淺談實(shí)驗(yàn)室管理體系的內(nèi)部審核

郝春旺　韓金愛

摘要：本文正確界定了內(nèi)部審核的定義，分析了其在實(shí)驗(yàn)室管理體系中的重要作用。就內(nèi)部審核的具體實(shí)施提出了較為可行的方法，對(duì)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審工作的建設(shè)具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：實(shí)驗(yàn)室；管理體系；內(nèi)部審核

內(nèi)部審核是實(shí)驗(yàn)室管理體系的重要組成部分，是檢查本單位各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)是否符合評(píng)審準(zhǔn)則與質(zhì)量管理體系文件的一項(xiàng)重要工作，是實(shí)驗(yàn)室管理體系的一個(gè)關(guān)鍵要素。內(nèi)部審核簡稱“內(nèi)審”，是實(shí)驗(yàn)室自己進(jìn)行的，用于內(nèi)部目的的審核，也稱第一方審核，是一種自我約束、自我診斷和自我完善的活動(dòng)?！皟?nèi)審”是實(shí)驗(yàn)室自身必須建立的評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)所策劃的體系、過程及其運(yùn)行的符合性、適應(yīng)性和有效性進(jìn)行系統(tǒng)的、定期的審核，保證管理體系的自我完善和持續(xù)改進(jìn)過程。它對(duì)體系的不斷完善和發(fā)展，起著極為重要的作用。作為實(shí)驗(yàn)室管理體系的內(nèi)審人員，筆者就如何組織實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系的內(nèi)部審核，保持管理體系的長期有效運(yùn)行淺談幾點(diǎn)看法，以便相互借鑒和交流。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與。質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核，涉及到體系的多個(gè)職能部門和所有實(shí)施過程，需要體系的最高領(lǐng)導(dǎo)者從思想上高度重視，在人、財(cái)、物等方面予以大力支持。最高領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)內(nèi)部審核的意義和作用，全力支持內(nèi)審人員的工作，及時(shí)了解結(jié)果并為下一步的技術(shù)改進(jìn)提供依據(jù)。在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善和改進(jìn)的過程中，中國的國情也更為復(fù)雜，一項(xiàng)工作開展的好與壞，關(guān)鍵在于一把手抓工作的力度和工作重心的放置狀態(tài)。實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核工作開展的好與壞，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)“內(nèi)審”工作的重視程度和自身質(zhì)量意識(shí)。現(xiàn)代市場是開放的市場，更是競爭的市場，意識(shí)決定消費(fèi)的方向，質(zhì)量決定市場的成敗。因此，管理層要親自過問審核工作，協(xié)調(diào)審核中遇到的重大問題，敦促各項(xiàng)措施的落實(shí)，及時(shí)糾正偏離的方向，并制定激勵(lì)措施，保證“內(nèi)審”工作的長期有效運(yùn)行。質(zhì)量負(fù)責(zé)人要及時(shí)組織制定年度內(nèi)審計(jì)劃，組建內(nèi)審組并指定組長安排內(nèi)審人員，并負(fù)責(zé)追蹤不符合項(xiàng)。內(nèi)審組長和內(nèi)審人員應(yīng)認(rèn)真編制內(nèi)審計(jì)劃并嚴(yán)格按計(jì)劃實(shí)施，及時(shí)記錄審核發(fā)現(xiàn)，簽發(fā)不符合項(xiàng)通知書，與被審核部門能有效溝通和反饋信息，事后詳細(xì)編寫內(nèi)審報(bào)告。由此可見，內(nèi)部審核工作，必須充分調(diào)動(dòng)體系內(nèi)各環(huán)節(jié)的積極性，真正發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室各成員的有效力量，方能使體系和檢測業(yè)務(wù)有效結(jié)合，促使質(zhì)量管理體系的長期有效運(yùn)行。

2 精選審核隊(duì)伍，持續(xù)有效地開展內(nèi)部審核。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新產(chǎn)品的不斷涌現(xiàn)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及測試方法的更新使得實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核面臨新一輪的挑戰(zhàn)，能否配備合格、稱職的內(nèi)審人員，組建一支過硬的審核隊(duì)伍顯得格外重要。實(shí)踐證明，審核隊(duì)伍素質(zhì)的高低將直接左右審核的效果。為此，實(shí)驗(yàn)室必須精心抓好審核隊(duì)伍的建設(shè)，從組織上為管理體系的有效運(yùn)行提供基礎(chǔ)性保障。首先，在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部各職能部門中精心挑選一批熟悉業(yè)務(wù)、了解管理體系基礎(chǔ)知識(shí)，有一定學(xué)歷、職稱和工作經(jīng)驗(yàn)，語言表達(dá)能力較強(qiáng)，善于協(xié)調(diào)溝通，并且有高度責(zé)任感的人員擔(dān)當(dāng)此任。其次，對(duì)內(nèi)部審核人員要進(jìn)行上崗培訓(xùn)，必要時(shí)需經(jīng)專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)，待取得內(nèi)審員資格證書后方能上崗。此后每年必須組織一至兩次培訓(xùn)，以便遞增知識(shí)結(jié)構(gòu)并定期輪換審核人員的崗位，適時(shí)組織經(jīng)驗(yàn)交流和理論研討，使內(nèi)審人員對(duì)評(píng)審準(zhǔn)則能夠正確理解，清楚內(nèi)部審核的工作程序、掌握內(nèi)審的技術(shù)方法和具備編制內(nèi)部審核檢查表及報(bào)告的能力。再次，對(duì)內(nèi)審員賦予其一定的權(quán)限，保證其獨(dú)立于被審核的工作之外，在肯定內(nèi)審工作的同時(shí)，要采取激勵(lì)措施充分調(diào)動(dòng)內(nèi)審人員的工作積極性，確保內(nèi)部審核工作的客觀性、獨(dú)立性、持續(xù)性和有效性。

3 務(wù)實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)，全面提高實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部審核水平。實(shí)驗(yàn)室每年開展的內(nèi)部審核包括19個(gè)要素等管理體系的所有要素，覆蓋與管理體系有關(guān)的所有部門、崗位和工作場所，不允許出現(xiàn)任何疪漏。尤其當(dāng)出現(xiàn)重大事故或有嚴(yán)重申訴∕投訴時(shí)，更應(yīng)及時(shí)組織特殊內(nèi)審，調(diào)查原因，加以糾正。因而，實(shí)驗(yàn)室管理體系的內(nèi)部審核必須從以下幾個(gè)方面入手堅(jiān)持務(wù)實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、富有成效的實(shí)施手段。

3.1 年初搞好內(nèi)審策劃與準(zhǔn)備。按照內(nèi)審程序文件的規(guī)定，每年年初，質(zhì)量負(fù)責(zé)人要組織質(zhì)量管理部門及有關(guān)人員策劃并編制“年度審核計(jì)劃”，準(zhǔn)備審核工作文件、資料等軟件內(nèi)容。選派具有合格資質(zhì)的審核人員成立審核組，委任內(nèi)審組長，調(diào)配內(nèi)審人員，對(duì)質(zhì)量體系審核的范圍、內(nèi)容、時(shí)間、審核人員的分組以及審核依據(jù)等做出詳細(xì)安排。審核計(jì)劃經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后及時(shí)發(fā)放、通知到管理體系要素所涉及到的所有科室及各職能部門。同時(shí)審核組要根據(jù)計(jì)劃安排，按照編制要求提前編制檢查表，準(zhǔn)備現(xiàn)場審核記錄清單，為審核活動(dòng)的順利開展做好準(zhǔn)備。

3.2 開好管理體系內(nèi)部審核會(huì)議。管理體系內(nèi)部審核會(huì)議主要包括首次會(huì)議、審核組成員會(huì)議和末次會(huì)議，此三個(gè)會(huì)議對(duì)于內(nèi)審組與受審部門之間的溝通交流、審核信息的反饋以及審核過程的控制均起著十分重要的作用。首次會(huì)議和末次會(huì)議通常由實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審組全體成員、各相關(guān)科室、職能部門負(fù)責(zé)人及其他有關(guān)人員參加，會(huì)議應(yīng)簡短并力求準(zhǔn)確，主要說明審核目的和范圍，傳達(dá)審核計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)審核原則，對(duì)審核實(shí)施情況進(jìn)行安排部署。末次會(huì)議主要是通報(bào)審核結(jié)論，報(bào)告不符合項(xiàng)，重申審核，重點(diǎn)是對(duì)不符合項(xiàng)提出糾正措施和要求。審核組成員會(huì)議，是在現(xiàn)場審核結(jié)束后，內(nèi)審組召開的內(nèi)部會(huì)議，其主題是對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行歸納、分析、協(xié)調(diào)相關(guān)問題，審核不符合項(xiàng)報(bào)告，評(píng)價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性和充分性，為末次會(huì)議做好準(zhǔn)備。

3.3 抓好現(xiàn)場審核?，F(xiàn)場審核是整個(gè)審核工作中最為關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，是整個(gè)內(nèi)審工作的靈魂，現(xiàn)場審核獲取的客觀證據(jù)和信息是評(píng)價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行有效性和充分性的重要依據(jù)?，F(xiàn)場審核中，內(nèi)審員要嚴(yán)格按照《評(píng)審準(zhǔn)則》的要求，正確掌握并運(yùn)用好審核的技巧和策略，把握好切入點(diǎn)，選擇好審核的路徑，巧妙運(yùn)用審核方法，認(rèn)真進(jìn)行專業(yè)判斷。在審核路徑的選擇方面，內(nèi)審員可根據(jù)現(xiàn)場檢查表的設(shè)計(jì)要求和本檢測實(shí)驗(yàn)室的特點(diǎn)、組織構(gòu)架等實(shí)際情況，合理安排檢查路徑，力求覆蓋整個(gè)體系。在審核方法上，一般采取文件評(píng)審和“抽樣”檢查兩種方式。抽樣中應(yīng)盡可能抽取其具有代表性的“樣本”，對(duì)樣本的現(xiàn)場調(diào)查，一般包括“聽、看、問、查”等四個(gè)環(huán)節(jié)。“聽”主要是聽受審部門有關(guān)人員的介紹；“看”主要是在查閱受審部門的有關(guān)資料，包括檢測報(bào)告、檢測現(xiàn)場和原始記錄；“問”主要是針對(duì)受審單位情況介紹和現(xiàn)場調(diào)查提出相關(guān)問題，了解實(shí)際情況，掌握現(xiàn)狀；“查”主要是針對(duì)聽、看、問所收集到的情況和問題進(jìn)行現(xiàn)場核實(shí)，順藤摸瓜觸及全貌?，F(xiàn)場審核結(jié)束后，內(nèi)審組應(yīng)對(duì)全部審核情況進(jìn)行綜合分析，并認(rèn)真填寫《評(píng)定記錄表》，嚴(yán)格按照《評(píng)審準(zhǔn)則》正確界定不符合項(xiàng)，及時(shí)簽發(fā)不符合項(xiàng)通知書，并提出糾正和改進(jìn)措施。

3.4 認(rèn)真撰寫內(nèi)審報(bào)告。質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核報(bào)告是整個(gè)審核工作的外在體現(xiàn)，是在對(duì)客觀證據(jù)及審核記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、歸納和評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上形成的審核總結(jié)。因此在撰寫內(nèi)審報(bào)告中要嚴(yán)格把握好報(bào)告的準(zhǔn)確性和完整性，要提供出足夠說明情況的客觀證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)，運(yùn)用典型事實(shí)、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)說出既能夠聚焦領(lǐng)導(dǎo)及顧客關(guān)心的問題，又能透過現(xiàn)象看到本質(zhì)，引起相關(guān)部門注意的現(xiàn)象。報(bào)告中對(duì)不符合項(xiàng)的改進(jìn)措施要體現(xiàn)出可操作、可控制、可評(píng)價(jià)、可預(yù)防、可持續(xù)的價(jià)值觀念。

4 加強(qiáng)內(nèi)審的后續(xù)跟蹤，改善管理體系運(yùn)行水平。

糾正措施是改善和提高管理體系運(yùn)行水平的一項(xiàng)重要活動(dòng)，是管理體系自我完善的重要手段。實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理體系只有通過不斷的完善和改進(jìn)，才能進(jìn)一步推動(dòng)檢測業(yè)務(wù)的規(guī)范化，提升實(shí)驗(yàn)室的整體水平，更好地參與市場競爭，因此，在審核結(jié)束后，內(nèi)審組必須加強(qiáng)對(duì)各部門糾正措施的跟蹤、檢查和驗(yàn)證，將跟蹤結(jié)果填寫《不合格項(xiàng)及措施跟蹤單》并提交管理評(píng)審。如措施達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)和效果，必須按照糾正程序重新制定糾正計(jì)劃，采取新的改正措施。尤其是對(duì)內(nèi)審報(bào)告中所揭示的問題，要及時(shí)與有關(guān)部門匯總分析，徹底解決此類問題，以便達(dá)到改善和提高實(shí)驗(yàn)室管理體系運(yùn)行水平的目的。

參考文獻(xiàn)

[1]劉卓慧《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南》[M].北京，中國計(jì)量出版社，2007.