知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

黃玉敏

摘要：電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度商，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)，不斷將檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。本文論述了知識(shí)經(jīng)濟(jì)檔案管理工作面臨的問題，并提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

0引言

現(xiàn)在我們已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代了，這個(gè)時(shí)代最主要特征就是“知識(shí)”，即以知識(shí)為主要的生產(chǎn)資料，以知識(shí)為主要的處理手段，以知識(shí)含量為主要體現(xiàn)的產(chǎn)品功能和性能。這個(gè)時(shí)代，處處體現(xiàn)知識(shí)的主要價(jià)值。而知識(shí)從產(chǎn)生到應(yīng)用，本身是有規(guī)律的、有方法的。為了更有效地挖掘和發(fā)揮知識(shí)的價(jià)值，就必須進(jìn)行知識(shí)管理。檔案管理如何在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮檔案知識(shí)的作用，也是現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的重要途徑。

1知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

1.1知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量巳成為評(píng)估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

1.2依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義?？傊?，計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

1.3知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為擔(dān)案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅以為著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開放檔案意識(shí)，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

1.4知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員一方面要具備較高的專業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)和相關(guān)應(yīng)用知識(shí)。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能以推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

2知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理就是知識(shí)資源管理

說到知識(shí)資源管理，就不得不說一說知識(shí)管理。概括來講，企業(yè)知識(shí)管理一方面是管理企業(yè)知識(shí)，即知識(shí)的管理，它通過一定手段把知識(shí)的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力，并發(fā)揮這些能力，促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高，進(jìn)而取得利潤。所以說企業(yè)知識(shí)是企業(yè)利潤的核心來源，知識(shí)管理實(shí)際也就是企業(yè)核心利潤源的管理。另一方面是管理本身要知識(shí)化，也即知識(shí)地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹R(shí)，使管理者既有能力、又高效率地開展管理，所以這樣的知識(shí)管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。

2.1知識(shí)資源管理正成為企業(yè)管理的核心之一從上述知識(shí)管理看到其作為企業(yè)的核心管理的作用和意義。而企業(yè)知識(shí)大體上分為顯性和隱性兩大類知識(shí)。顯性知識(shí)就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識(shí)：隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。當(dāng)然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來的。

2.2知識(shí)資源管理須遵從知識(shí)管理的規(guī)律所謂知識(shí)管理的規(guī)律，就是推動(dòng)知識(shí)運(yùn)動(dòng)的規(guī)律。企業(yè)的知識(shí)管理符合下面的模型?？梢钥吹街R(shí)資源管理也要經(jīng)歷了這個(gè)管理運(yùn)動(dòng)的過程；并且在企業(yè)中更有如下特點(diǎn)：①“產(chǎn)生者”是企業(yè)各類工作崗位上的員工；②“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享；③“規(guī)范”(優(yōu)化)是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過大家形成共識(shí)，并經(jīng)過專家加以確認(rèn)；④“應(yīng)用”到工作中，支持需要它的員工進(jìn)行實(shí)際工作，是知識(shí)資源管理的最主要目標(biāo)；⑤“創(chuàng)新”知識(shí)，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進(jìn)而使企業(yè)工作步入新的境界。

3檔案知識(shí)管理必然上升到知識(shí)資源管理

檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號(hào))的顯性知識(shí)，當(dāng)然也是知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。

3.1檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理是完全可能的因?yàn)闄n案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化處理后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新“知識(shí)、“創(chuàng)新”工作，這才符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，也才能“生存”下去，否則檔案知識(shí)管理就會(huì)很快走到盡頭。

3.2檔案管理上升到知識(shí)資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的因?yàn)橥ㄟ^上升，檔案知識(shí)不在被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時(shí)代檔案管理的問題。

3.3知識(shí)資源管理還將給企業(yè)帶來新的價(jià)值傳統(tǒng)檔案管理在企業(yè)最大的價(jià)值是記載“歷史”，而信息時(shí)代的檔案管理最大價(jià)值是使“歷史”數(shù)字化了。這不是檔案管理的本意，而本意都是要促進(jìn)企業(yè)工作更有效益。但過去的檔案管理要么是受傳統(tǒng)技術(shù)條件的束縛，要么是受信息管理思想的束縛，致使管理的本意無法實(shí)現(xiàn)。

總之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起紿檔案界提供了一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī)；趕上這次浪潮，我們就會(huì)縮短與先進(jìn)國家的差距。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會(huì)在新世紀(jì)這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。