改變立卷方法的思考

陶秋萍

【摘要】文書檔案本身的特殊性決定了案卷具有無可替代的功能和作用。過去,在文書檔案管理中,案卷發(fā)揮了重要的作用,今天,案卷仍然具有自己的價值。近年來,傳統(tǒng)立案方法幾經(jīng)改革,但是仍然繁瑣復(fù)雜,改革還存在相當(dāng)空間。

【關(guān)鍵詞】立卷方法 改革 條件 思路

1.改革的基本條件

20年來機(jī)關(guān)水平有了很大提高:機(jī)構(gòu)職能明確;規(guī)范化、制度化管理;人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高,立卷工作難度系數(shù)降低;計算機(jī)的普及和應(yīng)用水平的提高,為立卷工作提供了理想的工作。

2.改革的基本思路

立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ),影響各個環(huán)節(jié)工作的開展和檔案價值的保護(hù),舉足輕重。應(yīng)該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢,共同為案卷診病療疾。

2.1 明確案卷概念

應(yīng)當(dāng)取消案卷“保管單位”的屬性,明確其文件“組合體”的功能與作用,同時要肯定電子案卷特殊的存在形式。

2.2 明確組卷規(guī)則

目前,職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄,應(yīng)該反映真實情況。同時,文書立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分,兩者應(yīng)該融為一體。因此,在分類方案中,應(yīng)該以“職能”替代“問題”。并且通過“職能”類別發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。

2.3 簡化立卷方法

電子文件歸檔并建立管理系統(tǒng)后,紙質(zhì)檔案的利用價值永久性降低。因此可以按照《歸檔文件整理規(guī)則》簡化立卷方法。

2.4 應(yīng)用計算機(jī)輔助立卷

無論是電子文件歸檔,還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作,都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的,另一方面是,要利用計算機(jī)替代手工操作,提高工作質(zhì)量和效率。