高職院校檔案管理創(chuàng)新與實踐

摘 要:高職院校檔案工作要想在學(xué)校管理中體現(xiàn)出自身價值，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，就必須在管理上創(chuàng)新體系建設(shè)。即:檔案管理模式的創(chuàng)新;檔案服務(wù)的思路創(chuàng)新;管理手段的創(chuàng)新;提升檔案管理的品位。

關(guān)鍵詞:高職院校;檔案管理;創(chuàng)新;實踐

在信息時代的今天，信息作為一種重要資源，人們對信息作用的認(rèn)識有了很大提高。而檔案資料作為重要的信息資源之一，它的價值也越來越被社會所認(rèn)識。檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)。要提高檔案工作的現(xiàn)代科學(xué)化管理水平，須從檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)設(shè)備、安全保護(hù)等方面全方位進(jìn)行科學(xué)管理。把檔案工作提高到一個新水平。本文探討如何加強高職院校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)，檔案工作管理要在模式上創(chuàng)新，思路上創(chuàng)新和手段上創(chuàng)新。最后給出了今后高職院校檔案管理創(chuàng)新的實踐。

1 加強檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

1.1 模式的創(chuàng)新

高職院校檔案館雖屬機關(guān)部門，但大多屬于非獨立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)面向辦學(xué)的要求。隨著高校管理體制改革的深化，一些高職院校管理者逐步認(rèn)識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。

高職院校檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學(xué)校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這就能使檔案機構(gòu)高效、安全、有位。各項工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，為檔案工作創(chuàng)造一個良好的氛圍。只有這樣，才能實現(xiàn)高職院校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

1.2 思路的創(chuàng)新

1.2.1 管理觀念的創(chuàng)新

首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

1.2.2 管理內(nèi)容的創(chuàng)新

檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

1.2.3管理方式的創(chuàng)新

檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據(jù)時代發(fā)展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。

1.2.4 人才資源的創(chuàng)新

要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

1.3 手段的創(chuàng)新

長期以來受計劃經(jīng)濟(jì)運行和行政模式等特點的影響，高職院校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或手段是手工的，這對高校發(fā)展所帶來的影響，已越來越多地為人們所認(rèn)識。加強這一行為的轉(zhuǎn)變，應(yīng)成為高職院校檔案管理改革的重點。要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫藏條目錄入工作，實現(xiàn)檔案條目檢索自動化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標(biāo)志之一。因此，檔案部門要積極參與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高職院校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?。

2 高職院校檔案管理創(chuàng)新與實踐

2.1 引進(jìn)人本管理理念

加強知識管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推想新層次、新臺階。

2.2 加強信息資源建設(shè)，開展資源整合

館藏優(yōu)化組合，提高檔案利用率。強化信息技術(shù)利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于電子及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用，設(shè)計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

2.3 人才資源管理

全員聘任競爭上崗，通過崗位的設(shè)置和工資待遇的分級，調(diào)動不同工作人員的積極性。

建立科學(xué)的激勵機制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內(nèi)流動，在工作中學(xué)習(xí)、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的組織文化。

在職培訓(xùn)與繼續(xù)教育。加強館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計算機課程培訓(xùn)，歸檔文件整理等。

處理好三個關(guān)系。一是管理與利用的關(guān)系，不能只強調(diào)利用，就放松管理，削弱管理的行政職能;二是社會效益與部門經(jīng)濟(jì)利益的關(guān)系，在檔案信息利用過程中，首先要考慮的是社會效益，其次才是部門的經(jīng)濟(jì)利益，不能不顧社會效益一味追求部門的經(jīng)濟(jì)利益;三是保密與開放的關(guān)系。檔案中有許多國家機密是不能公開的，必須以國家的政治利益為重，不能犧牲國家的政治利益，威脅國家的政治安全，惟有與時懼進(jìn)，正確處理這三個關(guān)系，才能不斷在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]白光強.管理王國探密[M].中國經(jīng)濟(jì)出版社，2007.

[2]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學(xué)出版社，2002.

[3]《中國檔案管理精覽》[M].北京:中國檔案出版社，1997.

[4]馮惠玲:《電子文件時代新思維》[J].《檔案學(xué)通訊》1998，(6).

[5]呂慧.《21世紀(jì)高校檔案管理的探索》[J].《濟(jì)寧師范專科學(xué)校學(xué)報》2002，(6).

[6]高強.浙江教育學(xué)院學(xué)報[J].2005，(4).

[7]顏海.檔案信息資源開發(fā)利用[M].武漢:武漢大學(xué)出版社，2004.