結(jié)合高校評(píng)估　強(qiáng)化檔案管理

于雅娟

隨著高校評(píng)估工作的開(kāi)展，一方面，高校檔案工作的重要性日益顯現(xiàn)：另一方面，高校檔案工作的滯后與被動(dòng)也日益明顯。從我校的情況看，檔案工作主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：一是個(gè)別部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，沒(méi)有指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，致使本部門(mén)的檔案資料無(wú)人管理，呈分散狀態(tài)，直接影響了檔案工作的正常開(kāi)展；二是有些專(zhuān)兼職檔案工作人員責(zé)任心不夠強(qiáng)，缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，資料收集不齊全，整理不規(guī)范，檔案質(zhì)量不高：三是群體檔案意識(shí)薄弱，一些反映本單位主要職能活動(dòng)、對(duì)今后工作極具查考利用價(jià)值的“真品”，或散存在承辦部門(mén)，或流落在個(gè)人手中，未能及時(shí)歸檔，造成檔案資料的流失，工作需要時(shí)，則查閱不到完整的檔案資料：四是資金投入不到位，導(dǎo)致檔案室設(shè)施陳舊，裝備不足。為此，要結(jié)合高校評(píng)估，加大檔案工作力度。

1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

高校必須把檔案工作納入學(xué)校總體規(guī)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，經(jīng)常檢查并具體指導(dǎo)檔案工作。使檔案管理全面實(shí)行“三納入”、“四同步”，即納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，給予檔案工作以各方面的支持；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立由主要校領(lǐng)導(dǎo)掛帥，各處(室)、系(部)負(fù)責(zé)人和兼職檔案員參加的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。各部門(mén)的兼職檔案員要做好本部門(mén)的檔案收集、整理、立卷、移交、保管等工作，將檔案管理職責(zé)明確列入兼職檔案員崗位職責(zé)。

2加強(qiáng)宣傳，切實(shí)提高全員檔案意識(shí)

高校評(píng)估工作需要大規(guī)模、大范圍地抽調(diào)檔案材料，評(píng)估資料的整理也需要學(xué)校各個(gè)部門(mén)、單位每位員工共同參與。在評(píng)估的過(guò)程中，全校的師生員工充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，增強(qiáng)了對(duì)檔案工作的重視程度。所以我們要進(jìn)一步大力宣傳高校評(píng)估中檔案利用成果，表彰評(píng)估中檔案材料收集齊全、規(guī)范的部門(mén)和個(gè)人，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、校報(bào)、信息簡(jiǎn)報(bào)等多種形式宣傳檔案在高校評(píng)估中的重要作用，為提高檔案工作在學(xué)校管理工作中的地位打下良好的思想基礎(chǔ)，大力提高全員檔案意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任感。

3規(guī)范管理，完善檔案管理工作制度

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。要逐步建立各門(mén)類(lèi)檔案立卷歸檔制度、檔案人員崗位職責(zé)、檔案的保管、借閱制度、各門(mén)類(lèi)文件材料的歸檔范圍和保管期限等，并對(duì)各部門(mén)的檔案管理者提出明確的工作目標(biāo)和工作要求。學(xué)校各部門(mén)都要對(duì)工作中形成的文件材料進(jìn)行收集和整理，定期或不定期地移交到學(xué)校綜合檔案室。

通過(guò)建立檔案管理制度，使學(xué)校各部門(mén)歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)。從制度上保證檔案管理的順利開(kāi)展。

4加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)是搞好檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此。必須加大對(duì)檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，采用多種形式，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)他們進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其掌握檔案管理工作的基本知識(shí)和技能，貫徹落實(shí)好相關(guān)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。此外，學(xué)校應(yīng)制定相應(yīng)的政策和措施，努力為檔案人員的學(xué)習(xí)、工作、生活創(chuàng)造良好條件。使他們更安心于本職工作，提高業(yè)務(wù)水平，集中精力搞好檔案管理和各項(xiàng)服務(wù)。

5轉(zhuǎn)變理念，切實(shí)加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用

高校檔案部門(mén)在職能上從傳統(tǒng)的管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，圍繞高校的教育教學(xué)工作，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，為高校教學(xué)、科研，為廣大師生員工提供全面、及時(shí)、有效的服務(wù)。檔案工作者要抓住服務(wù)這個(gè)根本，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域。深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)功能，充分發(fā)揮檔案巨大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

依據(jù)檔案管理規(guī)律，檔案材料的收集、整理、編目，這一系列工作力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整齊劃一，減少隨意性：檔案的保存要分門(mén)別類(lèi)，形成體系，案卷的排放位置相對(duì)固定，使分散、龐雜的檔案資料變得規(guī)范有條理，利于檢索，為檔案的充分利用提供便利條件。

6強(qiáng)化監(jiān)督，建立檔案工作考核機(jī)制

把檔案工作列入年度目標(biāo)管理考核體系?？己私Y(jié)果作為評(píng)先、獎(jiǎng)勵(lì)的重要依據(jù)。高校檔案部門(mén)平時(shí)要按要求對(duì)各處(室)、系(部)檔案的收集、整理、歸檔和利用情況進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期進(jìn)行檢查或抽查，并將檢查結(jié)果作為處(室)、系(部)評(píng)先，專(zhuān)兼職檔案員職稱(chēng)評(píng)定的依據(jù)。這樣，不僅會(huì)引起處(室)、系(部)領(lǐng)導(dǎo)的重視，而且會(huì)加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心和工作熱情，從而對(duì)檔案工作的順利開(kāi)展起到很好的推動(dòng)作用。