人力資源檔案管理的現(xiàn)狀及改善研究

自衛(wèi)華

摘要：本文在明確人力資源檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，分析了人力資源檔案管理的機(jī)遇及挑戰(zhàn)，并進(jìn)一步研究了人力資源檔案管理的改善展望。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；現(xiàn)狀分析；改善展望

一、引言

人力資源檔案一直承擔(dān)著作為選拔和管理人才主要依據(jù)的重仟。然而目前我國一些單位的人力資源檔案管理卻面臨著異常尷尬的局面：“死檔”、“棄檔”、“無頭檔案”不斷出現(xiàn)，人力資源檔案改革不僅成為學(xué)術(shù)熱點，更成為一種社會現(xiàn)象。本文圍繞著人力資源檔案管理中出現(xiàn)的不足討論對策，將檔案的改革放置在人力資源管理的視野下，將其與我國的人才政策、機(jī)構(gòu)改革、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀緊密聯(lián)系起來，探討管理方法的改善。

二、人力資源檔案管理的現(xiàn)狀剖析

1人力資源檔案管理的機(jī)遇

人才強(qiáng)國戰(zhàn)略、人們法制意識的提高和檔案工作的數(shù)字化趨勢直接導(dǎo)致了人力資源檔案工作的產(chǎn)生，而巨大的市場需求、已有的檔案管理體制和信息化建設(shè)的經(jīng)驗則為人力資源檔案工作的開展提供了良好的機(jī)遇。

(1)人事檔案社會化管理的市場需求巨大

首先，個人的“社會屬性”進(jìn)一步增強(qiáng)，人才流動頻繁。主要體現(xiàn)在以下三個方面：

第一，事業(yè)單位人事制度改革的進(jìn)一步深化。全面推行聘任制度，破除干部身份終身制，把聘任制作為事業(yè)單位一項基本的用人制度。第二，國家公務(wù)員錄用、考核標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布。國家公務(wù)員也開始實行考核和公開辭退制度。隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現(xiàn)，干部的競爭擇優(yōu)和正常流動機(jī)制正在形成。第三，人事代理的成熟和人事派遣的產(chǎn)生。

(2)檔案管理制度體系建設(shè)的初步完善

人力資源管理方面，初步建立了檔案管理制度體系。經(jīng)過了多年的探索和總結(jié)，中央組織部和人事部陸續(xù)頒布了多個政策、條例，使得人力資源檔案整理工作有規(guī)可循，如《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《流動人員人事點檔案管理暫行規(guī)定》，可以說我國已經(jīng)建成了初步層次的人力資源檔案管理制度體系。

2人力資源檔案管理的挑戰(zhàn)

由上可見，我國的人力資源檔案管理工作都取得了一定的成績，但同時在現(xiàn)實的工作中也暴露了不少問題，為人力資源檔案工作的推行設(shè)定了不少障礙。

(1)現(xiàn)有的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不夠理想

目前，我國社會上出現(xiàn)許多非規(guī)范性的人力資源檔案管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)。由于人力資源檔案管理是需求巨大，各種中介機(jī)構(gòu)應(yīng)運而生。他們的成立大都是受利益原則的驅(qū)使，他們的目的就是為獲得單位或個人的經(jīng)濟(jì)利益，往往會忽視社會效益。而且在具體操作上也缺少統(tǒng)一、規(guī)范的程序。即使是合法的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，它在人事檔案管理和服務(wù)上的質(zhì)量也難以讓人滿意。

(2)管理體制上的多頭管理和檔案部門的管理缺位

我國目前的人力資源檔案管理體制中存在著嚴(yán)重的分散性，縣級以下機(jī)構(gòu)的人力資源檔案歸多頭管理，隸屬混亂。而且多頭人力資源檔案管理也存在于個人信用檔案的管理過程中，主要表現(xiàn)為管理方法雜亂，條塊分割嚴(yán)重，總體層面各自為政。多頭管理造成的后果包括“棄檔”、“死檔”數(shù)量不斷增多，不利于對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理；易造成職責(zé)不清，互相推諉扯皮的現(xiàn)象。

三、人力資源檔案管理方法的改善展望

1以信用和業(yè)績材料為重點，注重及時更新

人力資源檔案材料內(nèi)容的多元化，誠信和業(yè)績是人才業(yè)績的重點，因此，在人力資源檔案材料中應(yīng)包括個人基本信息、教育經(jīng)歷信息、工作經(jīng)歷信息、獲獎情況信息、工作業(yè)績信息等。同時對人力資源檔案的建設(shè)是分階段進(jìn)行的，建檔時收集的是基本信息、協(xié)議書、學(xué)歷驗證報告、勞動合同復(fù)印件等需要歸檔的材料；建檔后又分為必須歸檔和可以歸檔的材料，根據(jù)工作性質(zhì)的不同而進(jìn)行選擇，在保證管理質(zhì)量的同時，增強(qiáng)實際工作的靈活性和可操作性。

2雙方關(guān)系的契約化，強(qiáng)調(diào)對材料的鑒定

首先，法制性體現(xiàn)在申請人與管理機(jī)構(gòu)的契約關(guān)系上。人才服務(wù)中心負(fù)責(zé)人力資源檔案的建檔和管理工作。申請建檔的人員先要簽訂協(xié)議，人力資源檔案服務(wù)中心為當(dāng)事人保密等、其次，人力資源檔案中心負(fù)責(zé)對材料的審核，以保證其真實性。單位形成的材料須有單位蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料(如處分決定、組織鑒定等)，一般應(yīng)有本人的簽字，人力資源檔案中心的誠信部會發(fā)函到他們?nèi)耸聶n案所在地，對材料內(nèi)學(xué)歷、職稱和個人獎懲情況進(jìn)行審核，審核報告同樣須經(jīng)檔案所在地蓋章。

3利用信息技術(shù)，保障相對人的知情權(quán)。

在人力資源檔案的概念中就強(qiáng)調(diào)了它是建立在“現(xiàn)代化和系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)”基礎(chǔ)上的，這有利于信息的及時更新和共享。在這個技術(shù)基礎(chǔ)上，相對人的個人知情權(quán)得到了體現(xiàn)。實行對相對人開放的利用模式，同時，對業(yè)績信息部分相對人自己可以進(jìn)行及時的更新，隨后有人力資源檔案中心進(jìn)行審核，真正實現(xiàn)了人力資源檔案的“雙重監(jiān)督”，而且在管理過程中的權(quán)限設(shè)置也值注意和借鑒。

四、小結(jié)

總之，人力資源檔案管理為人力資源相關(guān)信息的社會化和開放式管理提供了有效的保障。探討構(gòu)建分散的管理體系、多元化的管理模式和多樣化的內(nèi)容元素是可行的，也是必要的，人力資源檔案管理部門應(yīng)以真正體現(xiàn)“以人為本”的核心思想，積極分析存在問題，并不斷進(jìn)行管理措施的改善。