維思文檔管理系統(tǒng)改變傳統(tǒng)文檔管理模式

竇彥莉

隨著信息化的高速發(fā)展,政府、企業(yè)及社會(huì)各界使用的電子文檔(word、excel、ppt、txt、pdf等)變得越來越多,各種影、音、圖像等多媒體信息文檔也隨之大量出現(xiàn)。文檔作為一種信息資源,作為企業(yè)生產(chǎn)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄,同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn),在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮重要作用。

針對現(xiàn)代企業(yè)文檔管理工作雜亂無章的現(xiàn)狀,日前,北京互誠科技有限公司常務(wù)總裁徐斌宣布,北京互誠科技有限公司自主研發(fā)的一套集成文件管理、可靠存儲(chǔ)、快捷搜索等功能的維思文檔管理系統(tǒng)將改變政府、企業(yè)等單位目前的文檔管理模式。

智能化知識管理中心

對于絕大多數(shù)使用電腦的用戶來說,文檔管理是一件繁雜枯燥的工作——對于一個(gè)擁有數(shù)十臺、數(shù)百臺甚至數(shù)千臺電腦的單位而言,其復(fù)雜度之高、工作量之大不言而喻。

徐斌介紹,維思通過智能化管理使絕大部分工作自動(dòng)完成,它的智能化特點(diǎn)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:文檔收集和文檔應(yīng)用。維思通過文檔快車技術(shù)使文檔的收集、版本更新不再需要大量的人工干預(yù);通過智能分類系統(tǒng),使業(yè)界的搜索技術(shù)邁進(jìn)了一大步。

文檔是人類知識、經(jīng)驗(yàn)的載體,對文檔的有效管理和應(yīng)用也是知識管理的重要部分。一個(gè)常見的現(xiàn)象是:用戶在自己的電腦中查找某個(gè)文檔時(shí),常常要花費(fèi)很長的時(shí)間,從大量的文檔中找出自己所需的內(nèi)容并不是一件容易的事。徐斌介紹說,盡管管理著海量的文檔內(nèi)容,維思仍可以在極短的時(shí)間內(nèi)將需要的知識呈現(xiàn)在屏幕上,將知識獲得的時(shí)間成本降低5%。,讓用戶跨地域地共享同事的知識,讓“字詞查找”變成“知識查找”。

開放的信息協(xié)同系統(tǒng)

目前,很多單位都采用了財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、PLM系統(tǒng)等各式軟件,這些系統(tǒng)把易管的信息(數(shù)據(jù)為主)管了起來,不好管的(雜亂、分散的)文檔卻沒有合適的系統(tǒng)來管理。另外,各種軟件往往由不同的軟件商提供,這些系統(tǒng)間接口的不統(tǒng)一使數(shù)據(jù)聯(lián)接和共享成為業(yè)界難題。

徐斌說,維思文檔管理系統(tǒng)提供了雙向協(xié)同模塊,專門解決企業(yè)內(nèi)部不同系統(tǒng)與維思文檔管理系統(tǒng)的協(xié)作與同步問題——通過把“數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)化為“文檔”,將它們也納入到維思的管理范圍內(nèi)。維思雙向協(xié)同模塊既可以接收其他系統(tǒng)導(dǎo)出的文件,也可以為其他系統(tǒng)提供符合規(guī)則的、標(biāo)準(zhǔn)化的信息,使文檔可以成為其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。