淺談道路運(yùn)輸檔案的特點(diǎn)及服務(wù)利用

許振濤

【關(guān)鍵詞】道路運(yùn)輸檔案 特點(diǎn) 服務(wù)利用

一、道路運(yùn)輸檔案的特點(diǎn)1.種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜。這一特點(diǎn)是由道路運(yùn)輸管理部門的性質(zhì)和職能決定的。道路運(yùn)輸管理部門的職能是負(fù)責(zé)國(guó)家有關(guān)道路運(yùn)輸方針政策及法規(guī)的貫徹實(shí)施；根據(jù)管理權(quán)限，審批公路客貨運(yùn)輸及道路運(yùn)輸相關(guān)業(yè)務(wù)；保證指令性計(jì)劃任務(wù)的完成；發(fā)放、管理道路運(yùn)輸統(tǒng)一單證；監(jiān)督檢查，依法查處違章行為，做好對(duì)道路運(yùn)輸企業(yè)的分類指導(dǎo)及行業(yè)文明創(chuàng)建工作。在行使這些職能活動(dòng)中，必將產(chǎn)生相應(yīng)內(nèi)容和名稱的文字材料，從而形成了帶有明顯道路運(yùn)輸特點(diǎn)的檔案。道路運(yùn)輸檔案主要包括：道路運(yùn)輸文書檔案，道路運(yùn)輸業(yè)務(wù)檔案，道路運(yùn)輸科技檔案，道路運(yùn)輸聲像檔案，道路運(yùn)輸會(huì)計(jì)檔案等。2.反復(fù)性、連續(xù)性。所謂反復(fù)性，主要體現(xiàn)在隨著社會(huì)的不斷發(fā)展變化，如：更新車輛、更新班次、更新線路等，檔案材料也跟著反復(fù)變化，即道路運(yùn)輸檔案是由客觀存在的事物決定的。所謂連續(xù)性，就是道路運(yùn)輸檔案的形成不是一次建成的，它是一個(gè)問題了結(jié)后，又出現(xiàn)新問題立成了新的案卷，如：當(dāng)年已被立案而未結(jié)案的行政處罰案件。3.提供利用效果好。道路運(yùn)輸檔案是道路運(yùn)輸工作的歷史記錄，它不僅反映了道路運(yùn)輸管理部門工作的真實(shí)面貌，而且記載著各個(gè)時(shí)期的基本數(shù)字。道路運(yùn)輸檔案對(duì)總結(jié)工作歷史經(jīng)驗(yàn)，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)揮著重要的決策依據(jù)和參考作用。二、道路運(yùn)輸檔案的服務(wù)利用

服務(wù)利用工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，它在提供利用檔案，為機(jī)關(guān)內(nèi)部及社會(huì)各行各業(yè)服務(wù)工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。1.為解決無證經(jīng)營(yíng)、違規(guī)經(jīng)營(yíng)，道路運(yùn)輸業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮了重要憑證作用。如：有群眾舉報(bào)某客運(yùn)車輛違規(guī)串線經(jīng)營(yíng)，擾亂正常市場(chǎng)秩序。在組織人員調(diào)查核實(shí)過程中，調(diào)閱了該車檔案，查看“客運(yùn)線路班次審批表”等審批手續(xù)，確認(rèn)該車輛超越許可的經(jīng)營(yíng)范圍從事客運(yùn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，依法給予嚴(yán)歷懲處，可以有效維護(hù)守法經(jīng)營(yíng)者的合法權(quán)益。2.道路運(yùn)輸檔案在編史修志、提供依據(jù)、搜集相關(guān)資料等方面起到很大作用。如：《交通運(yùn)輸行業(yè)管理文件匯編》所需的資料都是檔案室提供的。3.為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策及主動(dòng)為機(jī)關(guān)工作服務(wù)等方面也發(fā)揮著重要作用。如：根據(jù)統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)年報(bào)制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、工作計(jì)劃等。

三、應(yīng)采取的措施1.做好道路運(yùn)輸檔案的收集工作，進(jìn)一步實(shí)行集中統(tǒng)一管理。要對(duì)零散的道路運(yùn)輸文書材料、業(yè)務(wù)文書材料及科技文件材料進(jìn)行收集。2.積極開展編研活動(dòng)。根據(jù)室藏檔案特點(diǎn)及利用情況，有針對(duì)性地編篡一些《專題文件匯集》、《重要文件匯集》等史料，為機(jī)關(guān)日常工作和編纂地方交通志服務(wù)。3.規(guī)范業(yè)務(wù)檔案，及時(shí)了解車輛動(dòng)態(tài)。對(duì)營(yíng)運(yùn)車輛檔案嚴(yán)格按照規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)操作。有利于在行業(yè)管理中隨時(shí)了解車輛技術(shù)狀況及管理情況。同時(shí)要求在日常檔案管理中及時(shí)把新的資料逐車分類入檔，以保證營(yíng)運(yùn)車輛技術(shù)資料的時(shí)效性、延續(xù)性和準(zhǔn)確性。4.逐步采用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案，努力改善管理、提高服務(wù)利用。近幾年，隨著道路運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展，檔案室應(yīng)逐步配備計(jì)算機(jī)、掃描儀，以加速檔案資源服務(wù)利用，為發(fā)揮檔案的作用創(chuàng)造良好的條件。檔案是歷史文明的產(chǎn)物和延續(xù)，是一項(xiàng)屬于管理性質(zhì)的文化事業(yè)，更是知識(shí)體系中一門獨(dú)立學(xué)科和專業(yè)工作，作為道路運(yùn)輸檔案管理者要以愛崗敬業(yè)的精神充分利用道路運(yùn)輸檔案的特點(diǎn),把“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”，變被動(dòng)為主動(dòng)，更好的為社會(huì)提供利用服務(wù)。

(作者單位：青海省海南州共和縣運(yùn)管所）