出版社檔案管理的特點(diǎn)與內(nèi)容分類

張　燕

(陜西人民教育出版社陜西西安710061)

摘要企業(yè)化管理的出版社集研發(fā)、生產(chǎn)和銷售為一體，其檔案管理的特點(diǎn)是以圖書出版為中心，直接為圖書出版服務(wù)，檔案資料的查閱頻率較高，使用周期較長，檔案資料種類繁多，內(nèi)容龐雜。按出版社技術(shù)-經(jīng)營-行政管理模式，出版社的檔案也應(yīng)分為三大類，一是技術(shù)檔案；二是經(jīng)營檔案；三是行政檔案。

關(guān)鍵詞出版社檔案；檔案內(nèi)容；全面管理

一、出版社的檔案管理特殊性

出版社的檔案管理與一般的檔案管理比較起來，有其自身的特殊性。因?yàn)槌霭嫔缡且环N企業(yè)化管理的事業(yè)單位，一切工作都是以圖書出版為中心，直接為圖書出版服務(wù)的，檔案管理也不例外，這是出版社檔案管理的重要特點(diǎn)之一。

出版社的各類檔案資料是圖書出版運(yùn)營過程的原始記錄，也是出版社內(nèi)部和出版管理部門進(jìn)一步強(qiáng)化管理的重要基礎(chǔ)；是檢查考核的直接依據(jù)，也是為出版社未來發(fā)展提供全面咨詢服務(wù)的數(shù)據(jù)庫。因此，出版社檔案資料的查閱頻率較高，使用周期較長，這是出版社檔案管理的第二個(gè)重要特點(diǎn)。

出版社圖書出版的活動(dòng)是一種集研發(fā)、生產(chǎn)和銷售為一體的綜合過程，這個(gè)過程中產(chǎn)生的檔案資料種類繁多，內(nèi)容龐雜。出版社檔案管理的第三個(gè)重要特點(diǎn)，就是對這種繁雜的檔案資料進(jìn)行全面管理。

二、檔案資料分類

其主要內(nèi)容如下所列。

1、編務(wù)檔案

主要指由出版社歸檔保存的選題審批文件、出版合同、三審單、發(fā)稿登記、稿酬支付單和圖書品種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。選題審批文件是上級出版管理部門對出版社將出版的全部圖書選題的年度計(jì)劃、季度計(jì)劃和增補(bǔ)計(jì)劃進(jìn)行審批后的批復(fù)文件。出版合同是出版社與作者簽訂的出版合同、與國內(nèi)外其他出版社簽訂的版權(quán)轉(zhuǎn)讓合同或租型合同。三審單是按照出版管理規(guī)定，分別由初審、復(fù)審、終審人員填寫的一套審稿意見表格。發(fā)稿登記是全部書稿進(jìn)入待出版程序的流水賬，含有每本圖書的主要信息，包括書名、作者、責(zé)編、書號(hào)、CIP等。圖書品種統(tǒng)計(jì)表是出版管理部門要求上報(bào)的出版社月、季、年所出圖書品種的匯總表。稿酬支付單是出版社按合同向作者支付報(bào)酬的憑據(jù)，作者依此憑據(jù)從出版社財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取合同規(guī)定的稿酬。此類檔案是出版社圖書出版過程中最重要的確認(rèn)性資料，其中選題審批文件、出版合同、三審單和發(fā)稿登記是圖書出版的前期通行證，是出版主管部門定期檢查的必查項(xiàng)目，也是打擊非法出版物、反盜版和解決侵權(quán)糾紛的重要依據(jù)。

2、書稿檔案

主要指由出版社歸檔保存的已出版圖書的原稿、校樣和設(shè)計(jì)樣等。已出版圖書的原稿是由作者撰寫、翻譯、繪制或攝制并經(jīng)責(zé)任編輯修改后的文字或圖片稿件，有手稿原件、復(fù)制稿和電子稿等形式。校樣是經(jīng)校對人員對照原稿對排版打印樣進(jìn)行校對后的樣稿，一般分為一校樣、二校樣、三校樣和核紅樣等。設(shè)計(jì)樣是由美術(shù)編輯對書稿進(jìn)行整體設(shè)計(jì)的樣稿，有封面設(shè)計(jì)、插圖和版式設(shè)計(jì)等種類。此類檔案是圖書出版流程中審稿、裝幀設(shè)計(jì)、校對、排版等程序運(yùn)行產(chǎn)生的實(shí)物資料，完整地保留了編輯、校對和設(shè)計(jì)人員再創(chuàng)造的印跡，是出版活動(dòng)的前期成果，也是最核心的成果。

3、樣書檔案

主要指由出版社歸檔保存的歷年所出各種圖書樣品。這是圖書出版的最終產(chǎn)品，但它不同于一般的工業(yè)產(chǎn)品，本身承載著多種不同的功能。從內(nèi)容上看，是出版社專業(yè)定位和出版理念的標(biāo)志。從形式上看，圖書是一種工藝品，具有收藏價(jià)值，是出版社的珍貴財(cái)產(chǎn)。樣書也是新的圖書選題策劃的重要參考資料，是出版活動(dòng)所有信息的集中載體，內(nèi)容格調(diào)的健康與否，文字的差錯(cuò)率，字?jǐn)?shù)、印張、版次、印次、出版時(shí)間、書號(hào)、條碼，書名、作者、責(zé)編、校對、美編，印廠名稱以及印裝質(zhì)量等信息全部直觀地反映在上面。樣書還是鑒定非法出版物與盜版書的實(shí)物標(biāo)準(zhǔn)。

4、質(zhì)量檔案

主要指由出版社歸檔保存的質(zhì)量抽檢材料、事故處理材料和ISO9000質(zhì)量管理體系文件。質(zhì)量抽檢材料是管理部門或出版社內(nèi)部，對圖書成品、初審稿件和校樣的抽檢報(bào)告、文件及抽檢樣品。事故處理材料是管理部門或出版社內(nèi)部對圖書質(zhì)量事故進(jìn)行調(diào)查處理的報(bào)告和文件。ISO9000質(zhì)量管理體系文件包括一系列不斷修改的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、制度、細(xì)則、流程圖和表格。此類檔案是質(zhì)量檢查考核的原始材料，也是獎(jiǎng)懲激勵(lì)的重要依據(jù)之一。

5、發(fā)行檔案

主要指由出版社歸檔保存的庫房資料、銷售記錄、客戶資料、發(fā)行合同、收款紀(jì)錄、委托發(fā)行單等。庫房資料包括入庫、出庫手續(xù)以及實(shí)物賬薄等。銷售記錄是發(fā)貨與退換貨的詳細(xì)登記，包括經(jīng)銷商名稱、書名、數(shù)量、定價(jià)等?？蛻糍Y料是出版社建立的發(fā)行網(wǎng)絡(luò)的詳細(xì)情況，除名稱、地址、電話、聯(lián)系人外，還有經(jīng)銷商有關(guān)證件的復(fù)印件、宣傳資料等。發(fā)行合同是出版社與經(jīng)銷商之間簽訂的合作協(xié)議，載有折扣、結(jié)算方式和結(jié)算周期等。收款記錄是出版社回收貨款的明細(xì)賬目。委托發(fā)行單是發(fā)行管理部門統(tǒng)一印制，由出版社開具給經(jīng)銷商的憑據(jù)。庫房資料與銷售記錄是出版社實(shí)物資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)形式，收款記錄是出版社現(xiàn)金資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)形式，委托發(fā)行單是出版社圖書產(chǎn)品進(jìn)入市場的許可證，是發(fā)行管理部門日常檢查的必查項(xiàng)目，是打擊非法出版物與反盜版的重要依據(jù)。此類檔案是出版社的核心資料，由于圖書發(fā)行是一個(gè)不斷循環(huán)交叉的銷售與回款的長期過程，因此在管理上也是一種比較棘手的資料。

6、印務(wù)檔案

主要指由出版社歸檔保存的結(jié)算手續(xù)、膠片與電子文檔、簽發(fā)樣書和印制手續(xù)。結(jié)算手續(xù)包括三種，一是報(bào)價(jià)單，二是結(jié)算單，三是印刷合同。結(jié)算手續(xù)載有印刷價(jià)格，結(jié)算方式和結(jié)算周期等事項(xiàng)。膠片與電子文檔是圖書印制完成后，由印刷廠交回的印刷膠片和制版電子文檔，以備重印時(shí)使用。簽發(fā)樣書是在成批裝訂前，由印刷廠送交、經(jīng)出版部門驗(yàn)收合格并經(jīng)書稿終審人員簽字同意發(fā)行的成品樣書，出版部門據(jù)此通知印刷廠交貨。印制手續(xù)包括兩種，一是發(fā)排單，由出版社隨同稿件一并發(fā)給排版單位的一種技術(shù)憑據(jù)，上面載有對稿件排版的全部具體要求；二是印刷委托單，印刷管理部門統(tǒng)一印制，由出版社向具有圖書準(zhǔn)印資質(zhì)的印刷單位開具，載有用紙、裝訂、印數(shù)、交貨等事項(xiàng)。此類檔案中，結(jié)算手續(xù)是出版社與印刷廠之間體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益的憑據(jù)，也是雙方最為重視的經(jīng)濟(jì)手續(xù)。印刷膠片、制版電子文檔以及簽發(fā)樣書是書稿轉(zhuǎn)化為圖書的實(shí)物憑證，并與圖書質(zhì)量密切相關(guān)。印制手續(xù)中的委托印刷單是圖書出版的后期通行證，是印刷廠印制圖書的法定許可憑據(jù)，是出版管理部門隨時(shí)檢查的必查項(xiàng)目，也是打擊非法出版物和反盜版的重要依據(jù)。

7、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案和人事檔案

此類檔案是人們熟知的常規(guī)檔案，其內(nèi)容自成體系，各有章法。財(cái)務(wù)檔案以財(cái)會(huì)制度為規(guī)范，并受稅務(wù)與審計(jì)部門的監(jiān)督；文書檔案以政府部門為模式；人事檔案被全社會(huì)高度重視，全國標(biāo)準(zhǔn)幾乎一致。但對于出版社來說，此類檔案的內(nèi)容又各有其不同之處。如財(cái)務(wù)檔案中的為滿足分配激勵(lì)的要求，按地區(qū)，按發(fā)行員，按責(zé)編對數(shù)百種圖書進(jìn)行單品種核算的資料；文書檔案中的為滿足管理要求而頒發(fā)的大量出版社內(nèi)部運(yùn)營文件；人事檔案中的為滿足職務(wù)晉升和職稱評定要求，詳細(xì)記載專業(yè)人員歷年工作業(yè)績與成果的個(gè)人專業(yè)技術(shù)材料等，都是明顯具有出版社特點(diǎn)的檔案資料。

按照一般概念，檔案可以分為人事、文書、科技和財(cái)務(wù)幾大類，但若將上述出版社的各種檔案按此分類，似乎有些不妥。因?yàn)檫@種分法對出版社來說，種屬概念不太清楚，也不符合出版社的管理實(shí)際。作為企業(yè)化管理的出版社，其內(nèi)部管理一般分為三大塊，一是技術(shù)，二是經(jīng)營，三是行政。因此，出版社的檔案內(nèi)容也應(yīng)分為三大類較為合理，一是技術(shù)檔案，包括編務(wù)檔案、書稿檔案、樣書檔案、質(zhì)量檔案等；二是經(jīng)營檔案，包括發(fā)行檔案、印務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案；三是行政檔案，包括文書檔案、人事檔案。這樣的分類方法，針對性強(qiáng)，符合出版社運(yùn)營的特點(diǎn)、性質(zhì)和內(nèi)在邏輯。因而，易于理解，利于管理，便于使用。