高職教學(xué)檔案管理工作探析

馮偉橋

摘要：高職院校教學(xué)檔案管理工作存在制度不健全、工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低和結(jié)構(gòu)不合理、鑒定和保管電子文件技術(shù)不足以及教學(xué)檔案的有效利用率低等問題，要解決這些問題，應(yīng)更新觀念，建立和健全系統(tǒng)有序的管理體制，注重教學(xué)檔案管理人才的培養(yǎng)，做好教學(xué)檔案的開發(fā)利用工作，開拓創(chuàng)新等。

關(guān)鍵詞：高職教學(xué)檔案問題對策

1高職教學(xué)檔案管理工作存在的主要問題

1.1高職教學(xué)檔案管理制度不健全有些高職院校在教學(xué)檔案的收集、歸檔、借閱、安全保管、提供利用等方面缺乏一套系統(tǒng)的規(guī)章制度，教學(xué)檔案管理人員收集材料玉石不分，材料殘缺不全，甚至出現(xiàn)同一教學(xué)檔案材料重復(fù)收集的現(xiàn)象，對有些該歸檔的材料未能及時(shí)歸檔或歸檔材料有頭無尾，存在破損不清等現(xiàn)象，他們在查f借)閱手續(xù)中，不按章辦事，把關(guān)不嚴(yán)，以致造成混亂。

1.2高職教學(xué)檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)不合理和素質(zhì)偏低首先，人員的結(jié)構(gòu)方面。知識(shí)結(jié)構(gòu)上，高學(xué)歷的少，專職教學(xué)檔案管理人員中具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占整個(gè)隊(duì)伍人數(shù)的比例偏低，畢業(yè)于教學(xué)檔案專業(yè)學(xué)校的更是少之又少，復(fù)合型的教學(xué)檔案管理人才嚴(yán)重缺乏。性別上，女多男少；年齡上，中年的多，年輕的少。其次，人員素質(zhì)方面。大部分高職教學(xué)檔案管理工作人員因循守舊，滿足現(xiàn)狀，他們未能熟練地掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，依舊采取原始的管理方式，憑借老經(jīng)驗(yàn)、老辦法行事，而部分教學(xué)檔案人員對教學(xué)檔案工作缺乏熱情，放松了對專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。

1.3電子文件的管理與鑒定存在技術(shù)上的不足由于電腦的普及，高職教學(xué)檔案管理工作中大量電子文件的產(chǎn)生，必然帶來一系列電子教學(xué)檔案建設(shè)與管理的問題。目前，電子文件已經(jīng)暴露出其技術(shù)上不可回避的缺點(diǎn)，即其原始性與證據(jù)性難以確認(rèn)以及壽命短、讀寫系統(tǒng)更換頻繁、維護(hù)其內(nèi)容的準(zhǔn)確性與機(jī)密性的難度大大增強(qiáng)，其組成和結(jié)構(gòu)太過復(fù)雜等鑒定與保管方面的技術(shù)難題。

1.4高職教學(xué)檔案缺乏系統(tǒng)性、完整性、可靠性和科學(xué)性一些管理不成熟的高職院校，忽視教學(xué)檔案管理工作的程序化、規(guī)范化，缺乏科學(xué)性。他們把教學(xué)檔案工作當(dāng)作是可有可無的一般性工作，沒有充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案工作在整個(gè)教學(xué)管理和教學(xué)研究中的重要作用，具體負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理的工作人員基本上是靠其主觀理解去開展工作，而有的兼職管理員連教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔原則、以及立卷歸檔的程序都知之甚少，致使教學(xué)檔案雜亂而無體系性，殘缺而不完整性，有些臨時(shí)拼湊的材料更缺乏可靠性。

1.5教學(xué)管理事務(wù)性與教學(xué)檔案管理專業(yè)性的矛盾教學(xué)管理工作具有綜合性、事務(wù)性和日常性等特點(diǎn)?，F(xiàn)階段高職院校教學(xué)檔案管理人員大多由秘書兼任，他們身兼數(shù)職，日常事務(wù)繁忙，加之許多教學(xué)管理人員對教學(xué)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)不甚熟悉，而且隨著高職院校行政人員的精簡和教學(xué)管理工作內(nèi)容的增多，埋頭于日常事務(wù)的他們沒有更多的精力顧及教學(xué)檔案工作。

1.6教學(xué)檔案的有效利用率不高目前，高職院校的教學(xué)檔案仍然不能為教職工和學(xué)生廣泛利用，依然被一小部分科研工作者及行政人員壟斷，教學(xué)檔案的價(jià)值沒有得到最大限度的開掘，教學(xué)檔案資源被極大浪費(fèi)，這直接影響了教學(xué)檔案管理事業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

2高職教學(xué)檔案管理工作的對策

2.1更新管理人員觀念，重新定位管理部門高職院校教學(xué)檔案管理的上層管理人員以及工作人員應(yīng)適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)需求，更新服務(wù)觀念，找準(zhǔn)自己的位置，更好更有效地發(fā)揮自己的作用；同時(shí)，擺正教學(xué)檔案管理部門在學(xué)校中的位置，教學(xué)檔案管理部門應(yīng)從上至下重建自己的職業(yè)定位，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，多方面、寬角度、深層次服務(wù)于教學(xué)檔案利用者。

2.2建立和健全系統(tǒng)有序的管理體制高職院校，必須制定相關(guān)的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，如《教學(xué)檔案管理細(xì)則)等，以確立教學(xué)檔案工作的基本原則、歸檔范圍，明確教學(xué)文件材料的部門立卷與歸檔、教學(xué)檔案的管理、教學(xué)檔案的開發(fā)利用等具體要求，制定教學(xué)檔案工作崗位責(zé)任制等?？梢詫?shí)行“三納入”、“三同步”，即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃；納入教學(xué)管理制度；納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔的要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評(píng)審鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收教學(xué)檔案材料同步。

此外，高職院校系(院)處于教學(xué)、科研和管理的第一線，是教學(xué)檔案的最直接的來源。對其資料的收集和整理也應(yīng)該有一個(gè)系統(tǒng)有序的管理體制。系(院)在進(jìn)行教學(xué)檔案歸檔時(shí)，可與教學(xué)行政主管部門和學(xué)校分為三級(jí)管理體系，規(guī)定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理范圍。系(院)教學(xué)檔案管理也可制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理責(zé)任制，讓系(院)所有的教師都承擔(dān)一定的教學(xué)檔案責(zé)任，對各自的教學(xué)檔案進(jìn)行收集和整理，定期或不定期地交兼職教學(xué)檔案員統(tǒng)一匯總后存檔。

2.3注重人才，提高教學(xué)檔案管理專兼職隊(duì)伍素質(zhì)和服務(wù)水平首先，建立健全必要的人員進(jìn)出管理制度以促進(jìn)教學(xué)檔案工作穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。要把好教學(xué)檔案工作人員的入口關(guān)，引進(jìn)或招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)教學(xué)檔案隊(duì)伍，大膽使用有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長的年青干部，切實(shí)穩(wěn)定教學(xué)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案干部隊(duì)伍的政治思想工作，穩(wěn)定他們的情緒，以保證他們在市場經(jīng)濟(jì)條件中各種利益的誘惑下，保持較高的政治修養(yǎng)和敬業(yè)精神，從而把教學(xué)檔案工作做好。其次，要大力提高教學(xué)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)和服務(wù)水平。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)高度重視和積極支持教學(xué)工作，充分重視教學(xué)檔案工作人員的再教育，學(xué)校教學(xué)檔案室要加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織他們學(xué)習(xí)教學(xué)檔案管理基礎(chǔ)理論和有關(guān)政策條例，以提高他們的管理水平和管理能力。現(xiàn)在各高職院校正大力加強(qiáng)教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，應(yīng)設(shè)法幫助教學(xué)檔案管理人員熟練掌握電腦操作，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的新知識(shí)，掌握數(shù)據(jù)庫技術(shù)信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)，以幫助他們成為一專多能的教學(xué)檔案工作人才。繼續(xù)教育的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)各層次人員的情況，因人而異。而提高外語水平與具備扎實(shí)的語言知識(shí)，是教學(xué)檔案工作人員必備的兩大條件，可以采取包括短期培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)，繼續(xù)教育等多種形式的培訓(xùn)活動(dòng)，使教學(xué)檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。

2.4確立教學(xué)檔案的開放觀念，加強(qiáng)教學(xué)檔案的開發(fā)利用教學(xué)檔案的開放對高職院校的發(fā)展具有積極的意義，教學(xué)檔案的開放是加快教學(xué)檔案信息流通速度，擴(kuò)大教學(xué)檔案交流范圍的必要條件。首先，應(yīng)該確立教學(xué)檔案的開放觀念，增強(qiáng)教學(xué)檔案工作人員和教學(xué)檔案的實(shí)際和潛在利用老的教學(xué)檔案開放意識(shí)，進(jìn)行教學(xué)檔案開放宣傳，針對實(shí)際需求的變化確定教學(xué)檔案開放的重點(diǎn)，激發(fā)人們利用教學(xué)檔案的愿望。其次，應(yīng)該嚴(yán)格劃分開放和控制的范圍，建立開放型的教學(xué)檔案館藏機(jī)構(gòu)，配備開放型的服務(wù)設(shè)施，最大限度地開發(fā)教學(xué)檔案信息資源，滿足各個(gè)層次、各種利用者的需要。使教學(xué)檔案數(shù)量充足、門類齊全、內(nèi)容全面、質(zhì)量優(yōu)良、便于利用。教學(xué)檔案管理部門必須編輯各種形式的參考資料。積極為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.5做好技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新首先，技術(shù)創(chuàng)新是指高職院校教學(xué)檔案部門要充分利用現(xiàn)代化新技術(shù)、新設(shè)備，積極熟練地運(yùn)用電予計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)，在日常的教學(xué)檔案管理工作中，力求在教學(xué)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，最大限度地使用高科技和新成果來優(yōu)化升級(jí)現(xiàn)存的工作流程。其次，管理創(chuàng)新是指在管理方面，要建立和完善一套管理機(jī)制，明確獎(jiǎng)懲細(xì)則，將應(yīng)恪守的原則規(guī)章制度化，大力鼓勵(lì)創(chuàng)新，通過獎(jiǎng)懲來引導(dǎo)和激勵(lì)多出優(yōu)秀人才，多出優(yōu)秀成果，將法制觀念貫穿教學(xué)檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。再次，服務(wù)創(chuàng)新是指要深化”以人為本，服務(wù)于人”的理念，變被動(dòng)為主動(dòng)，積極探尋教學(xué)檔案利用者的需求，開發(fā)出大量滿足需求的教學(xué)檔案衍生產(chǎn)品，切實(shí)把利用者的要求放在心上，形成新體制下的新的服務(wù)理念。

高職教學(xué)檔案是衡量高職學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量及教學(xué)水平、文化科技水平的重要標(biāo)志之一，必須切實(shí)做好高職教學(xué)檔案管理工作，使教學(xué)檔案在高職院校的建設(shè)、發(fā)展中充分發(fā)揮自己獨(dú)特的作用和價(jià)值，服務(wù)師生、服務(wù)社會(huì)。