積極推廣檔案影像管理系統(tǒng)

石妙希

一、推廣檔案影像管理系統(tǒng)的必要性

在金融、工商稅務(wù)、保險等行業(yè)，每天會產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)票據(jù)和檔案資料，在日常的檔案管理工作中，原始的手工檔案管理存在一定弊端，如紙質(zhì)檔案經(jīng)過多次翻閱查詢，容易損壞；檔案的整理、編纂工作耗時費(fèi)力造成檔案管理人員勞動強(qiáng)度大，檔案資料管理困難；查詢響應(yīng)慢，無法實(shí)現(xiàn)多人共享，造成查詢效率低；無法與業(yè)務(wù)系統(tǒng)及辦公系統(tǒng)配合使用，信息流程斷檔等。

針對原始的手工檔案管理中存在的問題，目前不少機(jī)關(guān)企業(yè)采用了檔案影像化管理。即大量采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)(圖像處理、模式識別技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、多媒體、存儲技術(shù)等)，實(shí)現(xiàn)各類票據(jù)、檔案存儲、管理和查詢的電子化，提升票據(jù)的保存質(zhì)量；規(guī)范檔案管理流程；減少業(yè)務(wù)資料處理過程的人工干預(yù)；確保數(shù)據(jù)處理過程及處理結(jié)果的完整性和可靠性，提高票據(jù)和檔案材料的檢索速度。通過對檔案的科學(xué)管理及高效利用，從而節(jié)省人力、物力和空間，節(jié)約成本、提高工作效率提高企業(yè)競爭能力和服務(wù)水平。而這一切的實(shí)現(xiàn)都離不開檔案影像系統(tǒng)的使用。銀行業(yè)的同仁認(rèn)為影像系統(tǒng)最大的好處就是提高了檔案整理效率。稅務(wù)部門感覺有了檔案影像系統(tǒng)，查詢、提取納稅戶檔案又快又準(zhǔn)確，讓他們從繁重的整理工作中解脫出來，有更多時間和精力投入稅源管理中。保險企業(yè)的同志曾說，我們?nèi)松肀ｋU檔案的特點(diǎn)是時間長，投保人與日俱增，導(dǎo)致庫存壓力越來越大。自有了檔案影像系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案資料在完成掃描后，就被真空包裝封存，幾乎不再受溫濕度、灰塵等環(huán)境因素的影響，延長了檔案資料的壽命，同時打包封存的資料不用裝盒裝箱，所占空間不到原來的三分之一，解決了人身保險檔案存期長、庫存壓力大的問題。而政府機(jī)關(guān)的體驗(yàn)是檔案影像系統(tǒng)的運(yùn)行成功，是機(jī)關(guān)檔案由紙質(zhì)歸檔向電子歸檔的一次跨越，也是檔案材料手工整理向電子方向過渡的有益嘗試。

二、檔案影像管理系統(tǒng)的構(gòu)建

檔案影像化管理的實(shí)施離不開系統(tǒng)的構(gòu)建，一般情況下，檔案影像管理系統(tǒng)邏輯架構(gòu)可以分為三個層次，分別為應(yīng)用表示層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)存儲層。應(yīng)用表示層為數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)展現(xiàn)與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，主要完成與用戶的信息交互；業(yè)務(wù)邏輯層為業(yè)務(wù)邏輯實(shí)現(xiàn)部分，完成對采集數(shù)據(jù)的后臺加工、分析、整理；數(shù)據(jù)存儲層實(shí)現(xiàn)對處理后數(shù)據(jù)的存儲、管理。

其業(yè)務(wù)流程包括：

(一)影像采集(掃描子系統(tǒng))：掃描子系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入前端，它將原始紙質(zhì)傳票轉(zhuǎn)換為電子影像，將影像提交到存儲服務(wù)器上以便進(jìn)行后續(xù)工作，掃描控制臺是整個系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的源頭，是檔案電子化的第一步。掃描控制臺系統(tǒng)支持各類掃描儀進(jìn)行票據(jù)檔案的掃描，實(shí)現(xiàn)影像采集。針對重掃、補(bǔ)掃等特殊批次進(jìn)行相應(yīng)的處理。

(二)影像質(zhì)檢(質(zhì)檢子系統(tǒng))：質(zhì)檢子系統(tǒng)按照一定策略對掃描后的影像進(jìn)行抽檢，以保證憑證影像的質(zhì)量，對于質(zhì)檢過程發(fā)現(xiàn)的不合格的影像，下發(fā)影像差錯，要求掃描人員進(jìn)行補(bǔ)掃或重掃。質(zhì)檢子系統(tǒng)需同時提供影像修正、差錯處理的功能。

(三)OCK識別服務(wù)：采用后臺服務(wù)的方式，對經(jīng)掃描和質(zhì)檢的票據(jù)影像，調(diào)用OCR識別接口，實(shí)現(xiàn)票據(jù)分類，采集票面要素，形成影像精確索引，為后續(xù)業(yè)務(wù)處理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

(四)索引補(bǔ)建：對于OCP，識別有誤，或需要手工建立索引的檔案，提供索引補(bǔ)建的功能。通過瀏覽影像，人工識別票面要素，建立影像相關(guān)索引。

(五)數(shù)據(jù)及影像查詢：提供基于WEB的數(shù)據(jù)及影像的查詢功能。提供按批索引或精確索引的查詢，提供精確查詢、模糊查詢及組合查詢等多種查詢方式。

(六)系統(tǒng)管理：采用資源、用戶、組織機(jī)構(gòu)、權(quán)限的多維組合，將系統(tǒng)的用戶和角色管理、資源管理、權(quán)限管理、日志管理完整的結(jié)合在一起，提供了完善的具有較強(qiáng)適應(yīng)性的通用系統(tǒng)管理平臺。提供統(tǒng)一的GUI(GraphicalUser Interface，即圖形用戶界面)程序，進(jìn)行系統(tǒng)資源的管理，采用數(shù)據(jù)庫軟件包或存儲過程的方式為各子系統(tǒng)的開發(fā)者提供接口，主要是用戶驗(yàn)證及權(quán)限驗(yàn)證的功能。

(七)影像歸檔存儲：按照統(tǒng)一的索引定義和統(tǒng)一的歸檔邏輯，將影像進(jìn)行批量歸檔存儲。對外提供接口，供其他接口進(jìn)行影像調(diào)閱。

(八)光盤組織和刻錄子系統(tǒng)：將系統(tǒng)中的影像及相應(yīng)的數(shù)據(jù)按一定的算法或規(guī)則，組織成相應(yīng)規(guī)格的光盤數(shù)據(jù)，用戶可選擇單盤或光盤庫自動刻錄的方式將數(shù)據(jù)刻錄到光盤。光盤上內(nèi)置影像查詢系統(tǒng)，可查詢光盤的影像。

三、檔案影像管理系統(tǒng)存在的問題

檔案影像管理系統(tǒng)完全是依照先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和存儲技術(shù)，解決了原始的票據(jù)檔案管理中存在的諸多問題。操作起來十分便捷，工作人員只需按照提示點(diǎn)擊鼠標(biāo)即可，目前該系統(tǒng)已在國內(nèi)各大銀行、保險公司和政府機(jī)關(guān)檔案管理中心應(yīng)用，并取得良好的經(jīng)濟(jì)和社會效益。但是檔案影像管理系統(tǒng)也存在一定的問題，有待進(jìn)一步的開發(fā)研究。

(一)經(jīng)費(fèi)問題。例如機(jī)關(guān)和企業(yè)若要實(shí)現(xiàn)檔案影像化管理，首先需要啟動近四十萬元資金購買和創(chuàng)建系統(tǒng)，如果想要將往年庫存檔案全部影像化存儲，必然會產(chǎn)生工作人員、辦公地點(diǎn)的增加，同樣是一筆不小的開支。

(二)安全問題。目前有不少企業(yè)的產(chǎn)品多屬于長期，例如保險業(yè)的定期人壽保險，均在10年、15年或20年以上，保戶在收藏這類保險商品的保單時，最在意的是契約完整性，而不是方便性。因此，如果以影像化存儲，雖然可以節(jié)省空間，但由于1臺計(jì)算機(jī)的壽命僅為3-5年，而網(wǎng)絡(luò)不確定風(fēng)險多、變化大，不論保單是存放在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)空間中都容易令保戶產(chǎn)生擔(dān)憂，所以，對于這種契約期間相當(dāng)長的商品，保戶反而會希望以實(shí)體保單的形式來收藏。

(三)憑證問題。例如當(dāng)司法機(jī)關(guān)需要提取證據(jù)時，影像檔案材料的法律效應(yīng)就比較蒼白，這主要是因?yàn)閿?shù)字簽章的影像文件無法象蓋章簽名的原始書面文件般具有可驗(yàn)證性、完整性及不可否認(rèn)性。