醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

王　萍　李詠梅

摘要:醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作對(duì)提高醫(yī)院管理水平,對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行合理、科學(xué)、規(guī)范的考核,有利于優(yōu)秀人才脫穎而出,有利于建立以競爭、擇優(yōu)為導(dǎo)向的充分展示才能的選拔任用機(jī)制,加快醫(yī)院發(fā)展有著不可忽視的作用。醫(yī)院人事檔案管理工作如何發(fā)展是醫(yī)院管理者探討的重要課題。轉(zhuǎn)變觀念、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量,健全制度、加大投入等是提高醫(yī)院人事檔案管理水平的重要措施。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院人事檔案;管理;發(fā)展

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在人才引進(jìn)和人才管理過程中形成的,記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn),以個(gè)人為單位組合起來,以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資、業(yè)務(wù)管理等部門在培養(yǎng)、選拔、使用和考核人員的工作活動(dòng)中形成的,是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、科研教學(xué)、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、業(yè)績考核以及獎(jiǎng)勵(lì)等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn),以人為本,積極踐行科學(xué)發(fā)展觀,加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理,促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革,適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)改是醫(yī)院人事檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

1醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益,所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用,保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施,是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。醫(yī)院人事檔案材料需要專人管理,單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張,雖然人事檔案材料份數(shù)多,資料復(fù)雜,多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管,屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上,因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。

2 醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)劃

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大,人事制度改革和人員模式改變,給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn),也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。

2.1 增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)

醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ),轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā),提高檔案的使用價(jià)值,如人才信息軟件的開發(fā),人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí),主動(dòng)開發(fā)人力資源信息,變封閉式管理為開放式管理,由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變,不斷擴(kuò)展延伸服務(wù)功能,將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室,為臨床、教學(xué)和科研工作提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷的服務(wù)。

2.2 健全醫(yī)院人事檔案管理制度

實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度,制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》,使檔案的管理制度更加完善和行之有效。規(guī)范醫(yī)院人事管理的流程,合理利用開發(fā)人才信息資源。制度建設(shè)一方面要適應(yīng)完善社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制下的人事制度改革的新形勢,醫(yī)改的新政策,又要遵循人事檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律,改革措施要落到實(shí)處,有實(shí)效,出高效。

2.3 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理,有效利用人才資源

醫(yī)院人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等,因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù),在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理,實(shí)行醫(yī)院人事檔案的社會(huì)化、開放式管理模式,有利于人才脫穎而出,有利于建立以競爭、擇優(yōu)為導(dǎo)向的充分展示才能的選拔任用機(jī)制,更有效利用人才資源。

2.3.1 建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案

建立衛(wèi)生技術(shù)人員檔案,對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理,特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個(gè)人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告,學(xué)術(shù)論文(分級(jí)),專業(yè)技術(shù)成果鑒定書,典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:"三基"、"三嚴(yán)"考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎(jiǎng)狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立,為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù),為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。

2.3.2 實(shí)行人事代理,促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開放式管理

人事代理是在我國市場經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物,是在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式,是與我國市場經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此,人事代理有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯,人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化,人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè),人事檔案社會(huì)化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。

2.3.3 建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)

建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ),是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性,是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ),是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源,達(dá)到一方收集,多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心,建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng),如通過人事信息系統(tǒng),完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng),人事上的工資變動(dòng)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放,醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息,而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益,如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。

2.4 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

新形式下要提高檔案管理的水平,必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平,培養(yǎng)具有"創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型"多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神,努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù),了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導(dǎo)以人為本的管理模式,使用科學(xué)的管理方法,通過全面的人力資源開發(fā)計(jì)劃和企業(yè)文化建設(shè),充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性,從而提高工作效率,創(chuàng)造新的工作業(yè)績,為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。③引人競爭機(jī)制,通過擇優(yōu)錄用,競聘上崗,把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃,關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績,使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。

2.5 加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段

增加資金投人,引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備,增加檔案庫房,購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件,建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng),促進(jìn)人事檔案資源的合理配置和充分利用,確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人盡其才,才盡其用,為醫(yī)院在發(fā)展培養(yǎng)、選拔、使用人才上提供堅(jiān)實(shí)可靠的材料。

人事檔案管理作為人事管理的一部分,也是醫(yī)院管理的重要組成部分。通過指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立,讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃,認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用,從而提升醫(yī)院的整體管理水平,提升醫(yī)院的形象,增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

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