鄭州市電子公文檔案中心的實(shí)踐與思考

石　華　杜　紅

鄭州市電子公文檔案中心是河南省第一家成功建立的電子文件中心，目前已實(shí)現(xiàn)：實(shí)時(shí)接收鄭州市政府電子政務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的各類電子文件，集中采集、實(shí)時(shí)歸檔、統(tǒng)一管理、發(fā)布到政務(wù)網(wǎng)與外網(wǎng)上，提供利用服務(wù)。本文介紹了中心的建設(shè)背景、詳細(xì)內(nèi)容，并指出建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)與不足。

由鄭州市檔案局所建設(shè)的鄭州市電子公文檔案中心，在全國(guó)范圍來(lái)看，建成較早，于2006年6月2日通過(guò)專家驗(yàn)收。到目前為止，已成功運(yùn)行了兩年多，接收數(shù)據(jù)3萬(wàn)余條，在社會(huì)上引起了很大反響，效果良好。

在這幾年中，筆者全程參與了該項(xiàng)目的醞釀、運(yùn)作、方案論證、啟動(dòng)、招標(biāo)、協(xié)商、修改、驗(yàn)收、維護(hù)、數(shù)據(jù)更新等全過(guò)程，對(duì)于電子文件中心——這一檔案部門(mén)在電子時(shí)代的創(chuàng)新，有較深入的實(shí)踐和體會(huì)。

鄭州市電子公文檔案中心的建設(shè)背景

電子文件中心是在電子政務(wù)發(fā)展和政務(wù)信息公開(kāi)政策的推動(dòng)下應(yīng)運(yùn)而生的。電子政務(wù)建設(shè)是電子文件中心問(wèn)世的直接動(dòng)因。隨著ＯＡ的實(shí)施和擴(kuò)展，各級(jí)政府通過(guò)ＯＡ系統(tǒng)形成大量電子文件。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同， 這些電子文件具有載體易損、信息易變、形式多樣和記錄虛化等特點(diǎn)，其形成后必須及時(shí)、妥善地加以管理，否則便可能對(duì)日后的檔案完整造成無(wú)法挽回的損失。為此，近年來(lái)文件形成者和檔案管理部門(mén)都積極致力于電子文件保管模式的探索，電子文件何時(shí)歸檔、如何歸檔、現(xiàn)行電子文件管理機(jī)構(gòu)是否設(shè)置、如何設(shè)置等問(wèn)題爭(zhēng)論不斷。網(wǎng)上電子文件中心的建設(shè)，正是對(duì)電子政務(wù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)響應(yīng)，是對(duì)政務(wù)環(huán)境下現(xiàn)行電子文件管理、利用模式的一種嘗試。

政務(wù)公開(kāi)政策的推行強(qiáng)化了建立電子文件中心的需求。自上世紀(jì)末開(kāi)始，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和民主意識(shí)的加強(qiáng)，政務(wù)公開(kāi)、政務(wù)信息公開(kāi)在法律條文中逐步體現(xiàn)。我國(guó)《政府信息公開(kāi)條例》也開(kāi)始從2008年5月1日正式實(shí)施。通過(guò)適當(dāng)?shù)男问较蚬婇_(kāi)放政府信息成為時(shí)代的要求。作為政務(wù)信息主要載體的現(xiàn)行文件，尤其是大量電子文件的開(kāi)放問(wèn)題被提上了議事日程。而近年來(lái)鄭州市政務(wù)網(wǎng)的逐步擴(kuò)展，恰好為現(xiàn)行電子文件的集中發(fā)布提供了可靠、高效的技術(shù)環(huán)境。鄭州市電子公文檔案中心正是在這一社會(huì)背景和技術(shù)條件下問(wèn)世的。

鄭州市電子公文檔案中心的建設(shè)內(nèi)容

電子公文檔案中心，是電子政務(wù)的延伸，同時(shí)又是數(shù)字檔案館的有機(jī)組成部分。由于資金所限，我們將電子公文檔案中心的建設(shè)分為兩期，第一期已實(shí)現(xiàn)：實(shí)時(shí)接收鄭州市政府電子政務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的各類電子文件，集中采集、實(shí)時(shí)歸檔、統(tǒng)一管理、發(fā)布到政務(wù)網(wǎng)與外網(wǎng)上，提供利用服務(wù)。第二期將在電子公文檔案中心的基礎(chǔ)上實(shí)施電子檔案接收及館、室一體化建設(shè)。

電子公文檔案中心的詳細(xì)功能包括：采集鄭州市政府電子政務(wù)系統(tǒng)（外部系統(tǒng)）的電子檔案數(shù)據(jù)(包含十類公文類型)，實(shí)現(xiàn)集中采集，實(shí)時(shí)歸檔，提高政府辦公效率。采集過(guò)程中原始數(shù)據(jù)中已存在的元數(shù)據(jù)字段自動(dòng)著錄，減少檔案員的工作量。

（1）實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件中心的文件上載、審核、整理、發(fā)布、查詢和統(tǒng)計(jì)。

（2）功能設(shè)計(jì)上相對(duì)獨(dú)立、完整，同時(shí)又是“鄭州市數(shù)字檔案館”系統(tǒng)框架的一部分，實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館無(wú)縫連接。

（3）實(shí)現(xiàn)信息查閱功能?？赏ㄟ^(guò)電子公文元數(shù)據(jù)、文件內(nèi)容進(jìn)行組合檢索。

（4）實(shí)現(xiàn)文件發(fā)布功能。將本系統(tǒng)內(nèi)管理的可公開(kāi)電子公文檔案發(fā)布為靜態(tài)文件，機(jī)關(guān)工作人員、公眾和企業(yè)通過(guò)鄭州市檔案信息網(wǎng)和政府互聯(lián)網(wǎng)門(mén)戶網(wǎng)站“中國(guó)鄭州”實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，更好地為全市各級(jí)機(jī)關(guān)政府公務(wù)員以及社會(huì)各界提供服務(wù)。

(5)提供其他檔案管理軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口。

電子公文檔案中心的建設(shè)原則：

一是開(kāi)放性和可擴(kuò)展性。鄭州市電子公文檔案中心系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)站系統(tǒng)、市檔案局統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)的集成，下屬的系統(tǒng)接口問(wèn)題，從應(yīng)用的角度考慮，開(kāi)放性和可擴(kuò)展性是其一個(gè)重要的原則。

二是易用性和易管理性。遵循XML數(shù)據(jù)規(guī)范，采用可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言XML作為應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交換格式，滿足其自描繪、結(jié)構(gòu)化、交換性、擴(kuò)展性特點(diǎn)。

易于擴(kuò)充升級(jí)，既滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，又為今后的擴(kuò)充留有空間。系統(tǒng)要提供擴(kuò)展接口（比如程序開(kāi)發(fā)接口，數(shù)據(jù)移植接口）。

系統(tǒng)在使用界面上遵循鄭州市電子公文檔案管理人員的工作習(xí)慣, 界面友好易于操作。

三是安全性。保證檔案著錄、查詢等操作的身份認(rèn)證、信息完整性、機(jī)密性和不可否認(rèn)性，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一用戶權(quán)限管理。

四是穩(wěn)定可靠性。系統(tǒng)設(shè)計(jì)選擇業(yè)界穩(wěn)定可靠的技術(shù)和架構(gòu)，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)管理與存儲(chǔ)、信息發(fā)布、信息安全等技術(shù)。

五是技術(shù)先進(jìn)性。系統(tǒng)需要有先進(jìn)的技術(shù)做保證，不會(huì)因技術(shù)不斷更新而落后，同時(shí)還要保持系統(tǒng)的持續(xù)可擴(kuò)展。

總體架構(gòu)：采用B/S結(jié)構(gòu)，J2EE/JAVA技術(shù)支持多種平臺(tái)；數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle；應(yīng)用服務(wù)器采用WebLogic/Tomcat。整個(gè)網(wǎng)絡(luò)搭建經(jīng)過(guò)專家的嚴(yán)格論證，完全能滿足現(xiàn)在的實(shí)際需求和應(yīng)用，符合現(xiàn)在流行千兆骨干網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)，并能滿足未來(lái)幾年的發(fā)展。

網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、部署結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖1、圖2、圖3：

創(chuàng)新之處：本系統(tǒng)采用基于模板的網(wǎng)站發(fā)布技術(shù)，用戶可以定制各自的模板，再與網(wǎng)站欄目相關(guān)聯(lián)，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)中的文件的發(fā)布，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)站欄目的自定義和網(wǎng)站信息的自動(dòng)發(fā)布；

本系統(tǒng)提供高級(jí)檢索、全文檢索，在高級(jí)檢索中，用戶可以選擇所有可用于檢索的字段，并且按照邏輯關(guān)系的先后添加查詢條件，或者添加條件組。同時(shí)還提供了快速查詢界面的定制功能，便于用戶快速實(shí)現(xiàn)；

本系統(tǒng)提供的二次開(kāi)發(fā)接口是通用的開(kāi)發(fā)接口，它可以實(shí)現(xiàn)與各種應(yīng)用系統(tǒng)的銜接。系統(tǒng)提供通用的XML數(shù)據(jù)接口，支持檔案系統(tǒng)各個(gè)單位間移交、接收檔案，以及與其他辦公自動(dòng)化、檔案年報(bào)等應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。二次開(kāi)發(fā)接口基于純Java技術(shù)實(shí)現(xiàn)，采用了面向?qū)ο蟮脑O(shè)計(jì)方法。采用Java進(jìn)行編碼，采用J2EE的架構(gòu)。數(shù)據(jù)都是以XML的方式提供。這樣的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)屏蔽了數(shù)據(jù)的差異性，以便在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。

效益：有利于將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是鄭州市檔案局參與電子政務(wù)的重要組成部分，在推動(dòng)鄭州市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高鄭州市的競(jìng)爭(zhēng)力，吸引外資，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)讓與推廣等方面有著積極的作用；提高了查詢速度，一次查詢只需幾秒鐘；延長(zhǎng)了保存期限，100年以上，保真性高，而一般紙介質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容更加全面完整，不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；實(shí)現(xiàn)7×24小時(shí)的實(shí)時(shí)在線，全球任何角落的使用者都可以訪問(wèn)自己所需的檔案資料；檔案信息資源的在線接收為各立檔單位節(jié)約了大量的人力、物力，節(jié)約了大量寶貴的時(shí)間，提高了效率，其間接的經(jīng)濟(jì)效益也非常的巨大。

鄭州市電子公文檔案中心成功的經(jīng)驗(yàn)

1、找準(zhǔn)定位

電子文件中心，要干什么，能干什么，這個(gè)問(wèn)題首先要搞準(zhǔn)。有了明確的需求，可以說(shuō)項(xiàng)目成功了一半。電子文件中心，可以建成數(shù)字檔案館，可以建成電子文件備份中心，可以建成窗口式電子文件查閱室，應(yīng)結(jié)合本地電子政務(wù)發(fā)展實(shí)際，及資金情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，不可一哄而上，貪大求全。

如果本地正在開(kāi)發(fā)電子政務(wù)系統(tǒng)，可由檔案部門(mén)提出增加歸檔管理功能，這樣與電子政務(wù)系統(tǒng)結(jié)合緊密，電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)成功了，電子文件中心也建立好了，應(yīng)該是比較理想的方案。

如果已有電子政務(wù)系統(tǒng)，就必須修改政務(wù)系統(tǒng)，以便從中接收數(shù)據(jù)。

2、取得市政府領(lǐng)導(dǎo)支持

檔案部門(mén)是一個(gè)弱勢(shì)部門(mén)，這個(gè)項(xiàng)目又與電子政務(wù)結(jié)合緊密，沒(méi)有市政府領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，是難以成功實(shí)現(xiàn)的。

“善弈者謀勢(shì)，不善弈者謀子。”鄭州市檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子積極協(xié)調(diào)與市政府關(guān)系，爭(zhēng)取把檔案信息化工作納入全市信息化建設(shè)總體規(guī)劃。鄭州市電子公文檔案中心就是市檔案局根據(jù)鄭州市政府鄭政[2005]4號(hào)文《關(guān)于鄭州市2005年度電子政務(wù)建設(shè)和應(yīng)用任務(wù)的通知》的精神進(jìn)行籌備的。此項(xiàng)目的實(shí)施由市政府統(tǒng)一安排，統(tǒng)籌資金，前期投資已達(dá)50余萬(wàn)元，在建成后每年市財(cái)政還將撥付15萬(wàn)元運(yùn)行費(fèi)。這為項(xiàng)目的成功實(shí)現(xiàn)打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.慎重選擇公司，制定合理方案

鄭州市檔案局領(lǐng)導(dǎo)非常重視這個(gè)項(xiàng)目，下決心一定要將它建好，為此，專門(mén)于2005年7月3日召開(kāi)了鄭州市電子公文檔案中心設(shè)計(jì)方案評(píng)議會(huì)，結(jié)合鄭州實(shí)際，把握時(shí)代脈搏，初步確定了“鄭州市電子公文檔案中心”的方案。

2005年11月10日鄭州市政府采購(gòu)中心對(duì)鄭州市檔案局電子公文檔案中心項(xiàng)目進(jìn)行了公開(kāi)招標(biāo)，由技術(shù)力量雄厚、售后優(yōu)良、有相關(guān)開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)的北大方正研究院中標(biāo)。方正公司有多個(gè)擁有自主產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品，如全文檢索、導(dǎo)庫(kù)軟件、數(shù)字水印技術(shù)等，又參與了國(guó)家檔案局《電子文件管理細(xì)則》的制定，在技術(shù)先進(jìn)性的把握上又上了一個(gè)新臺(tái)階。

整個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程文檔嚴(yán)格遵照CMM標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)有合理的開(kāi)發(fā)計(jì)劃和詳細(xì)的進(jìn)度安排計(jì)劃，提供了專業(yè)、高效的人力資源保障，嚴(yán)格控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，售后服務(wù)及時(shí)、可靠。最終驗(yàn)收時(shí)，專家給予高度評(píng)價(jià)，這與我們選擇了一家好的開(kāi)發(fā)商是分不開(kāi)的。

4、做好與電子政務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接轉(zhuǎn)工作

我們深知，整個(gè)系統(tǒng)是從電子政務(wù)系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)的，因此與電子政務(wù)系統(tǒng)的接口是否安全準(zhǔn)確運(yùn)行，是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。鄭州市檔案局、開(kāi)發(fā)“電子公文檔案中心”的公司（即北大方正）、開(kāi)發(fā)“政務(wù)系統(tǒng)”的公司、負(fù)責(zé)電子政務(wù)的鄭州市政府辦公自動(dòng)化中心四方主要負(fù)責(zé)人及技術(shù)人員一起研究，制定了數(shù)據(jù)接轉(zhuǎn)方案，用以指導(dǎo)雙方開(kāi)發(fā)人員基于共同的文檔實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)銜接，兩系統(tǒng)通過(guò)Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)交互，開(kāi)發(fā)“政務(wù)系統(tǒng)”的公司將政府電子政務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，北大方正從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取公文信息。

簽署協(xié)議，規(guī)定方案為《鄭州市電子公文檔案中心需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)》不可分割的組成部分，具有同等的法律效力。方案文本原件一式四份，甲乙雙方（即鄭州市檔案局、開(kāi)發(fā)“政務(wù)系統(tǒng)”的公司）各持一份，鄭州市政府辦公自動(dòng)化中心、北大方正各持一份。從法律角度限定開(kāi)發(fā)“政務(wù)系統(tǒng)”的公司按時(shí)、保質(zhì)保量地修改電子政務(wù)系統(tǒng)。

當(dāng)然，鄭州市電子公文檔案中心也有不足之處，如由于資金有限，未能實(shí)現(xiàn)異地備份；數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，現(xiàn)在電子公文檔案中心的數(shù)據(jù)有：html,txt,doc,pdf,gd,s2等文件格式，需要用戶下載多個(gè)瀏覽器，不太方便。有些格式是版式文件，如市政府文件經(jīng)常采用書(shū)生格式（gd后綴），不能實(shí)現(xiàn)全文檢索。雖然也可以將書(shū)生文件格式轉(zhuǎn)為文本文件格式，但會(huì)丟失版式。因此，如何在保持文件“原汁原味”與實(shí)現(xiàn)全文檢索間實(shí)現(xiàn)平衡，應(yīng)該是以后的研究課題。

(作者單位：鄭州市檔案局)