ABC分類法在企業(yè)管理中的應(yīng)用

成秉照

企業(yè)的資源總是有限的,不論是一般意義上的人財物資源,還是管理、信息及時間的資源。企業(yè)的存在的理由就是利用這些有限的資源來獲取利潤,盡可能獲得最大的回報,即盡可能提高資源利用的效益和效益,對不同的事物、事務(wù)對象的輕重緩急,采取不同的管理策略,科學(xué)分類非常重要。

一、什么是ABC分類法

ABC(Activity Based Classification)分類法,又稱帕累托分析法或巴雷托分析法、柏拉圖分析、主次因素分析法 、ABC分析法、ABC法則、分類管理法、重點管理法、ABC管理法、abc管理、巴雷特分析法,它是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟方面的主要特征,進行分類排隊,分清重點和一般,從而有區(qū)別地確定管理方式的一種分析方法。由于它把被分析的對象分成A、B、C三類,所以稱為ABC分析法。

ABC分類法最早是由意大利經(jīng)濟學(xué)家維?帕累托(V.Pareto)首創(chuàng)的。1879年,帕累托在研究貧富懸殊問題,描述個人收入的分布狀態(tài)時,發(fā)現(xiàn)少數(shù)人的收入占全部人收入的大部分,而多數(shù)人的收入?yún)s只占一小部分,他將這一關(guān)系用圖表示出來,就是著名的帕累托圖(Pareto Chart)。該分析方法的核心思想是在決定一個事物的眾多因素中分清主次,識別出少數(shù)的但對事物起決定作用的關(guān)鍵因素和多數(shù)的但對事物影響較少的次要因素。后來,帕累托法被不斷應(yīng)用于管理的各個方面。1951年,管理學(xué)家戴克(H.F.Dickie)將其應(yīng)用于庫存管理,命名為ABC法。1951年～1956年,約?朱蘭(J.Juran)將ABC法引入質(zhì)量管理,用于質(zhì)量問題的分析,被稱為排列圖。1963年,彼得?德魯克( P. Drucker)將這一方法推廣到全部社會現(xiàn)象,使ABC法成為企業(yè)提高效益的普遍應(yīng)用的管理方法。

ABC分類法是根據(jù)事物在技術(shù)、經(jīng)濟方面的主要特征,進行分類排列,從而實現(xiàn)區(qū)別對待區(qū)別管理的一種方法。ABC法則是帕累托80/20法則衍生出來的一種法則。所不同的是,80/20法則強調(diào)的是抓住關(guān)鍵,ABC法則強調(diào)的是分清主次,并將管理對象劃分為A、B、C三類。

二、ABC分類法則與效率

面對紛繁雜亂的處理對象,如果分不清主次,雞毛蒜皮一把抓,可想而知,其效率和效益是不可能高起來的,還極有可能是撿了芝麻丟了西瓜,降低資源利用效率,造成極大的機會成本。而分清主次,抓住主要的對象,卻一定可以事半功倍。比如,在庫存管理中,這一法則的運用就可以使工作效率和效益大大提高。

在一個大型機械、電器企業(yè)中,零部件存貨的種類通常會很多,動則就可能是幾十種,甚至成千上萬種。雞毛蒜皮一把抓的管理把管理者累得直不起腰,其收效卻甚微,而且可能出現(xiàn)混亂,進而造成重大損失:

第一,盤點清查非常困難,而且難以確保準(zhǔn)確性。對于非重要的材料,比如低值易耗品,可能影響還不大,但對于重要材料,例如產(chǎn)品關(guān)鍵部件,如果計數(shù)錯誤,卻可能導(dǎo)致缺料,生產(chǎn)自然也就不可避免地受到影響,進而不能滿足市場需求,喪失市場機會,失去客戶。

第二,存量控制困難。重要材料的存量應(yīng)該作為重點監(jiān)控,確保不斷料又不積壓,非重要材料由于其重要性不高和資金占用量小,則可以按一定的估計量備貨。如果實行一把抓式的管理,就可能將目光集中在大量非重要材料上,而疏忽了對重要材料的控制。

面對眾多的問題,如果進行ABC分類,然后處理主要問題,次要的和不重要的問題常常也會迎刃而解。

三、ABC分類運用程序

我們面臨的處理對象,可以分為兩類,一類是可以量化的,一類是不能量化的。

對于不能量化的,我們通常只有憑經(jīng)驗判斷。對于能夠量化的,分類就要容易得多,而且更為科學(xué)。 ABC分類法的基本程序如下:

開展分析

這是“區(qū)別主次”的過程。它包括以下步驟:

1)收集數(shù)據(jù)。按分析對象和分析內(nèi)容,確定構(gòu)成某一管理問題的因素,收集相應(yīng)的特征數(shù)據(jù)。如庫存控制中,則應(yīng)對庫存物品的銷售額進行分析,則應(yīng)收集年銷售量、物品單價等數(shù)據(jù)。如項目管理中分析針對某一系統(tǒng)的價值工程,則應(yīng)收集系統(tǒng)中各局部功能、各局部成本等數(shù)據(jù)。

2)計算整理。即對收集的數(shù)據(jù)進行加工,并按要求進行計算,包括計算特征數(shù)值,特征數(shù)值占總計特征數(shù)值的百分?jǐn)?shù),累計百分?jǐn)?shù);因素數(shù)目及其占總因素數(shù)目的百分?jǐn)?shù),累計百分?jǐn)?shù)以及特征比(特征比=平均資金占用百分?jǐn)?shù)/品目百分?jǐn)?shù))。注意特征比在下述分類時很重要。

3)列出ABC分析表。一般ABC分析表可用九欄目梳理:第一欄為隨意羅列的物品序號,按阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3……或英文字母a、b、c……均可,第二欄為物品名稱;第三欄為品目數(shù),即每一種物品經(jīng)營期對應(yīng)的平均庫存數(shù)量;第四欄為品目數(shù)百分?jǐn)?shù),即物品規(guī)格數(shù)量占總物品數(shù)量的百分比;第五欄為物品單價;第六欄是第四欄單價乘以第五欄平均庫存,為各種物品平均資金占用額;第七欄為平均資金占用百分?jǐn)?shù);第八欄為特征比;第九欄為分類結(jié)果(暫時留空)。

4)繪制ABC分析圖。以累計品目百分?jǐn)?shù)為橫坐標(biāo),累計平均資金占用百分?jǐn)?shù)為縱坐標(biāo),按上述ABC分析表第八欄從大到小排列,依次在坐標(biāo)圖上取點,順便標(biāo)出點坐標(biāo)(注意坐標(biāo)值是兩個累計百分?jǐn)?shù))并聯(lián)結(jié)各點成曲線,即繪制成ABC分析圖。除利用直角坐標(biāo)繪制曲線圖外,也可繪制成直方圖。

按ABC分析表,觀察坐標(biāo)值的變化。一般的分類標(biāo)準(zhǔn)是:將累計品目百分?jǐn)?shù)為5~15%而平均資金占用額累計百分?jǐn)?shù)為60~80%左右的前幾個物品,確定為A類;將累計品目百分?jǐn)?shù)為20~0%,而平均資金占用額累計百分?jǐn)?shù)也為20~30%的物品,確 定為B類;其余為C類,C類情況正和A類相反,其累計品目百分?jǐn)?shù)為60~80%,而平均資金占用額累計百分?jǐn)?shù)僅為5~15%。依據(jù)上述,填充ABC分析表第九欄。

上述過程也可借用Office辦公套裝軟件的Excel電子表格,通過設(shè)定單元格、輸入公式、使用函數(shù)(包括嵌套函數(shù))來求解分類結(jié)果,當(dāng)然也可運用專用的ABC分類小軟件、小程序,求解效率會更高。+

實施對策

這是“分類管理”的過程。根據(jù)ABC分類結(jié)果,權(quán)衡管理力量和經(jīng)濟效果,制定ABC分類管理標(biāo)準(zhǔn)表,對三類對象進行有區(qū)別的管理。比如,庫存的盤點,對于A類,作為重要物資在經(jīng)營期內(nèi)要重點、多次盤查,實行定期訂貨方式并保證其采購資金的到時籌措、落實;對于C類,作為一般物資,可實行定量訂貨方式;而B類,再根據(jù)其他技術(shù)、因素進行考察,將其歸為A類或C類,爾后按A和C類方式管理。

在質(zhì)量管理中,我們可以利用ABC分析法分析影響產(chǎn)品質(zhì)量的主要因素,采取相應(yīng)的對策。例如,我們列出影響產(chǎn)品質(zhì)量的因素包括,外購件的質(zhì)量、設(shè)備的狀況、工藝設(shè)計、生產(chǎn)計劃變更、工人的技術(shù)水平、工人對操作規(guī)程的執(zhí)行情況等。我們以縱軸表示由于前幾項因素造成的不合格產(chǎn)品占不合格產(chǎn)品總數(shù)的累計百分?jǐn)?shù),橫軸按造成不合格產(chǎn)品數(shù)量的多少,從大到小順序排列影響產(chǎn)品質(zhì)量的各個因素。這樣,我們就可以很容易地將影響產(chǎn)品質(zhì)量的因素分為A類、B類和C類因素。假設(shè)通過分析發(fā)現(xiàn)外購件的質(zhì)量和設(shè)備的維修狀況是造成產(chǎn)品質(zhì)量問題的A類因素,那么我們就應(yīng)該采取相應(yīng)措施,對外購件的采購過程嚴(yán)格控制,并加強對設(shè)備的維修,解決好這兩個問題,就可以把質(zhì)量不合格產(chǎn)品的數(shù)量減少80%。

ABC分析法還可以應(yīng)用在營銷管理中。例如企業(yè)在對某一產(chǎn)品的顧客進行分析和管理時,可以根據(jù)用戶的購買數(shù)量將用戶分成A類用戶、B類用戶和C類用戶。由于A類用戶數(shù)量較少,購買量卻占公司產(chǎn)品銷售量的80%,企業(yè)一般會為A類用戶建立專門的檔案,指派專門的銷售人員負(fù)責(zé)對A類用戶的銷售業(yè)務(wù),提供銷售折扣,定期派人走訪用戶,采用直接銷售的渠道方式,而對數(shù)量眾多,但購買量很小,分布分散的C類用戶則可以采取利用中間商,間接銷售的渠道方式。

對于不同的對象,分類時采用的指標(biāo)是不一樣的。上面庫存管理,采用的是存貨價值指標(biāo)。對于客戶管理,可以采用客戶進貨額或者毛利貢獻額為指標(biāo)。對于投資管理,可以采用投資回報額作為指標(biāo)。

ABC法則更多地應(yīng)用于倉儲和物流管理中,還可以應(yīng)用到質(zhì)量管理、成本管理和營銷管理等管理的各個方面,ABC法則的應(yīng)用相當(dāng)廣泛。

應(yīng)用時機與條件

ABC分類法又稱為重點管理法或ABC分析法。它的主要思想是重點管住少數(shù)價值高的物品,體現(xiàn)了“關(guān)鍵的少數(shù)和次要的多數(shù)”的管理思想。它是一種從名目眾多、錯綜復(fù)雜的客觀事物或經(jīng)濟現(xiàn)象中,通過分析,找出主次,分類排隊,并根據(jù)其不同情況分別加以管理的方法。該工具經(jīng)常被用于庫存管理,實際上,它和80/20法則一樣,是一個無處不在的管理工具,企業(yè)各項事務(wù)都可能用到它。

四、ABC分類法的局限性

ABC分類法只是簡單地將所有物資按年度貨幣占用量或其他標(biāo)準(zhǔn)分為A、B、C三類。由于每個企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)明確,所以企業(yè)中同一類別或不同類別的物資之間必然存在一定的關(guān)聯(lián)關(guān)系,如同一供應(yīng)商或同一采購地、同一采購線路、配套產(chǎn)品等,可聯(lián)合采購或共同采購。企業(yè)對物資進行ABC分類后,對同一類物資采取相同的庫存管理方法,這樣使不同類別的各種物資相互獨立,從而可能割裂了某些物資之間的關(guān)聯(lián)性。

隨著國內(nèi)外對多種產(chǎn)品聯(lián)合訂購研究的日益深入,發(fā)現(xiàn)采用合適的聯(lián)合訂購策略能夠產(chǎn)生更小的采購總費用,特別是低容量產(chǎn)品(即訂購頻率低)和高容量產(chǎn)品(即訂購頻率高)的聯(lián)合采購,能夠大大節(jié)約企業(yè)成本。為此一種改進的ABC分類法:A+AA-B+BC分類法應(yīng)用而生。該法兼顧物資關(guān)聯(lián)性并按物資重要性進行分類,同時賦予每種物資一個類標(biāo)號。通過類標(biāo)號,可快速定位關(guān)聯(lián)物資,方便企業(yè)聯(lián)合采購,從而實現(xiàn)采購、庫存的系統(tǒng)化管理,減少采購總成本,此處不再贅述。