對產(chǎn)品檔案分類編號問題的認識

Ｖｉｖｉａｎ問，翟霣遠答

產(chǎn)品檔案的分類，就是根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的產(chǎn)品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級產(chǎn)品檔案庫藏系統(tǒng)。檔案部門對產(chǎn)品檔案的整理。都是從對產(chǎn)品檔案的分類開始的。在實際工作中，通常先按使用性質(zhì)進行類別劃分。然后再依型號進行分類。從Vivian提供的情況看，筆者初步認定該公司還有其他科技檔案。因此，該公司應編制“科技檔案分類方案”，并將產(chǎn)品檔案作為組成部分納入其科技檔案類目體系之中。

在產(chǎn)品檔案管理工作中，對其編制科技檔案號是必不可缺少的程序?？萍紮n案號是科技檔案案卷的編號或代號，是檔案部門用以反映案卷內(nèi)容特征和管理特征的一組符號。國家標準《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(以下簡稱《要求》)5.2.7條規(guī)定：“檔號應填寫全宗號、分類號(項目代號或目錄號)、案卷號。全宗號由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設定，需向國家檔案館移交的檔案。其全宗號另定：分類號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號：項目代號是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設備的代字或代號；目錄號一般指分類目錄號：案卷號是指科技檔案按一定順序排列后的流水號?！痹趯嶋H工作中，科技檔案的編號主要有分類式科技檔案號和累積式科技檔案號兩種基本形式。分類式科技檔案號，是反映科技檔案分類層次及案卷排列順序的編號。其基本的結(jié)構(gòu)模式：科技檔案號=分類號+案卷順序號。累積式科技檔案號，是反映科技檔案總量和接收順序的科技檔案號，也稱總號或流水號。其基本的結(jié)構(gòu)模式：以阿拉伯數(shù)字按庫藏排序。

從上文可以看出，該公司產(chǎn)品檔案檔號設置為“年度號+分類號+案卷號+目錄號”的結(jié)構(gòu)，不符合《要求》的有關(guān)規(guī)定，因此是錯誤的。建議該公司根據(jù)《要求》的有關(guān)規(guī)定和自己的實際，選擇分類式科技檔案號和累積式科技檔案號中的一種作為產(chǎn)品檔案號。按照上述要求，筆者對Vivian提出的問題初步進行分析：

對第一個問題，筆者認為，按照《要求》的有關(guān)規(guī)定，年度不是科技檔案檔號的組成部分，因此產(chǎn)品圖紙的經(jīng)常更改，并不影響檔案號的編寫。

對第二個問題。筆者認為，“是不是應該把產(chǎn)品的種類編為第一類目用拼音縮寫來表示好一點呢”，主要取決于該公司編制的“科技檔案分類方案”類目表中采用什么標準設定產(chǎn)品檔案一級類目以及類號(累目標識符號)標識的方法。如果Vivian的想法與“科技檔案分類方案”中對產(chǎn)品檔案一級類目設定及類號標識方法相一致，可采用。如果不一致，通常情況下應該執(zhí)行“科技檔案分類方案”中對產(chǎn)品檔案類目設定及類號標識的規(guī)定。如果通過比較。發(fā)現(xiàn)Vi－vian的想法較“科技檔案分類方案”中對產(chǎn)品檔案類目設定及類號標識方法更科學、合理，則應按程序修改“科技檔案分類方案”，待正式批準后實施。此外，Vivian舉的例子也是不正確的。

對第三個問題。筆者認為，產(chǎn)品型號與產(chǎn)品檔案號是有聯(lián)系的。但兩者畢竟不是一回事。不能混為一談。產(chǎn)品檔案號應該包括有產(chǎn)品型號的內(nèi)容和因素。從Vivian提供的情況看，該公司很可能采用的檔案號的結(jié)構(gòu)是分類式科技檔案號結(jié)構(gòu)，因此應將產(chǎn)品型號的代碼編進檔號里面。

對第四個問題，筆者認為，Vivian的想法很好。但問題的關(guān)鍵是。在做好調(diào)查研究的基礎(chǔ)上。根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容構(gòu)成、形成特點、數(shù)量和利用規(guī)律，遵循分類規(guī)律。設計出科學、合理的產(chǎn)品檔案類目體系，并將其納入該公司“科技檔案分類方案”中。

需要提醒Vivian和同行的是，科技檔案分類方案是指導科技檔案歸類、組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的依據(jù)和標準，檔案部門應將其作為一項基礎(chǔ)性工作予以重視和加強。

我們公司的產(chǎn)品繁多，有望遠鏡、腳架、觀靶鏡、夜視儀、鏡頭、鏡片、MP3、MP5、顯微鏡等。其中望遠鏡種類比較多，有雙望的、單望的、防水的、數(shù)碼的、玩具的等。我現(xiàn)在把每種產(chǎn)品都編上號：望遠鏡12、腳架13等。

檔號的設置為：年度號+分類號+案卷號+目錄號。如2004年研發(fā)的望遠鏡W18－10X28為第五卷的，檔號如下：2004.CP12.5.1。但是如果我這樣設置檔號的話就出現(xiàn)了一些問題：①產(chǎn)品的圖紙經(jīng)常要更改，年度該怎么設置?②我現(xiàn)在只管理產(chǎn)品的檔案，是不是應該把產(chǎn)品的種類編為第一類日用拼音縮寫來表示好一點呢?如上提到的雙筒望遠鏡的檔號為：2004.SW19.5.1。③產(chǎn)品的型號和檔號可以混為一談的嗎?這個問題我跟主管爭論過多次。他想把每一產(chǎn)品里面的部件編碼也編進檔號里面，以為這樣做有利于查找；我認為這是兩碼事來的，根本不可能，唉!非常郁悶。④另外，關(guān)于分類的，我這里除了有產(chǎn)品的設計原圖外，還有各種客戶對產(chǎn)品的包裝、產(chǎn)品規(guī)格等要求圖。我現(xiàn)在打算按照產(chǎn)品種類來分，而產(chǎn)品種類下面又分為產(chǎn)品原設計圖紙和各個客戶的要求圖，這樣做好不好呢?請同行就產(chǎn)品檔案的分類編號問題幫助我一下吧!

《檔案界》會員Vivian