檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理工作

翁澤剛

【摘 要】本文闡述了標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)對(duì)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的重要性，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)、建檔、標(biāo)識(shí)、檢索、借閱、時(shí)效性等進(jìn)行科學(xué)管理，確保標(biāo)準(zhǔn)的有效性。

【關(guān)鍵詞】標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn) 管理有效性 檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室

目前，一些檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)往往偏重于檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠，忽略采用標(biāo)準(zhǔn)的有效性、合法性，因而采用過(guò)期失效、作廢標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。標(biāo)準(zhǔn)是檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室所檢測(cè)產(chǎn)品的技術(shù)依據(jù)和準(zhǔn)則，若依據(jù)不清，則檢測(cè)過(guò)程控制得再好也是徒勞，檢測(cè)結(jié)論也沒(méi)有意義，且會(huì)引發(fā)檢測(cè)爭(zhēng)議）。所以，保證所采用的標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行有效，是檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化工作的首要內(nèi)容。檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室要按照GB/T27025-2008《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力的通用要求》，及時(shí)更換作廢、無(wú)效的標(biāo)準(zhǔn)，做到“所有與實(shí)驗(yàn)室工作有關(guān)的指導(dǎo)書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)和參考資料應(yīng)保持現(xiàn)行有效并易于取閱”。只有這樣，才能保證質(zhì)量檢測(cè)工作合法、科學(xué)、權(quán)威。

一、標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理

標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)的管理是標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要組成部分。標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理工作的獨(dú)特之處在于其提供信息的作用，及時(shí)地將所發(fā)布、出版的標(biāo)準(zhǔn)以及對(duì)其所進(jìn)行的修改、補(bǔ)充、代替、作廢標(biāo)準(zhǔn)的信息準(zhǔn)確無(wú)誤地提供給使用者，這是我們每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)信息工作者應(yīng)負(fù)的職責(zé)。然而，在日常工作中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)誤用作廢標(biāo)準(zhǔn)。這種情況，可能與標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理部門(mén)不能為使用者提供準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)信息有關(guān)，也可能是標(biāo)準(zhǔn)使用者對(duì)標(biāo)準(zhǔn)信息不夠重視所導(dǎo)致的。標(biāo)準(zhǔn)管理工作者如何做好本職工作，以及如何及時(shí)、有效、準(zhǔn)確地提供標(biāo)準(zhǔn)信息，在日常檢測(cè)試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中顯得十分重要。

《標(biāo)準(zhǔn)化法》將我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)分為四級(jí)，即國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。下面我就這些標(biāo)準(zhǔn)的收集、發(fā)放、控制、保管等談一些自己的看法。

1. 標(biāo)準(zhǔn)來(lái)源的控制

福建省電子產(chǎn)品監(jiān)督檢驗(yàn)所是中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)（CNAS）授權(quán)的認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室，下有四個(gè)檢測(cè)中心，即電子產(chǎn)品檢測(cè)中心；軟件評(píng)測(cè)中心；理化檢測(cè)中心；信息系統(tǒng)檢測(cè)中心和兩個(gè)項(xiàng)目服務(wù)中心，是一個(gè)綜合性檢驗(yàn)單位。所需的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量多、范圍廣，涉及許多行業(yè)，各中心所需購(gòu)買(mǎi)的標(biāo)準(zhǔn)，要填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)申購(gòu)單，經(jīng)中心主任及分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給標(biāo)準(zhǔn)管理員進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。購(gòu)買(mǎi)回來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)入庫(kù)后應(yīng)首先蓋上受控章及發(fā)放編號(hào)，然后才可以發(fā)放給各中心。這樣有利于控制成本和對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時(shí)在標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄發(fā)放人及借閱人，一旦標(biāo)準(zhǔn)變更，標(biāo)準(zhǔn)管理人員可以及時(shí)告知借閱者，并做好回收和更換工作。但是，對(duì)于非統(tǒng)一采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)，如通過(guò)開(kāi)會(huì)、出差、培訓(xùn)得到的或由外協(xié)單位提供的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)很難進(jìn)行受控管理。一方面，人們不愿意將自己手中掌握的標(biāo)準(zhǔn)交給資料室，認(rèn)為交給資料室后，私人的標(biāo)準(zhǔn)受到單位的控制管理，似乎限制了自己使用資料的自由，即使標(biāo)準(zhǔn)過(guò)了使用有效期，也不愿意將作廢的舊標(biāo)準(zhǔn)移交給資料室。另一方面，標(biāo)準(zhǔn)管理員很難了解、掌握到單位中哪些人擁有非統(tǒng)一采購(gòu)的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)。因此，在本所管理體系文件中規(guī)定，沒(méi)蓋標(biāo)準(zhǔn)受控章的標(biāo)準(zhǔn)在檢測(cè)中一律不得作為檢測(cè)依據(jù)來(lái)使用，出具的檢驗(yàn)報(bào)告中所引用的標(biāo)準(zhǔn)必須從標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)用，以保證檢驗(yàn)依據(jù)的有效性和準(zhǔn)確性。否則將很難避免現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)與作廢標(biāo)準(zhǔn)的誤用、混用。此外標(biāo)準(zhǔn)管理人員可以建立《外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)登記本》，責(zé)成有關(guān)人員進(jìn)行注冊(cè)登記。對(duì)非統(tǒng)一采購(gòu)的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行受控管理，確保在各中心標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理范疇內(nèi)，不能有未被管理到的“自留地”，全方位地保證作廢標(biāo)準(zhǔn)不失控。

2.標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)識(shí)和建檔

我所擁有各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)一萬(wàn)多冊(cè)，覆蓋全所各檢測(cè)中心及項(xiàng)目服務(wù)中心全部業(yè)務(wù)范圍，為了便于管理，更好地控制標(biāo)準(zhǔn)資料的有效性，建立了專(zhuān)用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)，并由標(biāo)準(zhǔn)化人員具體負(fù)責(zé)。數(shù)據(jù)庫(kù)的信息包括：標(biāo)準(zhǔn)組織代碼（如GB、SJ、JB、GJB、GY等）、標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)、發(fā)放號(hào)、發(fā)布日期、存放位置（上架編號(hào)、借閱人等）、有效性（作廢、更新、替換（等）信息）、與其他標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系（等效、等同哪些標(biāo)準(zhǔn)）、采購(gòu)時(shí)間等。在將其信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)之后，標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)排序上架，就是把已經(jīng)整理好的標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)按一定次序排列在書(shū)架上，使每一冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)都有一個(gè)確定的位置，使標(biāo)準(zhǔn)管理人員能迅速、準(zhǔn)確的取書(shū)、歸架和清點(diǎn)，便于保管。應(yīng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)，提高對(duì)標(biāo)準(zhǔn)信息的識(shí)別、處理和加工的能力，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識(shí)唯一性的要求。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)中提供的各種信息進(jìn)行檢索，可迅速有效地查全查準(zhǔn)所需的標(biāo)準(zhǔn)。在標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)的動(dòng)態(tài)管理中，標(biāo)準(zhǔn)管理者還可以通過(guò)使用電腦的數(shù)據(jù)庫(kù)，方便地對(duì)標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行修改和編排，縮短更新周期，準(zhǔn)確及時(shí)地指導(dǎo)檢測(cè)工作。

3.標(biāo)準(zhǔn)的檢索和統(tǒng)計(jì)

由于電腦具有運(yùn)算速度快、精確度高，信息存儲(chǔ)量大等優(yōu)點(diǎn)，且它的運(yùn)算是根據(jù)程序自動(dòng)運(yùn)行的，可以減少人為誤差，非常適合于存儲(chǔ)大量零散的數(shù)據(jù)，并可以很方便地對(duì)其進(jìn)行檢索和統(tǒng)計(jì)。

根據(jù)所建立的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)，每一冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)都有唯一的標(biāo)識(shí)，在標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)中每一冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)的信息都一目了然，只要輸入關(guān)鍵信息，就會(huì)得到要檢索的標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)信息，如標(biāo)準(zhǔn)是否現(xiàn)行有效、與哪些國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等同等效、是否有庫(kù)中存檔（被誰(shuí)借閱）、如果作廢被什么標(biāo)準(zhǔn)替代等。再如，要檢索一份國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO/IEC17025：2005,只要在標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)中的“與其他標(biāo)準(zhǔn)關(guān)系”一欄中鍵入關(guān)鍵信息，就可檢索到GB/T27025：2008。它是等同采用于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO/IEC17025：2005。可以根據(jù)設(shè)定的參數(shù)，按需要以各種方式對(duì)標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行多途徑全方位的檢索和查詢(xún)，并確保查準(zhǔn)率和查全率。

對(duì)于某一標(biāo)準(zhǔn)的作廢、替代，可通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，查看這份標(biāo)準(zhǔn)是否發(fā)放在外以及被誰(shuí)借閱，以便及時(shí)回收、更換。另外，所建立的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)還可準(zhǔn)確無(wú)誤地統(tǒng)計(jì)出當(dāng)年訂購(gòu)與發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)的類(lèi)別和數(shù)量，全面掌握全所的標(biāo)準(zhǔn)狀況和庫(kù)存。

4.標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)放與借閱控制

標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)作為受控文件，其發(fā)放與借閱應(yīng)嚴(yán)格控制。為了有效地管理標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放單、借閱登記本，作好記錄，嚴(yán)格履行收件人簽字手續(xù)。并在標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)中標(biāo)識(shí)該標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)放、借閱人。一旦該標(biāo)準(zhǔn)作廢，可及時(shí)收回、更換。通過(guò)用數(shù)據(jù)庫(kù)掌握標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的對(duì)象、數(shù)量、時(shí)間，有效地進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)的發(fā)放控制。標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)所內(nèi)電腦聯(lián)網(wǎng)，全所工作人員都可以通過(guò)所內(nèi)電腦方便地訪(fǎng)問(wèn)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)，從而有利于廣大的檢測(cè)工作人員查找信息。標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作也由標(biāo)準(zhǔn)化工作人員負(fù)責(zé)，為保證標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)的正確運(yùn)行，內(nèi)部局域網(wǎng)系統(tǒng)設(shè)置了標(biāo)準(zhǔn)更新權(quán)限，規(guī)定只有標(biāo)準(zhǔn)管理員才有權(quán)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行輸入、修改，其他部門(mén)只能讀取系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)信息，而不能隨意更改。

5.標(biāo)準(zhǔn)時(shí)效性的控制

標(biāo)準(zhǔn)作為特種科技文獻(xiàn)之一，具有嚴(yán)格的時(shí)效性，有現(xiàn)行與作廢被代替之分，具有明確的實(shí)施日期和廢止日期。它不同于一般的檔案資料、圖書(shū)文獻(xiàn)，是時(shí)效性極強(qiáng)的特殊文獻(xiàn)，一般更新周期為3年到5年。標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理人員應(yīng)通過(guò)各種渠道與國(guó)家、省、市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)管理機(jī)構(gòu)、中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)會(huì)、標(biāo)準(zhǔn)股份信息公司、質(zhì)量權(quán)威刊物等標(biāo)準(zhǔn)制定、管理機(jī)構(gòu)經(jīng)常保持聯(lián)系，溝通信息，保證信息渠道暢通。并利用網(wǎng)絡(luò)，掌握國(guó)內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)向。及時(shí)了解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)降級(jí)、升級(jí)、更改、代替、以及作廢的最新動(dòng)態(tài)。以便對(duì)所建立的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)，不斷地對(duì)館藏標(biāo)準(zhǔn)信息和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)、查新，以保證標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)的時(shí)效性。

由于現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)有相當(dāng)長(zhǎng)的生命期（有效期），有的幾年，有的甚至幾十年。對(duì)過(guò)了有效期的作廢標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)管理人員要及時(shí)通報(bào)、標(biāo)識(shí)、回收、隔離。按照《標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放、借閱登記本》上發(fā)放的份數(shù)、科室及簽收人，及時(shí)通知有關(guān)人員進(jìn)行回收、更換?；厥账袌?chǎng)所的失效標(biāo)準(zhǔn)，并在作廢標(biāo)準(zhǔn)的載體上和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)中標(biāo)識(shí)作廢標(biāo)記，對(duì)有保留價(jià)值的作廢標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確、醒目的標(biāo)識(shí)（如蓋上“作廢保留”章）之后才可以存檔，其余作廢標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)予以銷(xiāo)毀。其目的在于將現(xiàn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)和作廢或被替代的標(biāo)準(zhǔn)清晰地區(qū)別開(kāi)來(lái)，確保全所范圍內(nèi)所有標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)行有效。防止作廢標(biāo)準(zhǔn)非預(yù)期使用。

對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)資料室內(nèi)作為書(shū)籍管理的匯編標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)由標(biāo)準(zhǔn)管理員在匯編目錄上作好作廢標(biāo)準(zhǔn)的“作廢”標(biāo)識(shí)，借閱者不得隨意復(fù)印匯編中的標(biāo)準(zhǔn)。有條件的單位可以把匯編標(biāo)準(zhǔn)中的各條標(biāo)準(zhǔn)信息分別錄入到標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便于管理。

由于標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)具有法律約束力和權(quán)威性，因此，在內(nèi)容上必須完整著錄標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布日期和實(shí)施日期，在叢編項(xiàng)內(nèi)著錄標(biāo)準(zhǔn)的類(lèi)型，在附頁(yè)項(xiàng)內(nèi)著錄新舊標(biāo)準(zhǔn)的代替關(guān)系，這些都是確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)有效性的必不可少的條件。只有細(xì)致地做到以上的各個(gè)環(huán)節(jié)，才能保證標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)效性和有效性。

二、結(jié)束語(yǔ)

標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理是單位貫徹ISO9000質(zhì)量體系中的基礎(chǔ)工作，責(zé)任十分重大。由于標(biāo)準(zhǔn)涉及學(xué)科比較廣泛，具體管理

工作又很細(xì)致、繁雜、耗費(fèi)精力，要求標(biāo)準(zhǔn)管理人員不僅要熟悉標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理業(yè)務(wù)，還要具備一定的科技知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，具有高度的責(zé)任心和默默無(wú)聞的奉獻(xiàn)精神，才能不斷提高標(biāo)準(zhǔn)管理水平，適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)現(xiàn)代化管理的發(fā)展，為檢測(cè)試驗(yàn)提供可靠的技術(shù)保障。

參考文獻(xiàn)：

[1] GB/T27025-2008《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力的通用要求》.

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[3]王文嫻.標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)的計(jì)算機(jī)管理與應(yīng)用.甘肅電子技術(shù)，2000，（8）.

(作者單位：福建省電子產(chǎn)品監(jiān)督檢驗(yàn)所）