計算機應用技巧

劉純勝

6. 輕松統(tǒng)計文檔字數

打開Word文檔，然后依次點擊“工具→字數統(tǒng)計”菜單，就可以清楚地看到這篇文檔的統(tǒng)計信息，也可以打開“文件→屬性→統(tǒng)計”，這時也可以看到該文檔的詳細統(tǒng)計信息。但是需要統(tǒng)計多篇文檔的總字數，這樣一篇篇地統(tǒng)計，也就太慢了，效率也很低?？梢韵却蜷_其中任意一篇文檔，然后依次點擊“插入→文件”菜單，然后把其他文檔全部插入進來，合并成一篇文檔，然后再點擊“字數統(tǒng)計”菜單項，就可以輕松地查看所有文檔的總字數了。

7. 控制word文檔的每行字數

打開Word文檔后，單擊“文件→頁面設置”命令打開“頁面設置”對話框，單擊“文檔網格”選項卡，選中“指定行和字符網格”，然后在“字符”里設置每行的字數，最后單擊“確定”退出即可。要注意的是這樣設置只應用于當前的活動文檔，如果單擊“應用于”下拉菜單可以選擇每行字數設置在文檔的應用位置。如果單擊“默認”按鈕，則以后新建文檔時，將默認使用該設置。

8. 表格的自動換頁

表格是文檔中不可或缺的項目之一。在整合文檔時，有可能會出現一些意想不到的情況，這里向大家介紹三個有關表格的實用技巧：

（1）每頁表格中添加標題

如果整合后的表格很長，超過一頁，要保證無論怎樣修改，每頁都有標題，則只要選中表格的主題行，選擇“表格”→“標題行重復”即可。這時，在預覽或打印文件時，每一頁的表格都會有標題了，但前提是表格必須是自動分頁的。

（2）避免表格在頁末被切斷

如果Word表格長度超過了一頁，但在頁末被切斷了，那很有可能是表格極具有“文字環(huán)繞”格式。此時，我們可以選中表格，再選擇“表格”→“表格屬性”命令，再單擊“表格”標簽，在“文字環(huán)繞”標題下，單擊“無”，最后單擊“確定”按鈕即可。

（3）指定超長表格標題

如果想指定超長表格欄標題，只要選定想作為標題的那一行，選擇“表格”→“標題”，并將視圖切換至“頁面”或執(zhí)行“打印預覽”即可看到發(fā)生的變化（默認情況下就在“頁面”視圖狀態(tài)）。

（4）避免同一單元分配在不同頁上

為了避免同一個單元格中的內容被分隔到不同的頁上，可以選中該單元格，再右擊，然后選擇“表格屬性”命令，在打開的窗口中選擇“行”選項卡，并取消選擇“允許跨頁斷行”復選項即可。

9. 禁止跨頁斷行

大型表格必須在分頁符處被分割。如果分頁符拆分了表格中單獨的一行，對于新的一頁上位于該行以外的其他各行，Word有時會在狀態(tài)欄中顯示不正確的行號。如果需要準確的行號，可禁止表格跨頁斷行，單擊表格，選擇“表格”→“表格屬性”，選擇“行”選項卡，清除“允許跨頁斷行”復選框，最后單擊“確定”按鈕。