國(guó)有建筑企業(yè)改制后的檔案管理

熊　銳

一、國(guó)有建筑企業(yè)改制對(duì)檔案工作的影響

1、組織架構(gòu)變化對(duì)檔案工作的影響。按照新《公司法》的要求，改制企業(yè)要建立完善的公司治理結(jié)構(gòu)和規(guī)范的母子公司體制。與此相適應(yīng)，國(guó)有建筑企業(yè)紛紛創(chuàng)立了由股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層組成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集團(tuán)有限公司)為母公司、以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶管理控股(或全資)子公司的管理體制。與按《企業(yè)法》設(shè)立的公司相比，全新的公司治理架構(gòu)必然衍生新的檔案資源，產(chǎn)生新的檔案需求；全新的母子公司體制也必然帶來(lái)檔案管理體制、檔案資源權(quán)屬相應(yīng)的變化，帶來(lái)結(jié)構(gòu)調(diào)整和管理傳承等方面的一系列課題。

2、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案工作的影響。國(guó)有企業(yè)的改制最本質(zhì)的是產(chǎn)權(quán)制度改革，產(chǎn)權(quán)清晰是對(duì)公司制企業(yè)的基本要求。為了做到產(chǎn)權(quán)清晰，改制企業(yè)必須對(duì)原來(lái)負(fù)無(wú)限責(zé)任的企業(yè)進(jìn)行清產(chǎn)核資，經(jīng)中介機(jī)構(gòu)評(píng)估后注入新創(chuàng)立的母、子公司。在這個(gè)過(guò)程中，公司的各原股東應(yīng)明確各自出資的范圍，辦理產(chǎn)權(quán)過(guò)戶手續(xù)；母子公司之間也要明確注入資產(chǎn)的數(shù)額和性質(zhì)，及時(shí)辦理產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。這些資產(chǎn)的評(píng)估、確權(quán)、過(guò)戶、變更不僅需要檔案部門(mén)提供真實(shí)可靠的原始依據(jù)，而且由于檔案是無(wú)形資產(chǎn)，需要隨公司母體參與產(chǎn)權(quán)變更過(guò)程。在國(guó)有企業(yè)實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理原則下，如何服務(wù)企業(yè)改制并保證改制前后檔案的有機(jī)聯(lián)系，成為檔案工作的必然課題。

3、管理關(guān)系變革對(duì)檔案工作的影響?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的公司治理結(jié)構(gòu)和普遍建立的董事會(huì)決策、監(jiān)事會(huì)監(jiān)督、經(jīng)理層執(zhí)行的機(jī)制徹底改變了原來(lái)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)既是決策者又是執(zhí)行者的管理關(guān)系。如何把決策、監(jiān)督、執(zhí)行機(jī)構(gòu)在各自工作過(guò)程中產(chǎn)生的檔案分門(mén)別類(lèi)地收集、整理、提供利用，成為檔案工作遇到的新問(wèn)題。在新的母、子公司體制下，母公司對(duì)子公司已不再是原來(lái)意義的行政管理關(guān)系，而成為了基于股權(quán)管理和政策指引為主的新型管理關(guān)系。在行政管理權(quán)弱化的情況下，如何保證檔案管理的集中統(tǒng)一和齊全完整，也是我們必須考慮的問(wèn)題。

二、改制后建筑企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的滯后

1、管理力量相對(duì)不足。受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制慣性影響，目前國(guó)有建筑企業(yè)的檔案工作仍然是以滿足企業(yè)內(nèi)部需要為主，顯示不出檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，因而難以引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。更有甚者在公司制改造過(guò)程中把檔案部門(mén)作為撤并、精簡(jiǎn)的首選部門(mén)，或是安排一些不具備相應(yīng)素質(zhì)的人員湊合了事，使得檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力量、作業(yè)力量以及其他投入都被弱化。

2、管理方式相對(duì)分散。由于建筑施工企業(yè)特殊的流動(dòng)性質(zhì)，產(chǎn)生檔案的項(xiàng)目和負(fù)有檔案收集、移交責(zé)任的生產(chǎn)指揮機(jī)構(gòu)經(jīng)常變動(dòng)，散存在項(xiàng)目上的檔案資料常因地域和機(jī)構(gòu)人員的變化無(wú)法保全。企業(yè)改制重組，涉及的產(chǎn)權(quán)單位和部門(mén)多，相關(guān)的程序復(fù)雜，所產(chǎn)生的檔案資料多家保管、多處存放，極易導(dǎo)致檔案資料的流失。

3、管理手段相對(duì)落后。在建筑施工企業(yè)的檔案管理中，雖然不同程度地運(yùn)用了計(jì)算機(jī)，但單機(jī)應(yīng)用的情況比較普遍，紙質(zhì)載體和手工作業(yè)為主的管理方式仍占很大比重。

4、管理制度相對(duì)缺失。改制后的建筑施工企業(yè)，對(duì)檔案工作提出了一系列的新任務(wù)和新要求。如公司治理結(jié)構(gòu)中“三會(huì)一層”的檔案如何區(qū)別管理并保持有機(jī)聯(lián)系、有相關(guān)關(guān)系但又權(quán)屬不同的檔案如何管理并保證正常利用、母子(分)公司和施工項(xiàng)目上的檔案如何集中統(tǒng)一并做到資源共享等，都需要我們認(rèn)真研究，通過(guò)建立規(guī)章制度加以規(guī)范。

三、建立適應(yīng)型國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理體系

1、恢復(fù)健全組織體系，增強(qiáng)檔案管理力量。首先，要根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的變化，調(diào)整原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和專(zhuān)兼職檔案管理隊(duì)伍，特別要注意吸收決策、監(jiān)督機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和新設(shè)部門(mén)的同志參與檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，消除系統(tǒng)性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢復(fù)健全專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)。符合國(guó)家檔案局關(guān)于建立企業(yè)檔案館條件的母公司，可以恢復(fù)或建立綜合檔案館，對(duì)全公司的檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理，并負(fù)起日常的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查責(zé)任；子公司也要視檔案規(guī)模設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。第三，努力提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)。在進(jìn)口關(guān)要建立檔案崗位任職標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)選拔學(xué)有專(zhuān)長(zhǎng)的人員；對(duì)現(xiàn)有人員要有計(jì)劃、有重點(diǎn)地進(jìn)行自培或送培，更新知識(shí)，增長(zhǎng)才干。

2、探索新型管理模式，保持檔案有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，即全公司的檔案工作規(guī)劃、制度規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，但不同權(quán)屬的檔案可以區(qū)別管理。對(duì)母公司綜合檔案館而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將檔案定期向母公司檔案館移交；同時(shí)對(duì)子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)檔案實(shí)行目錄管控，建立檔案的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，對(duì)重組演變過(guò)程中的檔案進(jìn)行特殊處理。為方便利用，對(duì)公司兼并、合并、分立等重組所涉及的企業(yè)，具有獨(dú)立法人資格的存續(xù)企業(yè)檔案仍存原單位，重組過(guò)程中形成的檔案相關(guān)方各存一套，重組后的檔案與重組前的檔案分庫(kù)保管，業(yè)務(wù)上接受母公司檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)管；不具有法人資格的存續(xù)單位，重組前后的檔案全部移交母公司檔案部門(mén)統(tǒng)一保管；消亡企業(yè)的檔案按歸屬主體進(jìn)行集中和承繼。第三，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決檔案管理分散問(wèn)題。由于檔案的產(chǎn)生過(guò)程不在檔案部門(mén)，所以要確保改制重組和各個(gè)項(xiàng)目上的檔案資料能夠完整的收集起來(lái)，必須把檔案的收集、立卷、移交責(zé)任進(jìn)行分解，并明確地傳導(dǎo)給參與改制重組的部門(mén)和所有項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，通過(guò)責(zé)任分解，并與獎(jiǎng)懲結(jié)合，確保這部分檔案的齊全完整。

3、正確把握檔案價(jià)值體系，不斷提高利用效果。首先，要保證檔案作為信息資產(chǎn)的完整性，即嚴(yán)格按照歸檔范圍，將反映公司改革、重組、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等各門(mén)類(lèi)的檔案資料收集齊全，按規(guī)定整理立卷，統(tǒng)一管理。特別要注意如土地、房屋、設(shè)備等有形資產(chǎn)以及專(zhuān)有技術(shù)、專(zhuān)利權(quán)、市場(chǎng)信息、決策資料、投標(biāo)資料等無(wú)形資產(chǎn)的檔案載體，要視為技術(shù)商品、商業(yè)秘密加以保護(hù)，按照企業(yè)核心技術(shù)檔案的要求，加密集中保管并提供有限利用。其次，要改善服務(wù)，滿足需求。著重加強(qiáng)資產(chǎn)、權(quán)益、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等專(zhuān)題編研，深入系統(tǒng)地挖掘歷史檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造更大價(jià)值提供服務(wù)。對(duì)改制重組后的證據(jù)性檔案，可按產(chǎn)權(quán)的歸屬保管和提供利用。第三，要努力提高服務(wù)效率。方便快捷的服務(wù)是檔案工作的生命線。在計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用的今天，我們要大力推進(jìn)現(xiàn)代辦公手段在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，把檔案的數(shù)據(jù)化、介質(zhì)的電子化、管理利用的網(wǎng)絡(luò)化納入企業(yè)信息化建設(shè)總體方案，逐步改變單機(jī)操作、手工作業(yè)為主的管理方式，這既是應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變需求的需要，也是提高服務(wù)效率的有效途徑。

4、建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。改制后的建筑施工企業(yè)，大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)結(jié)構(gòu)的多元化特征，加上固有的分散、流動(dòng)特點(diǎn)，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動(dòng)檔案工作顯然不行。為此，我們一方面應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓全體員工明白依法治檔是維護(hù)國(guó)家利益、企業(yè)利益和職工權(quán)益的重要舉措，也是每個(gè)職工肩負(fù)的職責(zé)。另一方面，要抓緊清理健全相關(guān)的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實(shí)際、相互聯(lián)系、共同遵守的管理規(guī)范，使改制后的檔案工作有法可依，管理更加科學(xué)，服務(wù)更加有效。