企業(yè)如何用好規(guī)章制度

吳圣奎　王宏軍

摘 要：企業(yè)用好規(guī)章制度，會有效保護自身的合法權(quán)益，促進企業(yè)健康發(fā)展。要制定好規(guī)章制度，企業(yè)必須保證規(guī)章制度的內(nèi)容合乎法律規(guī)定，通過民主程序制定，公示或者告知過勞動者；要執(zhí)行好規(guī)章制度，企業(yè)必須嚴格依據(jù)法律和規(guī)章制度的規(guī)定貫徹執(zhí)行規(guī)章制度，并保留好有用證據(jù)。

關(guān)鍵詞：規(guī)章制度 制定 執(zhí)行

中圖分類號:D922.504 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)06-251-02

企業(yè)的規(guī)章制度是企業(yè)通過民主程序制定的、在組織勞動過程中和進行勞動管理過程中的規(guī)則和制度的總和。不同的企業(yè)有著不同的規(guī)章制度。但是成功的企業(yè)至少都有一個共同的秘訣：制定并堅決貫徹執(zhí)行適合本企業(yè)的健全的規(guī)章制度。

一、規(guī)章制度對于企業(yè)作用到底有多大

健全的規(guī)章制度保護企業(yè)的合法權(quán)益，促進企業(yè)健康發(fā)展；問題規(guī)章制度不僅保護不了企業(yè)，還可能會“害”了企業(yè)；規(guī)章制度缺失，會導致企業(yè)的依法管理和規(guī)范管理困難重重。

（一）健全的規(guī)章制度保護企業(yè)的合法權(quán)益

第一，健全的規(guī)章制度在日常管理中能夠?qū)趧诱咂鸬揭龑Ш徒逃淖饔茫海?）健全的規(guī)章制度能夠讓勞動者清楚地知道自己的權(quán)利和義務(wù)是什么，怎樣享受權(quán)利，如何履行義務(wù)；（2）健全的規(guī)章制度可以防止管理的任意性，保護勞動者的合法權(quán)益，滿足職工公平感的需要；（3）優(yōu)秀的規(guī)章制度通過合理設(shè)置權(quán)利義務(wù)，使勞動者能夠預(yù)測到自己的行為和努力的后果，激勵勞動者為企業(yè)的目標和使命努力奮斗；（4）健全的規(guī)章制度可以告訴勞動者違反甚至嚴重違反規(guī)章制度的后果是什么，在規(guī)章制度的實施過程中通過對違規(guī)甚至嚴重違規(guī)者的處罰能夠起到對勞動者的警示作用。

第二，健全的規(guī)章制度可以保障企業(yè)的經(jīng)營管理有序化、規(guī)范化，將可能發(fā)生的爭議和糾紛降低到最低限度，降低企業(yè)的經(jīng)營運作成本。

第三，在發(fā)生勞動爭議時，合法有效的規(guī)章制度能夠作為企業(yè)合法作為的依據(jù)。

第四，健全的規(guī)章制度將成為新的法律環(huán)境下企業(yè)依法解除勞動者勞動合同的法寶?？v觀《勞動合同法實施條例》第十九條列出的十四條解除勞動合同的法定事由，“勞動者嚴重違反企業(yè)的規(guī)章制度的”情形可能是企業(yè)最容易發(fā)現(xiàn)和把握的。

（二）問題規(guī)章制度會“害”了企業(yè)

問題規(guī)章制度既包括制定中的問題，也包括執(zhí)行中的問題。與企業(yè)沒有規(guī)章制度比起來，問題規(guī)章制度對企業(yè)的破壞力可能更強。

第一，企業(yè)依據(jù)問題規(guī)章制度處理勞動糾紛，常常招致敗訴的結(jié)果。

第二，規(guī)章制度本身沒有問題，但是企業(yè)在執(zhí)行規(guī)章制度的過程中出現(xiàn)各種問題，照樣會導致在勞動爭議案件中的不利地位。

第三，企業(yè)的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的規(guī)定，損害勞動者權(quán)益的，勞動者可以解除勞動合同，企業(yè)還需要支付經(jīng)濟補償金。企業(yè)制定的勞動規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定的，對勞動者造成損害的，應(yīng)當承擔賠償責任。

（三）規(guī)章制度缺失，會導致企業(yè)的依法管理和規(guī)范管理困難重重

第一，規(guī)章制度缺失，會讓勞動者失去方向，缺乏行為標準。企業(yè)任意性的指揮會讓勞動者產(chǎn)生不安全感、不穩(wěn)定感和不公平感。

第二，在發(fā)生勞動爭議時，缺乏規(guī)章制度作為企業(yè)合法作為的依據(jù)，企業(yè)會感覺到舉步維艱，很難取得勝訴的結(jié)果。

第三，沒有規(guī)章制度，企業(yè)會糾紛不斷，卻缺乏處理辦法。企業(yè)會發(fā)現(xiàn)解除勞動者的勞動合同很難，尤其是對那些大錯不犯、小錯不斷的員工幾乎沒有辦法。

二、什么樣的規(guī)章制度才合法有效

合法有效的、可以作為勞動爭議仲裁委員會和法院審理勞動爭議案件依據(jù)的規(guī)章制度必須符合以下條件：（1）規(guī)章制度的內(nèi)容必須符合法律規(guī)定，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定。（2）企業(yè)在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度時，應(yīng)當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。（3）企業(yè)應(yīng)當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示或者告知勞動者。

規(guī)章制度經(jīng)常會出現(xiàn)無效或者部分無效的情形。部分無效的規(guī)章制度，除了無效的部分以外，其余部分仍然有效。規(guī)章制度有時也會出現(xiàn)對一部分勞動者有效，對另一部分勞動者無效的情形。無效或者部分無效的規(guī)章制度一般因為以下原因造成：（1）規(guī)章制度的內(nèi)容違法，一般會導致規(guī)章制度的部分無效。（2）規(guī)章制度制定的民主程序違法或者沒有履行民主程序，會導致規(guī)章制度無效。（3）規(guī)章制度沒有公示或者告知過勞動者，會導致規(guī)章制度無效。如果規(guī)章制度僅僅公示或者告知過部分勞動者，會導致規(guī)章制度對于部分勞動者有效，對于其他勞動者無效。（4）規(guī)章制度僅以企業(yè)某個部門的名義發(fā)出，可能會導致規(guī)章制度對該部門之外的勞動者無效。

三、企業(yè)如何用好規(guī)章制度

企業(yè)制定好規(guī)章制度，力爭完善規(guī)章制度，并執(zhí)行好規(guī)章制度，才算是用好規(guī)章制度。

（一）企業(yè)如何制定好規(guī)章制度

第一，企業(yè)制定規(guī)章制度必須內(nèi)容合法。規(guī)章制度的內(nèi)容要合法，不得違反公序良俗，不得與勞動合同和集體合同相沖突，不得違反公平合理原則。規(guī)章制度的內(nèi)容與勞動合同和集體合同相沖突時，勞動合同和集體合同效力優(yōu)先。

規(guī)章制度內(nèi)容違法的情形主要表現(xiàn)為兩個方面：（1）規(guī)章制度直接違反了法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定(如規(guī)定“職工在試用期內(nèi)，由公司提供餐宿但沒有工資”)。（2）企業(yè)通過規(guī)章制度賦予自己特定的權(quán)利，而這種權(quán)利在法律上規(guī)定只能夠由國家特定機關(guān)行使（如規(guī)定“違反勞動紀律者面壁思過一小時”）。

第二，企業(yè)制定規(guī)章制度要符合法定程序。規(guī)章制度制定程序的合法性是處理爭議依據(jù)的法定前提。企業(yè)制定直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度時必須經(jīng)過民主程序，否則無效。民主程序的履行應(yīng)當經(jīng)過以下階段：（1）企業(yè)制定直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度時，應(yīng)當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見。（2）企業(yè)對提出的方案和意見要認真斟酌，與工會或者職工代表進行平等協(xié)商。（3）根據(jù)協(xié)商結(jié)果，企業(yè)確定規(guī)章制度的最終版本。企業(yè)要把履行民主程序的每一個步驟的證據(jù)留存好，以證明民主程序履行的合法性和規(guī)章制度的有效性。

企業(yè)必須將規(guī)章制度公示或者告知勞動者。公示或者告知勞動者的方式有很多種，例如：（1）閱讀簽字法。（2）發(fā)放簽收法。（3）考試法。（4）培訓法。企業(yè)保留好勞動者的培訓簽到記錄是關(guān)鍵。（5）將規(guī)章制度作為勞動合同的附件。（6）大會公示法。企業(yè)可以通過召開職工大會告知規(guī)章制度，并以適當方式保留告知證據(jù)。（7）電子郵件通知法。（8）局域網(wǎng)公布法。（9）公告欄張貼法；等等。前五種方法比較穩(wěn)妥，后四種方法可能會在舉證的時候出現(xiàn)麻煩。企業(yè)要謹記，無論采取何種方法公示或者告知勞動者，該證據(jù)要證明兩點：一是勞動者已經(jīng)知曉該規(guī)章制度；二是勞動者所知曉的規(guī)章制度同勞動爭議中企業(yè)所依據(jù)的規(guī)章制度內(nèi)容一致。

第三，企業(yè)修改和完善規(guī)章制度要符合法定程序。企業(yè)修改和完善規(guī)章制度，必須遵循以下原則：（1）修改后的內(nèi)容應(yīng)當合法、合理；（2）經(jīng)過民主程序；（3）向勞動者公示或者告知修改后的規(guī)章制度。修改規(guī)章制度在程序上和內(nèi)容的要求上與制定規(guī)章制度一樣，企業(yè)應(yīng)當嚴格審查內(nèi)容的合法性、合理性，認真履行各項法定程序。

把規(guī)章制度作為勞動合同的附件，看起來很便利，其實弊大于利，企業(yè)將很難修改規(guī)章制度，除非通過變更勞動合同來達到修改規(guī)章制度的目的。如果企業(yè)僅僅修改了規(guī)章制度，那么該規(guī)章制度就會和勞動合同相矛盾（因為修改后的規(guī)章制度和修改前的規(guī)章制度相矛盾，就必然和把規(guī)章制度作為附件的勞動合同相矛盾）。勞動者如果依法請求優(yōu)先適用勞動合同的約定，就會導致修改后的規(guī)章制度部分無效甚至全部無效。因此，規(guī)章制度獨立化是企業(yè)的正確選擇。

（二）企業(yè)如何執(zhí)行好規(guī)章制度

合法有效的規(guī)章制度也會因為執(zhí)行中的問題導致企業(yè)處于不利局面。一般而言，規(guī)章制度執(zhí)行中的問題主要表現(xiàn)在兩個方面：（1）企業(yè)執(zhí)行規(guī)章制度沒有依照法律或者規(guī)章制度規(guī)定的程序。（2）企業(yè)在執(zhí)行規(guī)章制度時沒有保留好有關(guān)執(zhí)行過程和結(jié)果的證據(jù)材料。企業(yè)要執(zhí)行好規(guī)章制度，必須做到兩點：

第一，企業(yè)應(yīng)當嚴格依據(jù)合法程序執(zhí)行規(guī)章制度。規(guī)章制度如果沒有按照程序執(zhí)行，執(zhí)行結(jié)果對于被執(zhí)行人來說可能就是無效的。企業(yè)在依據(jù)規(guī)章制度處理違規(guī)勞動者時，必須嚴格遵循以下程序：（1）及時采集和依法保全勞動者違規(guī)的相關(guān)證據(jù)。該證據(jù)必須是能夠得到勞動爭議仲裁庭和法院認可的證據(jù)。（2）對違規(guī)勞動者要及時進行處理。盡管法律沒有規(guī)定企業(yè)運用具體規(guī)章制度處理勞動者的時效限制，但是從證據(jù)收集和合理執(zhí)行規(guī)章制度的角度來說，企業(yè)應(yīng)當及時對勞動者的違規(guī)行為作出處理。（3）企業(yè)應(yīng)當嚴格依據(jù)規(guī)章制度規(guī)定的執(zhí)行程序來處理勞動者的違規(guī)行為。例如，規(guī)章制度要求作出書面處理決定的，作出口頭處理決定就沒有效力。（4）企業(yè)應(yīng)當依法及時向違規(guī)勞動者送達處理結(jié)果。

第二，企業(yè)應(yīng)當保留執(zhí)行規(guī)章制度過程中的有效證據(jù)。企業(yè)收集和保全勞動者違反規(guī)章制度的證據(jù)是規(guī)章制度執(zhí)行中的關(guān)鍵問題。企業(yè)特別需要注意的是，如果勞動者嚴重違反企業(yè)規(guī)章制度并因此被企業(yè)解除勞動合同，企業(yè)必須將該勞動者嚴重違反企業(yè)規(guī)章制度的證據(jù)進行“固定”，由相關(guān)人員及時簽名確認或者以其他方式確認，并由專門人員保管該證據(jù)。企業(yè)要收集和保全的有效證據(jù)主要包括：（1）違規(guī)依據(jù)，一般指勞動者所違反的企業(yè)規(guī)章制度及其具體條款；（2）違規(guī)證據(jù)，一般勞動者的違規(guī)行為；（3）企業(yè)依法處理違規(guī)行為的過程和結(jié)果?？赡茏鳛橛行ёC據(jù)證明勞動者違規(guī)行為的證據(jù)主要有：違規(guī)勞動者的“檢討書”、“申辯書”、違規(guī)情況說明，有違規(guī)勞動者本人簽字的違規(guī)記錄，政府有關(guān)部門的處理意見、處理記錄，有關(guān)物證，有關(guān)書證及視聽資料，其他勞動者或者知情者的證言等。在司法實踐中，有違規(guī)勞動者簽字的書面證據(jù)以及政府有關(guān)部門對違規(guī)事件的處理結(jié)論或者處理記錄是勞動爭議仲裁委員會和法院易于采信的證據(jù)。

參考文獻：

郭文龍.規(guī)章制度制定程序的合法性是處理爭議依據(jù)的法定前提[J].中國勞動，2005(6）

（作者簡介：吳圣奎，北京電子科技職業(yè)學院講師，對外經(jīng)濟貿(mào)易大學法學院在讀博士生，國際經(jīng)濟法專業(yè)；王宏軍，云南財經(jīng)大學法學院副教授，對外經(jīng)濟貿(mào)易大學法學院在讀博士生，國際經(jīng)濟法專業(yè) 北京 100000）（責編：賈偉）