ＥＲＰ對中小企業(yè)財務(wù)管理的影響分析

鄧純勝

摘要實施與應(yīng)用ERP能給中小企業(yè)財務(wù)管理帶來哪些方面的影響?本文以案例為基礎(chǔ),分析ERP對中小企業(yè)財務(wù)管理的影響,期望給財務(wù)人員及其它企業(yè)管理者帶來幫助。

關(guān)鍵詞ERP 中小企業(yè) 財務(wù)管理

中圖分類號:F230文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

財務(wù)管理是基于會計核算等信息進(jìn)行財務(wù)預(yù)測、財務(wù)分析、財務(wù)控制和財務(wù)決策的活動,具體包括資金管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)分析、財務(wù)控制、決策支持、財務(wù)治理等。中小企業(yè)資金與技術(shù)實力有限,業(yè)務(wù)相對簡單。

一、案例介紹

X公司是中外合資企業(yè),專業(yè)從事工業(yè)模塊電源生產(chǎn)與銷售,70%以上的產(chǎn)品出口歐美。2003年到2008年,公司職工人數(shù)增長約25%,主營業(yè)務(wù)收入增長了300%以上,凈利潤增長500%以上?？焖俪砷L的同時,X公司管理也遇到了一些難題。早在2000年,X公司實施了由來自美國MRPII系統(tǒng)MAX,同時購買了國內(nèi)的財務(wù)會計軟件,財務(wù)軟件沒有與MAX系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能共享。在全面應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前,X公司財務(wù)管理中主要存在以下難題:

1、財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能共享,數(shù)據(jù)重復(fù)錄入。

2、財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)很多數(shù)據(jù)不一致,部門之前溝通存信息屏障。

3、成本核算不合理。成本核算使用EXCEL表歸集與分配成本費用,分配標(biāo)準(zhǔn)是產(chǎn)品的最新銷售價格乘投產(chǎn)數(shù)量權(quán)重,分配不合理。

4、會計核算與預(yù)算體系不一致,預(yù)算分析難,依據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況考核責(zé)任中心難度更大。

5、資產(chǎn)管理薄弱。財務(wù)人員忙于會計核算,資產(chǎn)盤點不能有效開展,呆滯料處理不及時,存貨周轉(zhuǎn)率低。

為了提升管理水平,迎接挑戰(zhàn),X公司決定實施ERP系統(tǒng),整合業(yè)務(wù)、財務(wù)、計劃流程,建立公司營運管理的信息平臺。為了降低的系統(tǒng)選型的風(fēng)險,X公司邀請多家ERP軟件商到公司演示系統(tǒng),組織了多次調(diào)研。X公司2004年5月正式?jīng)Q定購買金蝶K/3ERP,并成立實施小組,采取“總體規(guī)劃,分步實施”的漸進(jìn)式策略實施系統(tǒng)。

X公司ERP系統(tǒng)第一期實施范圍包括財務(wù)會計、生產(chǎn)管理、MRP、MPS、采購管理、銷售管理、倉存管理、固定資產(chǎn)管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理等,實施開始時間是2004年6月。第二期實施薪酬核算、成本管理、預(yù)算管理等。經(jīng)歷了近3個月的艱苦的實施工作,X公司K/3ERP系統(tǒng)第一期于2004年9月上線運行。系統(tǒng)上線運行后,發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錯誤、業(yè)務(wù)流程不合理等現(xiàn)象。經(jīng)歷了幾個月的優(yōu)化,2004年末,系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、控制等與公司需求基本相符,數(shù)據(jù)正確,K/3ERP系統(tǒng)正式成為公司經(jīng)營管理的平臺。

以后的幾年中,該公司繼續(xù)實施了成本管理、預(yù)算管理等,還進(jìn)行了幾次系統(tǒng)升級。幾年持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng),X公司實現(xiàn)了資金流、物流、信息流的整合,工作效率、質(zhì)量顯著提高。

二、ERP對X公司財務(wù)管理的影響分析

(一)統(tǒng)一并規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

X公司有約九千種物料,一千多種產(chǎn)品,供應(yīng)商數(shù)百家。負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的十多個員工花了近3個月準(zhǔn)備計量單位、物料、產(chǎn)品、BOM、庫存、供應(yīng)商、標(biāo)準(zhǔn)工時等基礎(chǔ)數(shù)據(jù),并通過多次摸擬測試檢驗。ERP系統(tǒng)正式運行后,財務(wù)與業(yè)務(wù)使用同一基礎(chǔ)數(shù)據(jù),消除了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)差異。

(二)ERP整合了物流、計劃信息流、資金流,提高了財務(wù)管理工作效率。

1.業(yè)務(wù)單據(jù)可實時生成會計憑證。財務(wù)系統(tǒng)直接根據(jù)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)原始單據(jù)生成會計憑證,提高了會計核算的工作效率,更大程度上保障了財務(wù)記錄的真實性與及時性。例如:銷售出單生成銷售發(fā)票,銷售發(fā)票生成憑證;生產(chǎn)領(lǐng)料單審核后自動按成本對象與成本項目生成成本會計分錄等。

2.ERP實現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息實時共享,消除了部門屏障。財務(wù)人員對報表某項目需要了解細(xì)節(jié),可通過“鉆取”功能,逐級查詢到相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)等。

3.ERP消除了地理距離差異,實現(xiàn)異地業(yè)務(wù)的實時處理。應(yīng)用ERP后,財務(wù)人員可以遠(yuǎn)程登錄ERP系統(tǒng)進(jìn)行會計處理、查詢與分析。

(三)ERP幫助公司實現(xiàn)成本核算自動化,成本管理精細(xì)化。

1.在應(yīng)用ERP之前,X公司成本核算的工作量非常大,易出錯。實施ERP時,公司對成本管理相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行仔細(xì)討論,規(guī)范并優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程。

(1)建立了多級產(chǎn)品代碼體系。產(chǎn)品代碼體系中,客戶設(shè)置為第一級分類,第二級是產(chǎn)品類型,第三級是產(chǎn)成品代碼,第四級是半成品代碼等。

(2)確定了合適的成本費用分配標(biāo)準(zhǔn)。生產(chǎn)間接費用按標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)工時權(quán)重分配。標(biāo)準(zhǔn)工時確定的依據(jù)是生產(chǎn)過程中使用的各種設(shè)備的時間及人工工時,由工程技術(shù)部門測定。新分配標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)了裝配型生產(chǎn)制造特點,也體現(xiàn)了制造過程中對設(shè)備的使用量。

(3)設(shè)置與制造部門一一對應(yīng)的成本中心。共耗物料按成本中心領(lǐng)用,作為制造費用的一部分分配。

(4)規(guī)范了業(yè)務(wù)流程。例如:材料入庫只能從收料通知單生成,補領(lǐng)料由產(chǎn)品報廢單或物料報廢單生成等,業(yè)務(wù)單據(jù)按不可相容崗位分離原則設(shè)置權(quán)限。

(5)優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程控制。例如:不可分割物料先從原材料倉庫實際調(diào)撥到車間材料倉,然后根據(jù)投料單從車間材料倉按標(biāo)準(zhǔn)用量虛擬發(fā)料。車間材料倉結(jié)存的物料屬于庫存材料。業(yè)務(wù)單據(jù)上設(shè)置業(yè)務(wù)規(guī)則,業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)時自動執(zhí)行檢查,例如庫存赤字檢查、成品入庫物料配檢查等。優(yōu)化業(yè)務(wù)流程控制規(guī)范了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),也提高了業(yè)務(wù)效率。

2.成本管理模塊上線運行后, X公司成本管理比以前具備了許多優(yōu)勢:

(1)成本費用分配合理,費用分配向?qū)Щ?/p>

(2)成本核算效率高,核算過程清晰明。每月成本核算過程約一小時,可以多次摸擬計算,也可由系統(tǒng)自動完成。

(3)多層次、多緯度成本分析。成本管理系統(tǒng)按成本對象等提供費用歸集、費用分配、成本計算等各種報表,詳盡地反映各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)費用發(fā)生及分配的信息。

(4)成本核算結(jié)果自動傳遞到產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理模塊,供研發(fā)人員、工程技術(shù)人員分析,成本控制工作由事后核算轉(zhuǎn)化為事前控制。

(5)銷售管理系統(tǒng)從成本系統(tǒng)獲取成本數(shù)據(jù)。接受訂單時,可根據(jù)售價與成本進(jìn)行訂單評審。

3.X公司應(yīng)用ERP系統(tǒng),復(fù)雜的成本核算變得簡單而快捷。在不增加財務(wù)人員情況下,成本管理工作質(zhì)量提高了,工作效率顯著提高。

(四)會計核算與預(yù)算集成,預(yù)算分析及時進(jìn)行。

X公司應(yīng)用K/3ERP后,預(yù)算管理大部分工作都在系統(tǒng)中完成。預(yù)算管理比以前規(guī)范,效率更高。

1、X公司新的預(yù)算管理流程:

(1)公司各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)討論與分析后,確定年度預(yù)算目標(biāo)。

(2)財務(wù)部首先在系統(tǒng)中制定預(yù)算方案。

(3)編制部門預(yù)算。各部門在預(yù)算管理系統(tǒng)中按已設(shè)置預(yù)算項目編制本部門的年度預(yù)算。

(4)預(yù)算調(diào)整與確定。各部門預(yù)算編制完成后,財務(wù)部在系統(tǒng)中編制公司預(yù)算。

(5)財務(wù)預(yù)算控制。財務(wù)部根據(jù)各部門業(yè)務(wù)單據(jù)生成會計憑證,系統(tǒng)根據(jù)會計科目、預(yù)算項目與成本中心對應(yīng)關(guān)系,分析預(yù)算執(zhí)行情況,并在憑證審核時顯示預(yù)算余額。

(6)預(yù)算分析。財務(wù)部定期生成預(yù)算執(zhí)行情況表發(fā)送給各業(yè)務(wù)部門與公司領(lǐng)導(dǎo),以及時了解經(jīng)營公司預(yù)算執(zhí)行情況。

2、應(yīng)用ERP后,業(yè)務(wù)部也能及時知道預(yù)算執(zhí)行情況,改善了財務(wù)與業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系,成本費用控制比以前更有效。

(五)資金管理由被動變主動。

X公司收款比較集中,單筆采購金額小,付款業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生。在應(yīng)用ERP之前,常常有付款申請單積壓。不能及時付款影響物料采購,甚至造成物料短缺。有時集中收款后,短短幾天就所剩無幾。缺錢的日子,財務(wù)部工作很被動。解決這個問題的關(guān)鍵是整合物質(zhì)供應(yīng)鏈與資金供應(yīng)鏈信息。

ERP上線運行后,采購系統(tǒng)、倉庫管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的集成,財務(wù)人員能清楚的了解到物料實際入庫時間、不合格品退庫數(shù)量以及來料不良造成的損失金額,付款時對相應(yīng)信息的審核,減少了公司損失,降低了材料成本,也規(guī)范了付款流程。

企業(yè)物料是多種多樣,但資金卻只有一種,因此資金供應(yīng)鏈管理比物質(zhì)供應(yīng)鏈管理要簡單。簡單的資金供求模型是現(xiàn)金加上預(yù)計現(xiàn)金流入,減預(yù)計現(xiàn)金流出,結(jié)果是資金需求或盈余。在簡單模型上,增加對時段或時界的考慮,則形成分時段現(xiàn)金流供求計劃。X公司將相關(guān)需要求與金蝶公司研發(fā)溝通之后,金蝶研發(fā)人員結(jié)合功能規(guī)劃,在新的版本中增加需資金供需計劃模型。

資金供需計劃模型的原型是MRP計劃。模擬時,由模型自動根據(jù)資金結(jié)余、應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)、結(jié)算條件、手工錄入金額等,分期展示未來的資金供求狀態(tài)。應(yīng)用資金需求模型,幫助財務(wù)部隨時了解資金供求狀況,資金計劃正確率比前高了許多。

(六)存貨周轉(zhuǎn)效率提高,物料短缺減少。

存貨占用企業(yè)資金,容易損害變質(zhì),增加企業(yè)管理成本,降低資金使用效益,所以存貨管理很重要。X公司應(yīng)用ERP系統(tǒng)后,在庫存管理等方面有了很大的進(jìn)步。主要體現(xiàn)在庫存核算、存貨盤點、物料替代、呆滯料分析等方面。ERP循環(huán)盤點為解決了存貨盤點的難題。循環(huán)盤點設(shè)置與操作很簡單。

1.建立倉庫、倉位,并設(shè)置倉位管理員;根據(jù)物料的重要性、價格等設(shè)置循環(huán)盤點周期、盤點日期等。

2.到預(yù)定日期,系統(tǒng)提示相應(yīng)的倉庫管理員盤點物料,物料盤點根據(jù)系統(tǒng)計算安排。循環(huán)盤點制度將庫存盤點工作分散各個時段,有重點地進(jìn)行盤點,提高了庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與及時性。

3.倉管或財務(wù)人員隨時可以設(shè)定分析期間段,選擇物料或倉庫分析庫存賬齡分析。呆滯料分析幫助公司精細(xì)化管理庫存,逐步降低了庫存。

在實施ERP之前,X公司存貨周轉(zhuǎn)率年平均約法3.5次。系統(tǒng)應(yīng)用幾年后,呆滯料減少了,物料短缺減少了,日常庫存數(shù)量與金額正確率達(dá)到99%以上,存貨周轉(zhuǎn)率也提高到了年均約5.5次以上。

三、ERP對中小企業(yè)財務(wù)管理影響分析

ERP系統(tǒng)對X公司財務(wù)管理的影響還體現(xiàn)在許多方面,例如銷售預(yù)測、物料替代、進(jìn)料加工手冊管理等。ERP改變了信息溝通的方式,提高了財務(wù)管理工作的效率與工作質(zhì)量,為財務(wù)管理工作創(chuàng)新提供了條件。X公司只是中小企業(yè)中一個代表。在我國,類似的中小型制造企業(yè)還有很多。

通過案例分析,我們知道ERP對中小企業(yè)財務(wù)管理的影響是全方位的。從業(yè)務(wù)的角度分析,ERP可以幫助企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)管理信息化,提高財務(wù)管理工作質(zhì)量與效率;從組織學(xué)習(xí)的角度分析,實施與應(yīng)用ERP是組織學(xué)習(xí)的過程,財務(wù)人員通過實施與應(yīng)用ERP,更利于做好財務(wù)管理工作;從企業(yè)發(fā)展的角度分析,ERP可以規(guī)范業(yè)務(wù)流程,優(yōu)化流程控制,改善了財務(wù)管理環(huán)境,有利于財務(wù)管理創(chuàng)新。雖然金融風(fēng)暴影響了企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境,但是我們國家整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境還是好的,未來還有更多更好的機(jī)會。因此,企業(yè)要重視ERP的應(yīng)用,苦練內(nèi)功,不斷增強競爭力。

(作者單位:深圳市桑達(dá)實業(yè)股份有限公司)