企業(yè)人事電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

劉　航

摘要：2008年，筆者參加了《兗礦集團(tuán)組織人事部電子檔案系統(tǒng)》的開發(fā)。文章對企業(yè)人事電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案系統(tǒng)；電子檔案系統(tǒng)；檔案工作

中圖分類號：P272文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1674-1145(2009)09-0084-02

2008年，筆者參加了《兗礦集團(tuán)組織人事部電子檔案系統(tǒng)》的開發(fā)。該系統(tǒng)能完成集團(tuán)公司總部人員的基本信息、檔案信息的錄入、檢索，檔案內(nèi)容的電子化處理等工作，大大簡化了原來紙質(zhì)檔案管理工作，初步實現(xiàn)了檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、自動化，很適合在集團(tuán)公司各級人事部門推廣使用。下面介紹一下它的開發(fā)與應(yīng)用情況。

一、系統(tǒng)開發(fā)背景

長期以來紙張一直都是有效管理檔案的主要媒介，但是隨著檔案內(nèi)容的不斷增加，各類檔案的打印、整理、裝訂、保存和查詢逐漸暴露出了問題，如紙張保存長久后容易泛黃、字跡模糊，查詢時要從眾多的檔案中搜尋極不方便、且共享性差，檔案的相關(guān)打印、整理等步驟都要花費大量的人力和時間，效率很低。

近幾年，隨著信息量的增加，組織人事部作為大型企業(yè)兗礦集團(tuán)的核心部門，檔案管理工作量越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸陷入被動，許多基層組織人事部門也普遍反映了這一問題。原來的管理方法已經(jīng)從根本上滿足不了需要了。所以。迫切需要一套科學(xué)、實用的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。

據(jù)考察，目前國內(nèi)的電子檔案系統(tǒng)已有不少，例如：《清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)》、《特力惠電子檔案管理系統(tǒng)》等，這些軟件看似功能較多，也比較成熟，但這些軟件并不能滿足兗礦集團(tuán)的特定需要，大致有以下幾個原因：

1．系統(tǒng)較大，投資成本高；

2．系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和兗礦的人事檔案管理模式不適合；

3．系統(tǒng)功能不適合；

4．保密性問題。所以，組織人事部決定還是采用以兗礦技術(shù)人員為主的方式開發(fā)一套適合兗礦組織人事部門使用的電子人事檔案系統(tǒng)，以后由兗礦自己的技術(shù)人員進(jìn)行軟件系統(tǒng)后期維護(hù)工作。

二、系統(tǒng)的功能

首先實現(xiàn)本單位組織人事部門的檔案電子化管理：將原來紙質(zhì)的人事檔案掃描或拍照成電子文件保存到計算機(jī)(硬盤等介質(zhì))中，同時還可以維護(hù)檔案人員及目錄信息，從而建立電子人事檔案。日常工作中可以通過計算機(jī)快速檢索查詢?nèi)藛T的檔案信息，實現(xiàn)人事檔案的一體化管理。另外，系統(tǒng)不僅支持多種格式的圖片文件，還支持視頻文件，對于某些重要工作(檔案)場景，可以利用攝像機(jī)拍攝，生成視頻保存到電子檔案中。對于人員信息和檔案目錄信息，既可重新錄入，也可從目錄管理系統(tǒng)導(dǎo)人。系統(tǒng)可實現(xiàn)不同單位組織人事部門之間檔案的轉(zhuǎn)遞和移交。最后實現(xiàn)整個兗礦集團(tuán)人事電子檔案工作的規(guī)范化、自動化。

該系統(tǒng)研發(fā)的主要功能模塊有：檔案目錄管理、檔案內(nèi)容電子化管理、檔案索引臺賬管理、檔案檢索、檔案轉(zhuǎn)遞移交、目錄管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、檔案人員管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)壓縮、存儲管理、用戶與權(quán)限管理、日志管理等。

三、關(guān)鍵技術(shù)及創(chuàng)新點

本系統(tǒng)采取的關(guān)鍵技術(shù)有：

1．先進(jìn)的實時圖像采集技術(shù)。該系統(tǒng)能實時控制多種圖像采集設(shè)備，而不是簡單的靜態(tài)讀取圖片及視頻。如常見的“身份證拍照系統(tǒng)”，可以實時照相，然后對照片進(jìn)行放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、刪除等，還可以控制攝像機(jī)，播放和處理視頻。整個圖像采集工作一次完成，無須再調(diào)用其他的處理軟件，最大限度地方便用戶。這種技術(shù)需要深入了解圖像處理設(shè)備接口技術(shù)，比較復(fù)雜。

2．先進(jìn)的設(shè)備通用支持技術(shù)?？紤]到不同用戶會有不同的采集設(shè)備，為了將來推廣使用，系統(tǒng)要考慮到通用性，能支持大多數(shù)采集設(shè)備，例如：常見型號的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等，這就要求去了解多種設(shè)備的驅(qū)動程序及SDK編程，然后采用一種通用性的調(diào)用方法實現(xiàn)設(shè)備無關(guān)性(例如windows通用Twain接口)。這種技術(shù)也有一定的難度。

3．前瞻性的產(chǎn)品化設(shè)計方法。雖然系統(tǒng)開發(fā)后暫時只是供組織人事部使用，但是系統(tǒng)開發(fā)的立足點是開發(fā)一個可推廣使用的產(chǎn)品，而不是一個定制型的項目。這樣，在設(shè)計方式上與定制型項目有很大的區(qū)別，需要做更多的工作。系統(tǒng)功能上也要強(qiáng)調(diào)通用性、易使用、易實施、易維護(hù)、易擴(kuò)展等。

4．先進(jìn)的分層、組件化設(shè)計思想。系統(tǒng)雖然起始于一個單機(jī)版，但是，設(shè)計上采用多層系統(tǒng)的設(shè)計理念。即分層設(shè)計系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，在邏輯上，把系統(tǒng)設(shè)計為界面層、邏輯層和數(shù)據(jù)層，各層之間是獨立的，這樣設(shè)計系統(tǒng)是松耦合的，很容易修改、擴(kuò)展。另外，在物理實現(xiàn)上，把各個模塊組件化。系統(tǒng)只有一個EXE主程序，各模塊全部用DLL組件來實現(xiàn)，這樣，在某個模塊變動時，只需要重新發(fā)布相應(yīng)的DLL就可以了。

5．完善的安全性設(shè)計。由于是單機(jī)的Access數(shù)據(jù)庫(用戶要求采用)，本身的安全性較低，系統(tǒng)在安全性設(shè)計上使用了一些專門的技術(shù)：用戶碼識別(專機(jī)專用)、數(shù)據(jù)庫文件防識別、Access本身的安全組策略、數(shù)據(jù)庫關(guān)鍵信息加密等。這樣，對于系統(tǒng)的數(shù)據(jù)就比較安全了，因為它有三道防線：首先，每臺機(jī)器有不同的用戶碼，用戶碼是根據(jù)計算機(jī)的網(wǎng)卡號或硬盤HD號生成的，不同的用戶碼對應(yīng)不同的注冊碼，如不匹配，無法使用系統(tǒng)；其次，非法用戶拷走數(shù)據(jù)庫文件后，用Access也無法讀取，因為格式不能識別；最后，即使打開了數(shù)據(jù)庫，其中關(guān)鍵信息都用防破解的加密算法(例如MD5)加密過了，看到的只是一堆亂碼，毫無意義。

6．先進(jìn)的自動反饋技術(shù)。考慮到系統(tǒng)將來推廣時的用戶眾多，用戶操作水平和操作環(huán)境各異，系統(tǒng)在設(shè)計時使用了比較流行的自動反饋技術(shù)：在程序中使用了delphi的一種特別組件，能自動追蹤各種隱蔽性的錯誤，例如：內(nèi)存錯誤，API錯誤等，這些錯誤程序本身很難捕捉，開發(fā)人員不在現(xiàn)場就很難發(fā)現(xiàn)，利用這種組件，可以把任何錯誤都捕捉下來記入日志，并且，可以由用戶決定是否發(fā)送到指定郵箱里。就像微軟的軟件那樣。這種自動反饋技術(shù)是比較實用的。便于發(fā)現(xiàn)程序的Bug，快速修改。

7．流行的人性化設(shè)計。系統(tǒng)借鑒流行商品軟件的界面風(fēng)格，采用了一些人性化設(shè)計：例如提供傳統(tǒng)的windows風(fēng)格和B／S風(fēng)格供選擇；界面可更換皮膚；導(dǎo)航式主窗口；桌面精靈增加趣味性等。

四、效益分析

1．經(jīng)濟(jì)效益。能大量節(jié)約原來紙質(zhì)檔案管理工作的人力物力，降低工作成本。將來推廣后，將有大量的基層組織部門使用，其中節(jié)約的人力、物力等成本將是相當(dāng)可觀的。

2．社會效益。實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化，提高整個人事檔案管理部門的工作效率和工作質(zhì)量，樹立人事檔案管理部門的良好形象。

五、結(jié)語

通過兗礦人事部門工作人員和信息中心開發(fā)人員的共同努力，自主完成了這套電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，解決了原來紙質(zhì)檔案管理的困難。開發(fā)的系統(tǒng)不僅創(chuàng)造了較高的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，還具有推廣使用價值，對于企業(yè)實現(xiàn)電子化檔案管理有著重要的意義。