主動(dòng)式內(nèi)容管理

編譯 張磊

為了滿足法規(guī)遵從的需要,企業(yè)迫切需要找到一個(gè)適合自身實(shí)際需求的內(nèi)容管理解決方案,以便隨時(shí)隨地獲得所需的信息。企業(yè)在文檔處理方面面臨的最大挑戰(zhàn)是如何有效地進(jìn)行信息管理,以保障業(yè)務(wù)流程的順暢。

響應(yīng)速度要快

過去,企業(yè)可能會(huì)選擇一個(gè)專門的文檔捕獲解決方案,比如一個(gè)批量化的文檔捕獲解決方案、一個(gè)表單處理解決方案、一個(gè)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)或是一個(gè)企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng),以滿足業(yè)務(wù)的需要。但是現(xiàn)在,在亞太地區(qū),越來越多的組織機(jī)構(gòu)希望尋求一套端到端的內(nèi)容管理解決方案,以滿足整個(gè)業(yè)務(wù)流程的需要。

隨著業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)的速度越來越快,企業(yè)需要更好地管理與業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)密切相關(guān)的各種信息。借助互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、掌上電腦以及其他數(shù)字技術(shù),用戶可以持續(xù)不斷地訪問各種信息。

與十年前相比,信息的捕獲、使用和存儲(chǔ)的速度提高了數(shù)倍。今天的用戶對(duì)系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間的要求變得更為苛刻。

隨著交易從紙張到電子化的轉(zhuǎn)變,人們對(duì)紙質(zhì)文件處理的期望值隨之提高。舉例來說,花費(fèi)幾個(gè)星期的時(shí)間來處理文檔是客戶無法接受的?？蛻粝Ｍ挥靡惶鞎r(shí)間就能完成全部的文檔處理工作。

一些先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用可以加快關(guān)鍵數(shù)據(jù)的檢索速度,使得用戶的請(qǐng)求在短短數(shù)秒內(nèi)就能得到響應(yīng)。目前一項(xiàng)非常流行的技術(shù)是企業(yè)級(jí)閃存驅(qū)動(dòng)器技術(shù),它有效地提高了應(yīng)用軟件的性能。企業(yè)級(jí)閃存驅(qū)動(dòng)器使用閃存來存儲(chǔ)數(shù)據(jù),可以提供比傳統(tǒng)的硬盤驅(qū)動(dòng)器更快的響應(yīng)速度。

企業(yè)級(jí)閃存驅(qū)動(dòng)器正逐漸成為高交易頻率環(huán)境下業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)所需的一項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)。

文檔數(shù)字化是第一步

以前,文檔捕獲都是依靠具有掃描功能的設(shè)備來完成的,并且需要相關(guān)人員進(jìn)行操作。為了提高效率,企業(yè)正通過數(shù)字化和其他捕獲技術(shù)來實(shí)現(xiàn)文檔的捕獲,并將文檔捕獲集成到內(nèi)容管理的整個(gè)工作流程中。

金融服務(wù)、保險(xiǎn)、醫(yī)療、石油和制造等行業(yè)涉及大量的交易處理流程。為了保障這些流程的順利進(jìn)行,企業(yè)有必要利用數(shù)字化技術(shù)把大量的紙質(zhì)文檔和其他類型的源數(shù)據(jù)內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式。此外,合規(guī)性的要求進(jìn)一步推動(dòng)了文檔數(shù)字化的普及。

集中掃描為文檔的管理、跟蹤和核查奠定了基礎(chǔ)。在企業(yè)中,文檔特別是敏感文檔要能夠被自動(dòng)識(shí)別,并且能夠傳遞給適當(dāng)?shù)牟块T或個(gè)人。這樣做的好處是,可以降低文檔處理的成本,提高文檔處理的效率,并加快整個(gè)業(yè)務(wù)處理流程的速度。

交易型內(nèi)容的管理流程

要實(shí)現(xiàn)對(duì)交易型內(nèi)容的良好管理,需要解決各種各樣的技術(shù)和應(yīng)用難點(diǎn)。高效的交易型管理流程首先要做好用戶交互信息的捕獲和存儲(chǔ),并將所需的文檔保存到單一存儲(chǔ)中。

理想的情況是,所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的交易型數(shù)據(jù)都保存為虛擬文件,其中包含與每個(gè)案例、文件、交易或客戶相關(guān)的所有內(nèi)容。虛擬文件可以有效地分發(fā)和組織,不會(huì)丟失和忽略任何信息。其中,隊(duì)列管理功能可以保證系統(tǒng)自動(dòng)地將信息分發(fā)給正確的人,從而提升響應(yīng)速度。

一旦文檔被數(shù)字化并存入到單一的存儲(chǔ)系統(tǒng)中,關(guān)鍵數(shù)據(jù)就可以很容易地被取出和訪問,并且可以智能地響應(yīng)客戶的請(qǐng)求。企業(yè)的員工也可以搜索、訪問相關(guān)文檔,并對(duì)文檔做注解。再結(jié)合強(qiáng)大的元數(shù)據(jù)搜索功能以及目錄瀏覽功能,信息檢索將變得更加快捷。

一般來說,在數(shù)據(jù)內(nèi)容處理的過程中會(huì)存在一個(gè)點(diǎn),位于該點(diǎn)的文檔不再是活躍的。這些文檔需要被長久、可靠地保存起來。這些文檔仍然可以被檢索,如果文檔發(fā)生了任何形式的改變,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一條新記錄,包含相關(guān)的修改信息,比如誰做了修改、何時(shí)改變的元數(shù)據(jù)等。

過去幾年中,由于電子郵件數(shù)量劇增,人們開始關(guān)注電子郵件的歸檔問題。許多廠商通過并購手段進(jìn)入電子郵件歸檔市場。目前,歸檔系統(tǒng)的可擴(kuò)展性問題是用戶最關(guān)心的。

管理整個(gè)生命周期

不管采取何種方式對(duì)文檔進(jìn)行捕獲、存儲(chǔ)和處理,都應(yīng)該考慮是否能夠滿足以下要求:以方便、快捷的方式響應(yīng)客戶需求;消除低效率的、昂貴的紙質(zhì)環(huán)境,盡可能減少文檔管理中的錯(cuò)誤,避免文件丟失的風(fēng)險(xiǎn);能夠管理所有類型的業(yè)務(wù)信息,并能將這些信息關(guān)聯(lián)起來,轉(zhuǎn)化成各種數(shù)字文檔形式,共享同一個(gè)虛擬文件夾;按照實(shí)際的業(yè)務(wù)需求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或合規(guī)性要求,對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面控制。

一個(gè)優(yōu)秀的內(nèi)容管理解決方案可以使企業(yè)對(duì)數(shù)字內(nèi)容的整個(gè)生命周期進(jìn)行管理。