與環(huán)境控制、合同與合同管理、工程項(xiàng)目信息管理等功能模塊。

一體化物流信息系統(tǒng)的計算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計的主要工作是分析系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu),確定系統(tǒng)信息結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)所需的軟件、硬件產(chǎn)品等主要技術(shù)配置。首先是確定信息系統(tǒng)的計算結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境中的系統(tǒng)結(jié)構(gòu),進(jìn)行一體化物流信息系統(tǒng)總體布局設(shè)計;其次是根據(jù)實(shí)際需要確定計算機(jī)CPU處理速度、內(nèi)存最大容量和外存最大容量等硬件設(shè)備的配置;最后是根據(jù)需要和可能選擇操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和開發(fā)工具。此外,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計也是一體化物流信息系統(tǒng)設(shè)計中不可缺少的部分。

(五)一體化物流信息系統(tǒng)開發(fā)的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段[7]

1.系統(tǒng)實(shí)施。系統(tǒng)實(shí)施階段的主要任務(wù)是根據(jù)程序說明書和系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行程序設(shè)計,程序和系統(tǒng)的調(diào)試,或者新舊信息系統(tǒng)的切換。對于大型建筑企業(yè)一體化物流信息系統(tǒng)這種龐大而復(fù)雜的系統(tǒng),其實(shí)施過程中應(yīng)該重視進(jìn)度安排、人員組織、任務(wù)分解和開發(fā)環(huán)境的建立。

2.系統(tǒng)評價。系統(tǒng)評價主要是對系統(tǒng)是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)、系統(tǒng)資源利用率、系統(tǒng)運(yùn)行效益進(jìn)行分析和評價,并據(jù)此確定系統(tǒng)的改進(jìn)和擴(kuò)展計劃。由于信息系統(tǒng)是一個復(fù)雜的社會技術(shù)系統(tǒng),因此系統(tǒng)除了對開發(fā)費(fèi)用、經(jīng)濟(jì)效益和財務(wù)方面進(jìn)行評價外,還要對技術(shù)先進(jìn)性、可靠性、適用性、和用戶界面友善性等技術(shù)性能,以及員工工作環(huán)境和工作條件等社會目標(biāo)進(jìn)行綜合評價。

注釋:

①PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Upper Darby, PA, USA: PMI, 2000。

②Cleland D.I, Kerzner H. A Project Management Dictionary of Terms. NY: Van Nostrand, 1985。

③彭志忠:《基于信息技術(shù)的制造業(yè)價值鏈增值過程研究》,山東大學(xué)出版社,2004:4。

④劉偉,尹家緒:《構(gòu)筑信息時代的企業(yè)競爭力:企業(yè)信息化戰(zhàn)略及其應(yīng)用》,科學(xué)出版社,2004:5。

⑤劉平洋:《中國產(chǎn)業(yè)國際競爭力分析》,經(jīng)濟(jì)管理出版社,2003,10。

⑥常晉義:《信息系統(tǒng)開發(fā)與管理》,機(jī)械工業(yè)出版社,2004:5。

⑦常晉義:《信息系統(tǒng)開發(fā)與管理》,機(jī)械工業(yè)出版社,2004:5。

參考文獻(xiàn):

[1]Wang X.Identification and Evaluation of the Key Attributes of Project Management Culture.Melbourne:Victoria University of Technology,2001b.

[2]Stewart J.M.Making Project Management Work.In J. R.Meredith & S.J.Mantel,Jr.,Project Management:A Managerial Approach (3rd ed).NY:John Wiley & Sons,1995.

[3]Meredith J,Mantel S.J.Project Management:A Managerial Approach (3rd ed).NY:John Wiley & Sons,1995.

[4]單友成.信息系統(tǒng)建設(shè)中的項(xiàng)目管理方法與應(yīng)用研究[J].計算機(jī)應(yīng)用研究,2004,(2).

[5]王小金.理想的實(shí)現(xiàn):項(xiàng)目管理方法與理念[M].北京:人民出版社,2003:1.

[6]常晉義.信息系統(tǒng)開發(fā)與管理[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2004:5.

[7]游戰(zhàn)清等.企業(yè)信息化理論與案例[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2004:5.

(責(zé)任編輯/石銀)