淺議醫(yī)院聲像檔案管理

胡均蘭　周秀珍

摘要：醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀：歸檔率不高，保管手段落后，管理不規(guī)范；醫(yī)院聲像檔案管理的體會(huì)：充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，努力創(chuàng)造保管條件，注重歸檔的時(shí)效性。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，各部門齊抓共管，以保證醫(yī)院聲像檔案管理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院聲像檔案；檔案資料；檔案管理

中圖分類號(hào)：R197

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-2374(2009)04-0180-02

聲像檔案是檔案的一個(gè)重要組成部分，它是最能客觀、形象和真實(shí)地記載單位發(fā)展歷程的檔案資料，能將鮮活的現(xiàn)實(shí)場景原聲原貌地保存下來，并再現(xiàn)于后人的視、聽覺感官。聲像檔案較之其他載體材料的檔案，顯示出巨大的優(yōu)勢。

一、醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀

(一)歸檔率不高

聲像檔案的制作多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)，收集上難以控制。重要日?；顒?dòng)資料的拍照、錄音、錄像等工作一般由院辦或負(fù)責(zé)醫(yī)院宣傳的科室完成，到每年度完成后才將聲像資料上交檔案室。而醫(yī)療單位各科室自行拍攝活動(dòng)資料也是較為普遍的，如開展新技術(shù)、新業(yè)務(wù)或者接診到特殊病人等。聲像資料形成部門的工作細(xì)致程度、對(duì)檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質(zhì)量的因素。聲像資料其檔案價(jià)值不容忽視，但是往往最容易被忽視和遺忘，致使聲像檔案歸檔率不高。

(二)保管手段落后

聲像檔案容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，所以聲像檔案的保管有嚴(yán)格的條件限制，除有嚴(yán)格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施。需要較大量資金購入儲(chǔ)存設(shè)備，占用較大工作用房，對(duì)于自負(fù)盈虧的醫(yī)療單位來說并不現(xiàn)實(shí)，昂貴的成本支出醫(yī)療單位普遍不易接受，所以聲像檔案保管手段普遍落后。

(三)管理不規(guī)范

目前很多醫(yī)院的聲像檔案散在聲像部門或其他業(yè)務(wù)科室，沒有集中管理，也沒有相關(guān)的制度，聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對(duì)一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。部分照片、底片分家，也不附加文字說明。有些照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成管理上的不規(guī)范，給日后查找利用帶來諸多麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存檔。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯，難以歸檔。

二、醫(yī)院聲像檔案管理的體會(huì)

由于聲像檔案在存儲(chǔ)過程中，檔案信息會(huì)瞬間完全丟失，或者因技術(shù)、設(shè)備的過時(shí)導(dǎo)致無法讀取等劣勢。所以，長期保存好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整，實(shí)現(xiàn)長期利用，是我們必須解決的問題。

(一)充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性

檔案管理部門要經(jīng)常與各科室溝通，及時(shí)掌握醫(yī)院信息，經(jīng)常深入科室了解情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的聲像材料并加以收集整理，對(duì)重要的資料要打破常規(guī)，隨時(shí)將聲像資料歸檔，以防日久被人遺忘。檔案部門要求各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)重要活動(dòng)資料的攝影工作，這樣做有利于真正掌握醫(yī)院重要活動(dòng)的第一手材料，并對(duì)活動(dòng)的主題、背景、主要人物、時(shí)間等有一個(gè)深刻的印象；對(duì)保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質(zhì)量有很大幫助。

(二)積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

聲像檔案的保管需要一定的資金投入購買設(shè)備，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度直接影響檔案工作的發(fā)展，檔案管理者要通過日常工作取得的成效及時(shí)宣傳檔案的歷史重要性和利用價(jià)值，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)增強(qiáng)了，會(huì)大大地推動(dòng)檔案工作的發(fā)展，為改善檔案保管環(huán)境、技術(shù)升級(jí)提供有力保障。

(三)努力創(chuàng)造保管條件

聲像檔案是以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，主要以照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同材料形式為載體出現(xiàn)，保管起來比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。聲像檔案由于其載體是由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成的，保管亦比紙質(zhì)文獻(xiàn)更為講究。因而對(duì)保管溫度、濕度、包裝、存放等方面均有一定要求，要求配備聲像檔案專柜，并要具備恒溫、恒濕、防磁、防光、防污染等保管條件。避免造成聲像檔案的過早退化和損壞，影響清晰度，給利用帶來困難。

(四)注重歸檔的時(shí)效性

聲像檔案中有保存價(jià)值的照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等有很強(qiáng)的時(shí)效性和特殊歸檔要求，必須及時(shí)歸檔并輔以文字說明，否則因時(shí)間久遠(yuǎn)將無法確定資料的具體時(shí)間及內(nèi)容。檔案人員應(yīng)該經(jīng)常深入科室，特別是了解、掌握產(chǎn)生聲像檔案比較集中的科室情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的聲像材料并收集，對(duì)重要資料打破常規(guī)隨時(shí)歸檔。

(五)實(shí)行集中統(tǒng)一管理

檔案人員對(duì)相關(guān)科室攝錄入員應(yīng)進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)本院各科室聲像檔案形成、積累、立卷、歸檔工作進(jìn)行檢查、督促、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)制定相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，通過制度的嚴(yán)格落實(shí)，防止分散流失，對(duì)全院各部門產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案部門實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理。在聲像攝錄入員接受任務(wù)的同時(shí)，將聲像檔案同步歸檔。我們?cè)诟飨嚓P(guān)科室建立兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)，由各科室攝錄入員擔(dān)任兼職檔案員。醫(yī)院重要活動(dòng)結(jié)束后，聲像材料一經(jīng)形成。就認(rèn)真登記、整理后向?qū)Ｂ殭n案人員移交。對(duì)各部門制作的聲像檔案，他們提供的發(fā)票要經(jīng)過檔案部門簽署聲像檔案移交的證明才能報(bào)銷相關(guān)的費(fèi)用。

(六)各部門齊抓共管

建議上級(jí)檔案工作主管部門與政府有關(guān)基建項(xiàng)目審批部門及管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，通報(bào)情況，聯(lián)合擬制有關(guān)文件，齊抓共管，以保證本區(qū)域內(nèi)基建聲像檔案管理工作的順利開展，為保留醫(yī)院原貌和各項(xiàng)新建工程全貌，提供珍貴翔實(shí)的照片、錄像檔案資料作出努力。醫(yī)院組織重大活動(dòng)。召開重要會(huì)議，建議檔案人員應(yīng)全程參與，負(fù)責(zé)攝影錄像的人員則應(yīng)積極配合，共同做好各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動(dòng)產(chǎn)生聲像檔案完整、集中統(tǒng)一，對(duì)發(fā)生的有深遠(yuǎn)影響的大事件及本單位發(fā)生的大事，檔案工作都要精心安排，有計(jì)劃、有目的的收集相關(guān)聲像資料。

醫(yī)院聲像檔案內(nèi)容豐富，但聲像檔案數(shù)量占醫(yī)院檔案總件數(shù)比例很小，然而所起的特殊作用卻是其他類型檔案無法替代的，管理好聲像檔案確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，對(duì)現(xiàn)實(shí)和歷史有重要的意義。