高校檔案信息化建設相關問題的思考

賈敏從

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得檔案信息化建設提上了日程，給高校檔案工作帶來了新的契機，高校檔案信息化建設成為一個新的研究課題，這也是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。高校檔案工作必須與時俱進，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享，首先我們要充分認識到高校檔案信息化建設的必要性。

一、 高校檔案信息化建設的必要性

1、形勢發(fā)展的需求

傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎上，其檔案信息服務也是以手工服務為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設道路。2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”列入其中，高校檔案信息化建設已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料，現(xiàn)在都是用電子文件的形式進行網(wǎng)上發(fā)布，高校檔案工作只有適應這樣的發(fā)展趨勢，才能做到與時俱進、同步發(fā)展，才能適應經(jīng)濟社會科技發(fā)展的需要。

2、提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平的需要

其一，高校檔案館自從實行信息化建設后，大部分都購置了電子文件歸檔專用服務器、館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化高速掃描儀、數(shù)據(jù)庫備份電子光盤庫、雙網(wǎng)卡工作站等設備，為電子檔案的接收、歸檔和管理奠定了一定的物質(zhì)基礎。現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和以電子文件為代表的新形式檔案同時并存。然而，傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，按檔案管理規(guī)范的要求，通過人的實際工作對檔案進行管理，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異；以電子文件為代表的新形式的檔案，這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規(guī)范的要求編制成計算機管理程序來實施管理，無論任何人進行操作和管理，其差異都很小，檔案管理質(zhì)量上產(chǎn)生的問題也會相應減少，因此，高校檔案信息化建設的結(jié)果，其檔案管理工作的質(zhì)量和水平是傳統(tǒng)的管理方法無法比擬的。其二，在積極推行檔案信息化建設的同時，也迫使水平和能力稍差的工作人員努力提高業(yè)務水平。各高校通過對專兼職檔案工作人員進行檔案信息化相關業(yè)務的培訓，使其更快更好地適應檔案信息化環(huán)境下的工作要求，從而提高整個檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

二、高校檔案信息化建設研究的主要內(nèi)容

2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》（檔發(fā)［2002］8號）（以下簡稱《綱要》）文件的出臺，標志著檔案信息化建設的步伐越來越快，目前檔案信息化建設就是基本按照《綱要》的要求進行的，作者就《綱要》內(nèi)容中幾個方面進行了思考。

1、高校檔案信息化基礎設施建設和軟件的開發(fā)

檔案信息化建設已經(jīng)在我國檔案界正式啟動，隨著數(shù)字化校園項目的實施，與信息化社會同步發(fā)展的信息校園所形成的大量電子文檔的保管、利用也對高校檔案館提出了信息化建設的要求。因此，傳統(tǒng)的手工管理模式勢必要被綜合應用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)的電子化辦公模式逐步取代，檔案管理現(xiàn)代化建設取得顯著成績，信息化程度逐步提高，各地各部門檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化，檔案信息資源正處于大力開發(fā)利用之中。近些年，全國高校檔案部門計算機和網(wǎng)絡服務器等基礎設施配置作為信息化建設一項全新的工作，也為高校檔案信息管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)與利用提供了前提。目前，高校檔案信息管理軟件開發(fā)的當務之急是盡快制定出全國統(tǒng)一的軟件發(fā)展規(guī)劃和行業(yè)標準，使高校的檔案管理軟件及其系統(tǒng)按照統(tǒng)一標準執(zhí)行。此檔案管理軟件不僅應在管理檔案業(yè)務方面要有較強的通用性，以適應不同類型的檔案管理，而且還應對不同應用人員素質(zhì)和應用水平同樣要有較強的適應性。軟件的設計要考慮到用戶管理檔案的多變性和不確定性，增強軟件的容錯能力和提示引導能力，考慮到用戶素質(zhì)的高低，盡可能適應用戶的要求，使其按各自所需做必要的改進，增強軟件的易維護性、可靠性和安全性。

2、 搞好高校檔案信息資源的開發(fā)利用

隨著高校檔案信息化的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了豐富的信息資源，不同部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年將產(chǎn)生大量的數(shù)字化文檔，這些數(shù)據(jù)涉及到數(shù)學、科研、行政、財務、后勤等，是非常珍貴的資源，并且這些信息不存在紙質(zhì)版本，所以應該要求各部門每次進行網(wǎng)站更新時，應將舊網(wǎng)站進行歸檔或有選擇的采集網(wǎng)站信息。在當今信息化時代，高校檔案的開發(fā)利用才是檔案工作的根本。如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上，是適應不了形勢發(fā)展需要的，因此，在開發(fā)利用檔案信息資源方面，高校檔案工作者要充分利用高校檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優(yōu)勢，主動地、創(chuàng)造性地為學校的建設與發(fā)展服務，真正體現(xiàn)出檔案的價值所在。

3、 高校檔案信息化人才隊伍建設

檔案工作者是檔案管理的主體，是否具備極強的業(yè)務素質(zhì)和相關能力是搞好檔案管理工作的關鍵。信息社會把高校檔案信息化建設推進了一個新的發(fā)展時期，這就迫切需要一大批既懂計算機技術(shù)又精通檔案業(yè)務的高層次檔案管理人員，為此，各高校加快培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的人才隊伍已勢在必行。通過加強對在職檔案工作者的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握檔案管理知識，深入系統(tǒng)地學習計算機操作、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡管理等基本技能，逐步加強檔案的規(guī)范化管理，使之盡快適應高校檔案信息化進程。

4、 加強檔案信息的安全管理

（1）提高檔案管理者的安全防范意識。首先，高校檔案管理者要認識到檔案信息是對高校多年來建設過程的一個歷史記載，要確保檔案的完好無損，對涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為采取堅決制止或打擊；其次，檔案管理者要嚴格規(guī)范個人行為，不從網(wǎng)上下載軟件、電影、音樂和使用聊天軟件以及訪問不健康網(wǎng)站等，以免給檔案信息安全帶來隱患；最后，檔案管理者要加強設備維護知識的學習，及時對日常使用的殺毒軟件、防火墻進行更新和維護，最大限度地避免惡意病毒的攻擊。

（2）做好檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全措施。從具體的技術(shù)角度，肖金生、李成耀等在《檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全技術(shù)研究》一文中提出了病毒感染，操作系統(tǒng)和應用軟件的漏洞，來自檔案館局域網(wǎng)外部的攻擊等問題。針對目前檔案信息安全問題，劉建平在《檔案信息化安全防范體系建設思路》中提出，構(gòu)建各類安全防護體系。主要包括網(wǎng)絡安全防范體系建設，數(shù)據(jù)安全防范體系建設，計算機系統(tǒng)安全防范體系建設，病毒防護體系建設以及安全防范管理制度建設等。同時在建設這些體系的過程中還要做好系統(tǒng)的安全評估工作，以便從總體上把握目前自身的信息化程度和水平，從而為下一步發(fā)展打好基礎。

三、高校檔案信息化建設的趨勢

高校檔案信息化建設是全國高校檔案館共同的工作，它的建設不僅對全國高校檔案館今后的發(fā)展起積極的推動作用，對高校的各項工作也會產(chǎn)生積極的影響和作用。因此，應把高校檔案信息化建設與發(fā)展納入高校信息化建設的重要組成部分，切實做好相關工作，加以建設和發(fā)展，適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。高校檔案信息化建設經(jīng)過多年的努力已經(jīng)初見成效，高校檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、整理、編目、檢索、利用等服務職能轉(zhuǎn)變，逐漸實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，它將會成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場所。有些學者是這樣看待其發(fā)展態(tài)勢的，認為伴隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案部門將會逐步趨向于數(shù)字檔案館的建設，未來的數(shù)字檔案信息將會形成一個巨大的信息空間，檔案信息在網(wǎng)絡上被傳輸、檢索和利用。各高校檔案館不再是單一保存檔案實體的機構(gòu)，而是面向社會提供利用的開放的檔案信息中心或信息系統(tǒng)。◆