論電子政務(wù)項(xiàng)目監(jiān)理中的分包商管理

李昌兵

電子政務(wù)項(xiàng)目的復(fù)雜性和多領(lǐng)域多專業(yè)特點(diǎn)決定了其往往需要由多個(gè)軟件開發(fā)商、硬件提供商、系統(tǒng)集成商等共同承建，各分包商按照項(xiàng)目不同分類進(jìn)行分工協(xié)作，共同承擔(dān)項(xiàng)目的建設(shè)工作，項(xiàng)目具有建設(shè)具有投資大、周期長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)高等特點(diǎn)。因此項(xiàng)目監(jiān)理所涉及到的工作范圍，以及由此決定的采取的工作方法、工作重點(diǎn)等都會(huì)與單承包商項(xiàng)目有所不同，除了一般監(jiān)理所必須進(jìn)行的工作外，還必須強(qiáng)調(diào)對(duì)不同分包商的統(tǒng)籌管理和控制，使得監(jiān)理工作具有的更大的難度和挑戰(zhàn)性。

一、分包方式及分包商選擇

分包商的技術(shù)和管理水平的高低將直接影響到分包子項(xiàng)目能否順利開展，選擇正確的分包商成為決定項(xiàng)目實(shí)施成功與否的重要問題。

1.分包方式

電子政務(wù)項(xiàng)目分包有兩種方式，一種是根據(jù)功能把整個(gè)項(xiàng)目劃分為幾個(gè)不同的標(biāo)段，分別發(fā)包給不同的承建單位，該方式有利于吸引較多的承包商參與投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)，使建設(shè)單位有較大的選擇余地，也有利于建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)階段實(shí)施直接的監(jiān)督管理；另一種方式是總承建方承包整個(gè)項(xiàng)目后，將其承包的部分項(xiàng)目再發(fā)包給子承建單位，與其簽訂承包合同下的分包合同。第一種方式的監(jiān)理工作一定程度上起到到總承包商的作用，因此其管理難度與復(fù)雜度都要比后一種方式大，本文主要論述第一種方式的監(jiān)理工作。

2.分包商評(píng)估

可以根據(jù)需要，設(shè)定由多個(gè)指標(biāo)構(gòu)成的評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)于符合初步條件的潛在分承包商進(jìn)行打分，確定需要各分包領(lǐng)域里的最佳的分包商。對(duì)分包商的審查可以從以下幾方面考慮：(1)企業(yè)資質(zhì)能否滿足分包項(xiàng)目的要求；(2)主要技術(shù)、管理人員有否相關(guān)的工作經(jīng)歷或經(jīng)驗(yàn)；(3)分包商以往的業(yè)績(jī)和社會(huì)信譽(yù)是否良好；(4)是否有完善的質(zhì)量保證體系及項(xiàng)目管理體系。根據(jù)以上方面確定好分包單位后，監(jiān)理還要對(duì)業(yè)主與分包商簽訂的分包合同進(jìn)行審查，看是否滿足有關(guān)規(guī)定和項(xiàng)目的總體的要求。

3．分承包商數(shù)量的控制

在能保證項(xiàng)目很好完成的前提下，分包商的數(shù)量要盡可能少，從風(fēng)險(xiǎn)的角度來看，過多的分包商有可能會(huì)增加項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)；分包商過多，導(dǎo)致的項(xiàng)目管理難度會(huì)增加；不同的分包商各自采用的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不同時(shí)，會(huì)給未來系統(tǒng)的維護(hù)造成更多的麻煩(比如軟件代碼與編程習(xí)慣造成的問題)；過多的分包商還會(huì)造成項(xiàng)目保密的難度增加。

二、監(jiān)理對(duì)分包的控制和管理重點(diǎn)

項(xiàng)目建設(shè)中工程質(zhì)量的控制以及各方的工作開展與配合關(guān)系的把握，是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程全過程監(jiān)理工作的核心

1．對(duì)分包的質(zhì)量控制

在分包項(xiàng)目中，質(zhì)量監(jiān)理不僅限于單個(gè)子系統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量監(jiān)理，更多的情況是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全局性的監(jiān)控和管理，如設(shè)備生產(chǎn)廠家根據(jù)用戶需求對(duì)產(chǎn)品的選型和配置提出解決方案，監(jiān)理不僅要清楚所選設(shè)備的質(zhì)量性能是否滿足設(shè)計(jì)要求，還必須從系統(tǒng)集成角度考慮所選設(shè)備對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的其他相關(guān)設(shè)備選型和軟件開發(fā)的影響。

在對(duì)分包商的質(zhì)量管理中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

一是根據(jù)質(zhì)量要求制定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定可以是已有的國(guó)際或國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，可以根據(jù)用戶需求綜合主流產(chǎn)品生產(chǎn)廠家的質(zhì)量性能指標(biāo)制定適合特定項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；也可召開專家論證會(huì)對(duì)制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審等等。

二是質(zhì)量管理應(yīng)有明確的程序和質(zhì)量保證體系。程序和質(zhì)量保證體系的建設(shè)應(yīng)可以ISO9000為標(biāo)準(zhǔn)。

三是不同的分包商一定要安排專門的監(jiān)理工程師從方案、選型招標(biāo)、合同、項(xiàng)目實(shí)施全過程進(jìn)行監(jiān)控，以確保每個(gè)環(huán)節(jié)都能在預(yù)期的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和周期內(nèi)完成。

2.對(duì)分包的進(jìn)度控制

監(jiān)理方在幫助業(yè)主制定整體計(jì)劃和審查分包商的實(shí)施計(jì)劃時(shí)要注意到分包商之間工作的不連續(xù)性，分包商只承擔(dān)了工程的某一個(gè)部分的工作，受其他分包工程的影響，所分包的工作可能是間斷的，所以對(duì)分包的工期目標(biāo)或進(jìn)度計(jì)劃也是動(dòng)態(tài)的，需根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)調(diào)整，監(jiān)理方要讓業(yè)主充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在分包合同中予以明確，以免分包商因非自身原因造成工期耽誤。

（1）一個(gè)項(xiàng)目從啟動(dòng)至收尾都應(yīng)不斷的更新WBS。由于電子政務(wù)項(xiàng)目的特殊性，每個(gè)子系統(tǒng)由不同的分包商承擔(dān)，子系統(tǒng)的進(jìn)度安排通常是在確定子系統(tǒng)的分包商后，再由業(yè)主與分包商商榷確定。因此監(jiān)理方一定要在項(xiàng)目的各個(gè)階段不斷更新WBS以及甘特圖來控制項(xiàng)目的整個(gè)進(jìn)程。

（2）要建立正確的項(xiàng)目實(shí)施流程，明確項(xiàng)目實(shí)施各步驟的順序。

（3）制訂項(xiàng)目計(jì)劃管理。項(xiàng)目計(jì)劃要做到靈活與可控制，對(duì)于當(dāng)時(shí)無法明確的任務(wù)在進(jìn)度安排時(shí)務(wù)必充分考慮、留有余地。制定計(jì)劃要各部門共同參與，因?yàn)轫?xiàng)目需要各分包商的配合，這就要求重要的有關(guān)人員都要參與計(jì)劃的制定。工程進(jìn)度一定要使整個(gè)項(xiàng)目組共同了解和掌握，要求做到步調(diào)一致。

3．對(duì)分包的協(xié)調(diào)管理

要使監(jiān)理工作的“四控三管一協(xié)調(diào)”目標(biāo)有效地實(shí)現(xiàn)，除了需要監(jiān)理工程師扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和對(duì)監(jiān)理程序有效執(zhí)行外，更為重要的是監(jiān)理工程師應(yīng)有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。

項(xiàng)目的總體目標(biāo)是所有子項(xiàng)目的共同成功而非個(gè)別項(xiàng)目的成功。每個(gè)分包商都會(huì)傾向于選擇對(duì)自己項(xiàng)目有利的行為，使自己利益最大化。一旦各分包商間的協(xié)調(diào)溝通不暢，一個(gè)子系統(tǒng)的延遲就會(huì)造成其它子系統(tǒng)的連鎖反應(yīng),從而使總體進(jìn)度滯后。監(jiān)理工程師一定要將各分包商主要成員納入總體的項(xiàng)目管理體系中來。

（1）技術(shù)協(xié)調(diào)。提高文檔的質(zhì)量,減少因技術(shù)錯(cuò)誤帶來的協(xié)調(diào)問題，對(duì)于多各分包商共同完成的文檔要進(jìn)行會(huì)簽。文檔的審核與交底也是技術(shù)協(xié)調(diào)的重要環(huán)節(jié)，文檔的審核應(yīng)將各分包商的交叉與協(xié)調(diào)工作列為重點(diǎn)。

（2）管理協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)工作不僅要從技術(shù)下功夫，更要建立一整套健全的管理制度，通過管理減少各分包商的配合問題，建立以項(xiàng)目經(jīng)理或總監(jiān)理工程師為主的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮，解決各分包商的協(xié)調(diào)工作。

(3)組織協(xié)調(diào)。建立專門的協(xié)調(diào)會(huì)議制度。監(jiān)理方應(yīng)定期組織召開協(xié)調(diào)會(huì)議，解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題。對(duì)于較復(fù)雜的問題，在工作開展前應(yīng)召開專門的協(xié)調(diào)會(huì)，使各分包商進(jìn)一步明確責(zé)任和工作開展的順序。

三、分包管理中常見問題及應(yīng)對(duì)措施

由于電子政務(wù)項(xiàng)目工作覆蓋面廣，各系統(tǒng)之間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，如何有效的解決項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種問題，協(xié)調(diào)各分包商之間的關(guān)系，是決定項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。

1．分包的質(zhì)量問題

在投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)中，在標(biāo)價(jià)已很低的情況下，分包商為了獲取最大利潤(rùn)，往往會(huì)想方設(shè)法降低成本，從而降低工程質(zhì)量。針對(duì)這種情況，監(jiān)理工程師要提醒業(yè)主在合同中詳細(xì)指明設(shè)備品質(zhì)、品牌、性能參數(shù)等，現(xiàn)場(chǎng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。監(jiān)理工程師可通過加強(qiáng)實(shí)施過程中的動(dòng)態(tài)檢查，規(guī)避施工質(zhì)量通病，研究質(zhì)量缺陷、分析原因，并督促分包商改進(jìn)。

2．分包的工期拖延

對(duì)分包商工期拖延，一方面可能是業(yè)主與監(jiān)理制定的整體計(jì)劃可能有缺陷，協(xié)調(diào)力度不夠；另一方面可能是分包商人力物力投入不足，管理不善。監(jiān)理方應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際進(jìn)度的檢查監(jiān)控力度，縮小進(jìn)度計(jì)劃?rùn)z查及更新周期；應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定計(jì)劃，以確保整體項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)；應(yīng)充分溝通，在工作中能及時(shí)發(fā)現(xiàn)進(jìn)度是否控制在正常范圍內(nèi)，糾正編制出錯(cuò)。

3. 分包商對(duì)項(xiàng)目總體協(xié)調(diào)不配合

分包商為了自身利益，往往專注于自己的項(xiàng)目，忽略項(xiàng)目整體性，為了節(jié)約成本，保護(hù)自己，逃避責(zé)任、推卸責(zé)任等情況也經(jīng)常出現(xiàn)。監(jiān)理方應(yīng)提醒業(yè)主在分包合同中要求分包商有協(xié)調(diào)配合義務(wù)，強(qiáng)化分包商主動(dòng)配合業(yè)主和監(jiān)理的工作，使分包商樹立致力于項(xiàng)目共同進(jìn)度目標(biāo)的團(tuán)隊(duì)觀念.

四、監(jiān)理對(duì)分包項(xiàng)目的控制和管理手段

分包子系統(tǒng)是整個(gè)電子政務(wù)項(xiàng)目的一個(gè)有機(jī)組成部分，分包項(xiàng)目的好壞，會(huì)直接影響到項(xiàng)目整體質(zhì)量，因此監(jiān)理方應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定協(xié)助分包商完成相關(guān)項(xiàng)目目標(biāo)。監(jiān)理工程師對(duì)分包的各個(gè)管理環(huán)節(jié)實(shí)施有效檢測(cè)和控制，可以從以下幾方面著手。

一是做好項(xiàng)目規(guī)劃工作 。在整個(gè)電子政務(wù)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)階段，依照建設(shè)方對(duì)項(xiàng)目的總體要求，監(jiān)理方運(yùn)用一定的工具和技術(shù)手段，協(xié)助業(yè)主方對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效的總體規(guī)劃，審查各分包商按照總體規(guī)劃制定的子系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃，以完成項(xiàng)目的統(tǒng)籌管理計(jì)劃，并將此作為日后開展監(jiān)理工作的主線。

二是事前控制。監(jiān)理工作控制的最終目的是要保證各方工作的協(xié)調(diào)進(jìn)行，無論是進(jìn)度還是工作的內(nèi)容，都必須沿著規(guī)劃設(shè)計(jì)階段所作出的工作主線進(jìn)行。而一旦在某一點(diǎn)出現(xiàn)誤差，則可能要打破整個(gè)項(xiàng)目的綜合平衡。所以加強(qiáng)項(xiàng)目整體的監(jiān)控，及時(shí)預(yù)警問題的發(fā)生，是監(jiān)理工作的重要內(nèi)容。

三是建立有效的管理約束機(jī)制。各分包商在項(xiàng)目整體的工作不可避免地會(huì)從各自利益出發(fā)而發(fā)生矛盾，如果沒有嚴(yán)格的約束機(jī)制將會(huì)由此產(chǎn)生負(fù)面作用。所以監(jiān)理工作應(yīng)在各方合作的關(guān)系網(wǎng)中，預(yù)見到問題的發(fā)生，并主動(dòng)協(xié)助業(yè)主建立一系列的規(guī)章制度以規(guī)范各方的工作程序。在規(guī)章制度中必須明確各個(gè)工序中主導(dǎo)方的工作責(zé)任和權(quán)利，這樣一方面可以清晰監(jiān)理方的工作對(duì)象和思路重點(diǎn)，另一方面也可以調(diào)動(dòng)主導(dǎo)方的工作積極性，促進(jìn)工作的開展。

四是切實(shí)把握公平、公正的原則。公平、公正是監(jiān)理工作的根本要求，但在多分包商協(xié)調(diào)工作的項(xiàng)目中，監(jiān)理方卻不得不更加明確地遵守這個(gè)原則。由于多方利益的交織在一起，維持各方的平衡是項(xiàng)目平穩(wěn)運(yùn)行的基本條件，而監(jiān)理作為項(xiàng)目的第三方本身就必須是維持這種平衡的穩(wěn)定劑，容不得一絲一毫的懈怠。

五是加強(qiáng)監(jiān)理隊(duì)伍的自身建設(shè)。監(jiān)理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)， 勇于實(shí)踐，不斷提高自身的理論水平和實(shí)際工作能力， 同時(shí)刻苦鉆研相關(guān)技術(shù)， 以適應(yīng)新技術(shù)、新工藝日新月異的發(fā)展。對(duì)于專業(yè)性強(qiáng)的特殊項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度選派專業(yè)監(jiān)理人員進(jìn)場(chǎng)，若本單位確實(shí)缺少某一類專業(yè)人才的，可在行業(yè)中開展技術(shù)合作，同時(shí)可充分利用社會(huì)資源。

無論是對(duì)于多個(gè)開發(fā)方和承包商的分包項(xiàng)目，還是由總包商管理之下的多個(gè)分包商的項(xiàng)目模式，有效的控制、規(guī)劃和協(xié)調(diào)是電子政務(wù)項(xiàng)目中對(duì)分包商的監(jiān)理工作重點(diǎn)。在項(xiàng)目的不同階段，采取不同的工作重點(diǎn)和方式，以規(guī)劃階段形成的總體規(guī)劃為監(jiān)理工作主線，以誠(chéng)信為基礎(chǔ)，公平為原則，在實(shí)施階段做好對(duì)分包商的協(xié)調(diào)工作，把握好項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度控制，最終達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)。

（作者單位：貴陽市信息中心）