淺談廣東廣韶高速公路有限公司檔案工作目標(biāo)管理如何達(dá)到國家二級(jí)

譚金渭

摘要：在實(shí)際工作中，高速公路重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目要明確機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立各項(xiàng)檔案管理制度，將檔案工作納入工程管理程序，實(shí)施合同制管理，并加強(qiáng)對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)與管理，使他們能夠明確任務(wù)、分清職責(zé)，做好各自的檔案管理工作，保證高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量。廣韶公司于2008年12月10日通過廣東省檔案局組織9名評(píng)審員組成的認(rèn)定組的認(rèn)定，成為國家二級(jí)企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理單位。文章研究了廣韶公司檔案工作目標(biāo)管理是如何達(dá)到國家二級(jí)的。

關(guān)鍵詞：高速公路；項(xiàng)目檔案；檔案管理；廣韶公司

中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-2374(2009)13-0184-02

檔案管理工作對(duì)我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，廣韶公司檔案工作得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及同仁的重視，采取各種可行的措施和方針，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，成功使廣韶公司的檔案工作達(dá)到國家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。下面具體談?wù)剻n案管理工作的各項(xiàng)措施。

一、公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

廣韶公司檔案工作得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，為檔案工作的開展提供了組織保證。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用，無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。自從廣韶公司制定檔案管理要達(dá)國家二級(jí)這個(gè)目標(biāo)后，公司便成立由總經(jīng)理任組長、副總經(jīng)理任副組長、部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案工作的目標(biāo)管理提供組織保障，時(shí)刻關(guān)注與支持著檔案工作，聘請(qǐng)檔案專業(yè)人士，增強(qiáng)檔案專業(yè)隊(duì)伍。重視檔案室設(shè)施設(shè)備的配備，前后共投入資金25萬，購置了多臺(tái)計(jì)算機(jī)、鐵柜、防潮柜、安裝了檔案管理軟件及OA轉(zhuǎn)接系統(tǒng)，為安全保管和保護(hù)檔案提供了良好條件。

二、制定檔案管理工作長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)

把檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作列入公司的重要議程，年初有部署，年底有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)和省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。檔案工作要想取得長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻陛，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)劃。因此，公司領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程。檔案業(yè)務(wù)上更是得到省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處、省路橋公司綜合事務(wù)部的指導(dǎo)，大大加快了檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作進(jìn)程。在明確規(guī)定檔案工作的年度計(jì)劃和目標(biāo)后，制定出既符合檔案管理要求，又合乎實(shí)際的月工作計(jì)劃、季度工作計(jì)劃。

根據(jù)國家建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范的要求，將工程資料的形成和管理納入ISO質(zhì)量管理體系，對(duì)建設(shè)過程中的工程資料實(shí)行全過程監(jiān)控。將檔案資料的收集歸檔工作納入對(duì)總包單位工程進(jìn)度款支付審核范圍，保證歸檔工作與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，定期對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查。將檔案工作納入年終考核，納入勞動(dòng)競(jìng)賽，并采取在簽訂合同時(shí)保證金的經(jīng)濟(jì)手段來控制工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量及外在質(zhì)量，確保檔案的完整性，保證了竣工檔案的及時(shí)接收。此外，還必須探索電子檔案歸檔模式與方式，進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)、管理中形成的電子文件和電子檔案的管理工作。這些檔案管理措施都可以根據(jù)實(shí)際情況運(yùn)用到檔案管理的實(shí)踐工作之中。

三、建立并逐步落實(shí)各項(xiàng)檔案工作制度及專兼職檔案人員崗位責(zé)任制

職責(zé)明確，用制度來規(guī)范檔案管理工作，從而調(diào)動(dòng)全體專兼職檔案人員的工作積極性。加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機(jī)制；二是建立健全的檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍、保存期限，文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序做出明確的規(guī)定。對(duì)檔案設(shè)施要嚴(yán)格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度上墻，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道行進(jìn)。

為了保證施工、監(jiān)理單位從一開始就能夠按照國家有關(guān)規(guī)定做好項(xiàng)目檔案工作，從開工建設(shè)時(shí)起，就堅(jiān)持實(shí)行“工程檔案技術(shù)交底會(huì)”制度，有針對(duì)性地對(duì)已中標(biāo)合同工程的施工單位、監(jiān)理單位及時(shí)進(jìn)行工程檔案技術(shù)交底。通過工程檔案技術(shù)交底會(huì)，并形成會(huì)議紀(jì)要，使每個(gè)參建的施工單位和監(jiān)理單位從工程開工建設(shè)時(shí)起，就能夠明確本合同工程對(duì)項(xiàng)目檔案有哪些要求，必須采取哪些措施才能保證項(xiàng)目檔案收集齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、整理規(guī)范、按期歸檔和移交；從項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)總工到質(zhì)檢員、施工員、測(cè)量員、內(nèi)業(yè)資料員都能明確自己的職責(zé)。特別是在高速公路工程的重大合同項(xiàng)目的建設(shè)過程中，還必須針對(duì)項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)的問題，采取及時(shí)召開項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)的方式，對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出整改措施，并對(duì)參建各方履行檔案工作職責(zé)提出具體要求。工程檔案技術(shù)交底這一措施的推行，在實(shí)際工作中取得了非常顯著的效果，在檔案管理工作中形成了參建各方職責(zé)清楚，溝通及時(shí)，工作到位，措施有力的良好工作局面，保證了高速公路項(xiàng)目檔案管理工作的有序開展。

四、配備業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的檔案人員

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，一是參加廣東省檔案局舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班；二是派檔案管理員到檔案管理同行先進(jìn)單位——粵肇高速公路有限公司學(xué)習(xí)；三是特別要求檔案管理員要懂得計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，達(dá)到靈活運(yùn)用，并掌握所應(yīng)用的系統(tǒng)軟件的功能；四是鼓勵(lì)檔案人員自學(xué)，崗位成長，為檔案人員訂購關(guān)于檔案的有關(guān)刊物，鼓勵(lì)專(兼)職檔案員開展自學(xué)活動(dòng)。廣韶公司把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，提高檔案人員對(duì)搞好檔案工作重要意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心、責(zé)任感，為檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因而被評(píng)定“業(yè)務(wù)基礎(chǔ)扎實(shí)，案卷質(zhì)量較好，歸檔率、查全率、查準(zhǔn)率等各項(xiàng)指標(biāo)基本達(dá)到國家二級(jí)要求，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行存貯、檢索、統(tǒng)計(jì)等取得了一定效果”。

五、加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

2007年5月，廣韶公司組織機(jī)關(guān)及基層單位管理人員141人參加了《檔案法律法規(guī)知識(shí)測(cè)試》答題活動(dòng)，此活動(dòng)旨在加強(qiáng)《檔案法》的宣傳力度，使全員懂法。2008年還召開了《廣韶公司檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)動(dòng)員大會(huì)暨檔案知識(shí)講座》及出版兩期宣傳欄，進(jìn)一步普及檔案知識(shí)，讓更多的人了解、關(guān)心和支持檔案工作，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。

六、結(jié)語

廣韶公司雖然已順利完成檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，成為國家二級(jí)企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理單位，但是我們不滿足現(xiàn)狀，制定2009年實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化采集的目標(biāo)，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]劉建生，高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理制度指南，人民交通出版社，2005

[2]廣東省高速公路建設(shè)指揮部，高速公路工程竣工資料編制范例，人民交通出版社，2006