ＤＩＰＳ系統(tǒng)：豐田白領(lǐng)如何“流水線(xiàn)”作業(yè)？

正如泰羅自己所言，科學(xué)管理是一種理念，

那么，這種理念在知識(shí)型企業(yè)也必有適合自己的新方法、新面貌。

豐田針對(duì)白領(lǐng)管理的DIPS系統(tǒng)，

就是一套讓科學(xué)管理在辦公室生根的方法體系。

誰(shuí)說(shuō)泰羅制過(guò)時(shí)了？

泰羅制的功績(jī)之一，是最大程度彌合了員工里“能人”和“凡人”的差別，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、流水線(xiàn)生產(chǎn)，奇跡般地出現(xiàn)了整體大于個(gè)體之和的效果！

目前，豐田TPS（精益）生產(chǎn)體系可以算是世界上首屈一指的泰羅制應(yīng)用。基于生產(chǎn)體系帶來(lái)的管理優(yōu)勢(shì)，豐田在即便陷入虧損之時(shí)，仍有底氣與美國(guó)同行拉開(kāi)差距（相關(guān)報(bào)道，參見(jiàn)本期“管理全球行”）。

然而，古典泰羅制是針對(duì)工業(yè)企業(yè)流水線(xiàn)生產(chǎn)而提出的。在現(xiàn)在知識(shí)型企業(yè)占主導(dǎo)的時(shí)期，泰羅制科學(xué)管理體系遭遇到了最大挑戰(zhàn)，在知識(shí)型員工占主導(dǎo)的企業(yè)里，泰羅的思想已經(jīng)被人拋棄甚至淡忘。

然而，泰羅制所強(qiáng)調(diào)的分工、標(biāo)準(zhǔn)化、流水線(xiàn)生產(chǎn)，在知識(shí)型企業(yè)里果真沒(méi)有用武之地嗎？

同樣是豐田，在針對(duì)生產(chǎn)線(xiàn)管理的精益生產(chǎn)之外，正并行一套針對(duì)白領(lǐng)的管理體系——DIPS系統(tǒng)。這是日本LCA株式會(huì)社專(zhuān)為豐田開(kāi)發(fā)，用以提升辦公室效率的管理體系。其精神與泰羅制的科學(xué)管理如出一轍，但管理目標(biāo)直指白領(lǐng)“工人”。

為了深入了解這套系統(tǒng)，《中外管理》專(zhuān)訪(fǎng)了在日本首屈一指的管理咨詢(xún)師久保裕滋先生。他擔(dān)任日本LCA株式會(huì)社總裁多年，目前任Global Brains Japan株式會(huì)社法定代表總經(jīng)理，與子公司北京如水慧管理咨詢(xún)公司，在中國(guó)共同推廣DIPS系統(tǒng)。

正如泰羅自己所言，科學(xué)管理是一種理念，那么，這種理念在知識(shí)型企業(yè)也必有適合自己的新方法、新體系。豐田針對(duì)白領(lǐng)管理的DIPS系統(tǒng)，到底如何操作？

變“散兵”為“整體”

久保先生對(duì)《中外管理》特別強(qiáng)調(diào)：“白領(lǐng)的生產(chǎn)方式與工業(yè)生產(chǎn)不同的地方，在于白領(lǐng)生產(chǎn)過(guò)程很難通過(guò)肉眼看到，很難視覺(jué)化?！?/p>

如果白領(lǐng)對(duì)自己的工作進(jìn)行分解，排出優(yōu)先順序——即設(shè)計(jì)出最合理的流程，同時(shí)通過(guò)合適的形式視覺(jué)化，那么在“看得到”的前提下，就可以像提高工廠效率的泰羅制一樣，實(shí)現(xiàn)白領(lǐng)階層由“散兵”作戰(zhàn)變?yōu)椤罢w”作戰(zhàn)。

這就是DIPS系統(tǒng)的核心思想。

“DIPS系統(tǒng)用一句話(huà)簡(jiǎn)單來(lái)講，就是如何實(shí)現(xiàn)細(xì)致化管理。它不僅增強(qiáng)員工和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的自我管理能力，而且著眼于提高組織能力?！本帽Ｏ壬缡钦f(shuō)。

與中國(guó)企業(yè)管理層交流中，久保先生注意到一個(gè)管理常見(jiàn)病：“雖然領(lǐng)導(dǎo)把目標(biāo)設(shè)定了，但是部下不知道怎么做，有計(jì)劃沒(méi)有結(jié)果的現(xiàn)象在中國(guó)企業(yè)十分普遍?！?/p>

而DIPS，就是一套白領(lǐng)員工針對(duì)大目標(biāo)給自己分解小目標(biāo)，而且通過(guò)可視化操作，讓企業(yè)所有人的月、周、日工作計(jì)劃更好地銜接，從而創(chuàng)造更好管理環(huán)境的系統(tǒng)方法。

另外，久保先生強(qiáng)調(diào)：“聽(tīng)起來(lái)，DIPS系統(tǒng)所推崇的標(biāo)準(zhǔn)化管理，與白領(lǐng)的創(chuàng)造性工作似乎有矛盾。但DIPS方法并不妨礙創(chuàng)造性的工作，只是讓知識(shí)型工作者提高效率。而且，要知道從事創(chuàng)造性工作的白領(lǐng)，其實(shí)大多數(shù)時(shí)間是被電話(huà)、郵件、會(huì)議、準(zhǔn)備工作等等雜務(wù)所包圍，如何增加創(chuàng)造性工作的時(shí)間，也正是DIPS所長(zhǎng)?！?/p>

讓辦公室效能提升六倍！

那么DIPS系統(tǒng)是怎樣提高白領(lǐng)工作效率的？

LCA曾成立了一個(gè)10人組成、幫助客戶(hù)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的部門(mén)。本來(lái)部門(mén)內(nèi)每人每月處理20件業(yè)務(wù)就頗不輕松，但是一年后，這個(gè)部門(mén)業(yè)務(wù)已經(jīng)激增到10倍，每人每月需要處理200件業(yè)務(wù)！部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)于是面對(duì)這樣的兩難困境：是采取人海戰(zhàn)術(shù)，把員工增加到100人？還是通過(guò)改變工作方式，提高效率？

結(jié)果，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)挖來(lái)了個(gè)負(fù)責(zé)提高效率的經(jīng)理。經(jīng)理從接到任務(wù)開(kāi)始，就和部下一起奮斗。之后一年里，部門(mén)只增加了五人，而每月的“產(chǎn)能”卻終于突破了2000件！每人每月勞動(dòng)效率提升了六倍多！周末加班反而減少。

這在勞動(dòng)成本激增、白領(lǐng)薪酬占總成本比重很高的今天，對(duì)廣大企業(yè)是極具誘惑力的！

那么，這樣大幅度的效率提高，有什么魔法在里面嗎？

DIPS系統(tǒng)首先改善的是這個(gè)部門(mén)的“工作接受方法”。

首先，接受工作時(shí)，要多問(wèn)幾句，弄清對(duì)方的目的。一個(gè)想調(diào)查“卡拉OK市場(chǎng)未來(lái)走勢(shì)”的客戶(hù)，可能目的就是想做卡拉OK方面的投資，這樣就不必費(fèi)盡周折地調(diào)查卡拉OK包房?jī)r(jià)格體系、裝修、銷(xiāo)售方式等情況了。而且同樣的項(xiàng)目，可能是因?yàn)榭蛻?hù)有一個(gè)1000平方米的空置商業(yè)房，這樣需要做的就應(yīng)是“800至1000平方米場(chǎng)所利用”的調(diào)查報(bào)告。

如此，將省去大量因?yàn)槟康牟磺宥斐傻墓ぷ鲿r(shí)間浪費(fèi)。

其次，“工作接受方法”也包括與客戶(hù)反復(fù)溝通，爭(zhēng)取到方便自己提高效率的最佳期限。最后，也是最為重要的，接受工作的同時(shí)，要馬上進(jìn)行“業(yè)務(wù)分解”，并把分解后的事項(xiàng)，排到工作日程表里?？梢哉f(shuō)，同樣拜托給人事情，他是馬上就點(diǎn)頭同意，還是查一查自己工作日程表才同意，兩個(gè)方式往往意味著工作接受水平的本質(zhì)差別！

前述調(diào)查部門(mén)的員工就是首先從“工作接受方法”上，提高了工作效率。

“接受工作”的同時(shí)，還要進(jìn)行關(guān)鍵的“業(yè)務(wù)分解”，根據(jù)DIPS系統(tǒng)，對(duì)一件業(yè)務(wù)進(jìn)行分解有六個(gè)視角，即“HENIRO”。從以下六個(gè)角度進(jìn)行分解之后，就可以把分解后要依次做的事情，填入工作表。

●?H: 聽(tīng)取（hear），是否需要聽(tīng)取別人的意見(jiàn)

●?E：調(diào)查（examine），是否需要做調(diào)查、研究工作

●?N：交涉（negotiate），是否有需要事先與他人交涉的事項(xiàng)

●?I：告知（inform），是否有需要事先對(duì)他人告知的事項(xiàng)

●?R：拜托（request），是否有需要事先請(qǐng)求他人做的事項(xiàng)

●?O：操作（operate），有哪些需要自己操作的事項(xiàng)

“業(yè)務(wù)分解”與泰羅制對(duì)藍(lán)領(lǐng)工人進(jìn)行流程分解的思路如出一轍，不僅便于白領(lǐng)個(gè)人的工作開(kāi)展，而且是對(duì)企業(yè)整體項(xiàng)目進(jìn)行“流水化生產(chǎn)”的關(guān)鍵一步！

DIPS“總動(dòng)員”

中國(guó)社會(huì)雖然普遍強(qiáng)調(diào)集體主義，但久保先生認(rèn)為：中國(guó)企業(yè)對(duì)結(jié)果看得非常重，只要結(jié)果好了怎么做都可以，反而出現(xiàn)了個(gè)人主義比較強(qiáng)的傾向。

而DIPS系統(tǒng)通過(guò)筆記本、計(jì)劃表等各種各樣的工具，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)過(guò)程的控制，通過(guò)對(duì)工作細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化和視覺(jué)化的處理，提高白領(lǐng)之間的配合程度。

除此之外，DIPS系統(tǒng)還包括填寫(xiě)工作日程表（也可以理解成工作的“流程”）的“5P定理”，以及安排工作時(shí)間的“最多2小時(shí)法則”、“30分鐘保衛(wèi)戰(zhàn)”等技術(shù)。

對(duì)于DIPS在中國(guó)的推廣，久保先生提出了一個(gè)值得所有致力于白領(lǐng)工作標(biāo)準(zhǔn)化企業(yè)注意的問(wèn)題，就是：“很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為DIPS系統(tǒng)不錯(cuò)，于是安排員工去實(shí)施——可問(wèn)題是，他自己并沒(méi)有首先做到?！倍∏∈切枰I(lǐng)導(dǎo)首先理解、實(shí)踐DIPS系統(tǒng)，才能與下屬一起“總動(dòng)員”，自上而下地實(shí)現(xiàn)知識(shí)型企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。管理

責(zé)任編輯：楊?光