計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用

朱泊靜

摘要：計(jì)算機(jī)管理檔案具有比較長的歷史，自從微機(jī)1983年在我國大面積使用推廣后，計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理就已經(jīng)開始在各大中小企業(yè)試行,經(jīng)過多年的實(shí)踐和探討,在檔案管理過程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)也成為必然的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理

1 計(jì)算機(jī)管理檔案的優(yōu)勢

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理不同文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，購買文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行檔案管理的綜合化管理。

2 檔案原件的準(zhǔn)備工作

從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

2.1 依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

2.2 通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來。這樣一個用主題詞來標(biāo)識文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標(biāo)引。

檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標(biāo)識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個過程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁。

對檔案文件進(jìn)行主題標(biāo)引，必須依據(jù)統(tǒng)一的檔案主題標(biāo)引規(guī)則進(jìn)行，它是個需要花費(fèi)大量勞動、付出很多時間的工程。因此，必須在引進(jìn)計(jì)算機(jī)前著手這方面工作，否則，計(jì)算機(jī)將因等待輸入數(shù)據(jù)而無法順利運(yùn)行。

3 專業(yè)技術(shù)人才的準(zhǔn)備

面對計(jì)算機(jī)二次開發(fā)的艱巨任務(wù)，我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須擁有既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計(jì)算機(jī)專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少企業(yè)把整個檔案計(jì)算機(jī)的應(yīng)用工作，從系統(tǒng)設(shè)計(jì)到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計(jì)算機(jī)研究部門去辦，其結(jié)果很可能是檔案與計(jì)算機(jī)銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實(shí)用性。退一步說，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個維護(hù)和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計(jì)算機(jī)，那么計(jì)算機(jī)的應(yīng)用就永遠(yuǎn)是個零。因此，必須首先作好檔案部門計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的準(zhǔn)備，它包括：

3.1 應(yīng)用軟件人員的準(zhǔn)備 檔案管理應(yīng)選擇有一定數(shù)字和邏輯思維能力的工作人員，進(jìn)行計(jì)算機(jī)原理及應(yīng)用軟件方面的培訓(xùn)。使他們學(xué)會計(jì)算機(jī)高級語言，學(xué)會操作和使用機(jī)器，學(xué)會設(shè)計(jì)和上機(jī)實(shí)現(xiàn)一個完整的系統(tǒng)，能夠把應(yīng)用系統(tǒng)或與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員接零的任務(wù)知識很好地銜接。

3.2 主題標(biāo)引人員的準(zhǔn)備 檔案管理應(yīng)選擇有一定語言文字能力的檔案工作者，學(xué)習(xí)和研究檔案主題標(biāo)引的方法和原則，使他們懂得主題標(biāo)引的基本原理，了解主題詞的性質(zhì)和選詞原則，學(xué)會使用漢語主題詞表，學(xué)會依據(jù)檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確分析主題內(nèi)容，正確選擇主題詞標(biāo)識，學(xué)會如何進(jìn)行主題詞的組配，學(xué)會特殊情況的特殊處理等。通過學(xué)習(xí)，能夠勝任檔案主題標(biāo)引和參與漢語主題詞表管理的工作。

3.3 全體檔案工作者，無論領(lǐng)導(dǎo)還是具體工作人員，都應(yīng)積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃盲

檔案工作者是信息工作者，在當(dāng)今的信息社會中不懂信息的現(xiàn)代化處理，必定寸步難行。因此，應(yīng)當(dāng)通過舉辦各種講座、分期分批培訓(xùn)以及通過自學(xué)等多種形式，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用的水平和能力，適應(yīng)檔案管理新形勢的需要。

檔案管理在引進(jìn)電子計(jì)算機(jī)前，如能做好上述各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，則基本上能做到“水到渠成”，順利地開展好計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作。實(shí)際上計(jì)算機(jī)并不是個高深莫測、難于掌握的東西。一旦你接觸了它，了解了它，就會喜歡上它，同時也會將這項(xiàng)工作做得更好。

總之，檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識，還需具備一定的自然科學(xué)知識、計(jì)算機(jī)知識，掌握漢字輸入方法，熟練操作計(jì)算機(jī)，掌握檔案管理軟件的使用方法。同時，檔案工作者要加強(qiáng)責(zé)任心，正確認(rèn)識計(jì)算機(jī)管理檔案的意義、特點(diǎn)，自覺增強(qiáng)工作質(zhì)量意識。從而緊跟時代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會提供服務(wù)。