中學(xué)檔案信息化建設(shè)的思考

劉嘉卉

分析當(dāng)前佛山市禪城區(qū)中學(xué)檔案工作信息技術(shù)利用情況，指出中學(xué)檔案工作在信息化建設(shè)過程中存在的問題，并對中學(xué)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行初步的探討。

校園信息化建設(shè)已在禪城區(qū)各中學(xué)普遍推行，公文靠手工傳遞、翻閱、查找等原始辦公模式已逐步告別校園，“區(qū)教育局—學(xué)?！盵1]一體化的政務(wù)電子化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了無紙自動化辦公；教學(xué)教研的各類數(shù)字化活動也正在全面進(jìn)行中。隨著信息化校園的推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)也勢在必行。學(xué)校檔案是在開展教學(xué)、教研、管理等活動中形成的具有保存價值的以各種不同載體形式體現(xiàn)的文件材料。檔案信息化建設(shè)能更有效地使學(xué)校檔案在教育事業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮其重要的作用，促使更快地實(shí)現(xiàn)教育信息化建設(shè)和教育事業(yè)的現(xiàn)代化。

中學(xué)檔案工作信息技術(shù)利用情況

信息技術(shù)在教學(xué)、教研領(lǐng)域已被廣泛利用，并且隨著技術(shù)的進(jìn)步在不斷地更新和深化，而在禪城區(qū)中學(xué)檔案工作中，應(yīng)用信息化手段進(jìn)行檔案管理目前還處于初級階段。

檔案管理軟件使用情況為了規(guī)范檔案管理工作，禪城區(qū)中學(xué)檔案室基本配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，購買檔案資料綜合管理軟件，實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。根據(jù)實(shí)際情況，檔案室配置給檔案員使用的是單機(jī)版的檔案管理系統(tǒng)。通過利用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案、教學(xué)檔案、會計(jì)檔案等各類檔案文件目錄的著錄，基本建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索、查閱以及日常管理提供了基本的保證。在已建立的檔案目錄數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，檔案管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)性功能得以普遍利用，如編制報(bào)表、信息匯總、數(shù)據(jù)檢索等。

另一方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的案卷級和文件級的檢索已基本替代傳統(tǒng)的人工檢索方式，在一定程度上提高了檔案資料查找的速度和準(zhǔn)確度?？墒牵瑢W(xué)校在管理、教學(xué)等各環(huán)節(jié)上對信息量和知識量的需求日益增長，作為提供重要信息資源的檔案室，微機(jī)管理提高了檔案資料提供利用的效率，但遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能滿足學(xué)校各方面對信息的需求。

檔案信息數(shù)字化情況隨著現(xiàn)代化設(shè)備如數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等在中學(xué)檔案工作中的投入使用，檔案員利用設(shè)備適時采集各種檔案，錄入到計(jì)算機(jī)中，并以數(shù)字圖像形式存儲于計(jì)算機(jī)的存儲設(shè)備中，大大地有利于快速、便捷地向?qū)W校各部門提供檔案資料?，F(xiàn)在，在中學(xué)里最主要的檔案數(shù)字化工作是采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備把有歷史價值的檔案文件、圖片以及聲像資料按原貌存貯為數(shù)字文件，既能避免這些檔案原件由于頻繁利用而造成磨損或丟失，又能盡量地延長檔案原件的壽命。因此，數(shù)字化檔案的數(shù)量在中學(xué)檔案資料中所占的比例在不斷增大，實(shí)現(xiàn)少部分檔案信息數(shù)字化。

中學(xué)檔案工作在信息化建設(shè)過程中存在的問題

信息時代對禪城區(qū)中學(xué)檔案工作提出全新的要求，檔案工作面臨信息時代的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。如今禪城區(qū)中學(xué)檔案信息化建設(shè)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于校園的信息化建設(shè)，在檔案工作中信息技術(shù)手段和方法的使用仍需進(jìn)一步地提高。

檔案信息管理系統(tǒng)功能利用不充分檔案信息管理系統(tǒng)是檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化過程中一樣重要的工具，在推廣使用后，確實(shí)提高了工作效率，但存在功能單一化使用的問題。例如：僅有檔案目錄著錄和編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及信息檢索等幾項(xiàng)功能被普遍使用；而系統(tǒng)中檔案文件管理、全文著錄、資料網(wǎng)絡(luò)共享等多項(xiàng)功能均未能被實(shí)現(xiàn)。這些情況與中學(xué)基礎(chǔ)條件不足、對檔案工作不重視、投入少等多種原因有密切的關(guān)系。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化未能實(shí)現(xiàn)近年來，禪城區(qū)各學(xué)校校園信息化建設(shè)在不斷地得到完善，但缺乏區(qū)里的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各學(xué)校只按照自己的使用習(xí)慣和技術(shù)水平來建立校內(nèi)局域網(wǎng)和校園辦公系統(tǒng)，并且未能把檔案工作的信息化建設(shè)考慮其中。這樣使得檔案的管理和利用依然處于孤立地應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作而與網(wǎng)絡(luò)脫軌的狀態(tài)；使得檔案信息管理系統(tǒng)與區(qū)教育局、學(xué)校其他部門的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫的接軌無從談起；使得區(qū)教育局和學(xué)校間的檔案資源共享更是無法實(shí)現(xiàn)。

檔案信息數(shù)字化程度不足中學(xué)檔案數(shù)字化工作著重以對有重大歷史價值的檔案原件作數(shù)字化處理為主要內(nèi)容。這些保持了檔案原貌的電子數(shù)據(jù)，能夠更容易、更便捷、更高效地為學(xué)校各部門以及師生提供利用之便。但是存在數(shù)字化檔案數(shù)量少，經(jīng)常被查閱和利用的檔案資料未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的問題，嚴(yán)重阻礙檔案資源的高效利用。

檔案管理隊(duì)伍的管理觀念以及業(yè)務(wù)素質(zhì)與信息化發(fā)展不相適應(yīng)不少學(xué)校認(rèn)為，教學(xué)部門的主要工作是教學(xué)，一直以來不重視檔案工作，其中部分學(xué)校檔案管理仍停留在可有可無的觀念上，導(dǎo)致學(xué)校檔案還是以收藏為主，“重藏輕用”的現(xiàn)象尤為突出。部分檔案管理人員關(guān)于現(xiàn)代化檔案管理和利用的意識薄弱，缺乏服務(wù)意識、開放意識。此外，具備一定理論水平，懂得檔案政策規(guī)范，懂得檔案工作基本理論知識和方法，接受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，具備基本信息技術(shù)能力的檔案管理隊(duì)伍嚴(yán)重不足。

中學(xué)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

信息化建設(shè)是21世紀(jì)中學(xué)檔案工作的發(fā)展方向，做好檔案信息化工作，更好地發(fā)揮檔案在學(xué)校發(fā)展中的效益。檔案信息化建設(shè)是提高檔案工作質(zhì)量、管理水平的必要手段，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的必要途徑。中學(xué)檔案室作為基層檔案管理部門，必須有緊迫感，采取得力措施，加快信息化建設(shè)步伐，向著檔案現(xiàn)代化方向努力。

檔案信息數(shù)字化檔案信息的數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)部分，沒有檔案的數(shù)字化，就沒有檔案的信息化[2]。中學(xué)檔案室屬于基層檔案部門，人員少，資金不充裕，如果把全部館藏資料數(shù)字化，不但任務(wù)繁重、耗費(fèi)大，而且毫無必要，應(yīng)選擇利用率高的檔案優(yōu)先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。根據(jù)檔案借閱情況的統(tǒng)計(jì)，課程設(shè)置、教師分工、考試成績、學(xué)生學(xué)籍檔案、教師考核情況等方面的檔案都是利用率非常高的，這些資料一直以紙質(zhì)文件為主要載體。檔案室應(yīng)重點(diǎn)籌劃將這些檔案信息優(yōu)先數(shù)字化，存貯于計(jì)算機(jī)的各類存儲器中，實(shí)現(xiàn)通過計(jì)算機(jī)對這些檔案的快速檢索、查閱。常用檔案的數(shù)字化為各方面工作（如教師職稱評定、履歷證明，學(xué)生學(xué)歷證明、成績核實(shí)等）節(jié)省時間，帶來便捷。此外，還可以對利用率高的檔案編研材料進(jìn)行數(shù)字化，如學(xué)校發(fā)展歷史、大事記等方面材料，為多媒體教學(xué)活動提供有益幫助。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化單獨(dú)地使用檔案管理系統(tǒng)已不能適應(yīng)辦公自動化的要求，必須把檔案管理系統(tǒng)接入到校園網(wǎng)，使之成為數(shù)字化校園的一個子系統(tǒng)，并使之與其他軟件系統(tǒng)聯(lián)接，形成一個巨大的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息資源高度共享化。目前，學(xué)校使用的軟件系統(tǒng)主要有EIC辦公系統(tǒng)、校園行政管理系統(tǒng)、教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、人事工資管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)是獨(dú)立存在的，需要存檔的數(shù)據(jù)信息不能直接導(dǎo)入，致使檔案管理不及時，信息傳遞速度慢，利用滯后。根據(jù)系統(tǒng)特征建立相應(yīng)的接口程序，使各軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息能方便、直接地導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中，通過與校園網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)區(qū)域?qū)W校之間的網(wǎng)上查詢和信息傳遞。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺，使檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)緊密連接，對電子文件進(jìn)行全面系統(tǒng)地管理，實(shí)現(xiàn)文檔“一體化”管理，做到文件生成制發(fā)到歸檔整理全過程一體化，文件管理和檔案管理一體化，以及現(xiàn)行文件開放利用服務(wù)和檔案開放利用服務(wù)的一體化。因此，檔案利用者不再受時間、地點(diǎn)的限制，只要通過網(wǎng)絡(luò)就能查詢、搜索和獲取檔案信息，有關(guān)的文件檔案第一時間便能到達(dá)利用者手中，最大限度實(shí)現(xiàn)資源共享。

隨著學(xué)校不斷向前發(fā)展，各類評估活動、教研活動日漸增多，需求信息的用戶也隨之增加。學(xué)校檔案是這些活動順利開展的基礎(chǔ)與依據(jù)，面對利用者范圍的擴(kuò)大，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案組織與利用者之間的聯(lián)系更為密切。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有效的管理才能提供有效的服務(wù)。根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》《學(xué)校檔案管理工作規(guī)范》等有關(guān)文件的規(guī)定，明確統(tǒng)一檔案管理工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作有章可循。積極利用檔案管理系統(tǒng)核心功能——信息著錄和信息利用。其中，信息著錄指按照統(tǒng)一規(guī)范進(jìn)行目錄、全文、圖片、音像檔案的著錄；信息利用指通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的高度共享。

與學(xué)校管理工作相配合檔案工作的信息化建設(shè)已經(jīng)與學(xué)校管理和教學(xué)的現(xiàn)代化進(jìn)程密切相關(guān)，必須把檔案信息化建設(shè)的這項(xiàng)工作納入到校園的信息化建設(shè)工作當(dāng)中。檔案信息化建設(shè)的順利開展，學(xué)校需要制定周密科學(xué)的計(jì)劃，實(shí)施長遠(yuǎn)的規(guī)劃，以及建立良好的管理機(jī)制，從而體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展對檔案工作的要求以及檔案管理上臺階的需要。同時，學(xué)校需要重視硬件設(shè)施和人員的配備，不盲目追求“高、精、尖”，結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況，力求經(jīng)濟(jì)投入最小化，實(shí)現(xiàn)效益最大化，使有限的人力、物力、財(cái)力得到最大限度發(fā)揮[3]。

檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平要提高伴隨著數(shù)字化校園建設(shè)的不斷深入，檔案管理人員將無法將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)拒之門外。為此，檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識與技能，而且必須懂得計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等的基本技能。要有一支本領(lǐng)過硬的專業(yè)隊(duì)伍，就必須重視對檔案人員的培養(yǎng)，采用實(shí)行持證上崗、舉辦不定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等措施，提高專業(yè)技術(shù)水平，保證檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)步向前。

結(jié)語

廣東省檔案局局長徐大章同志說過：檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路[4]。檔案工作者應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)取，不斷探索適合中學(xué)檔案信息化建設(shè)的道路，讓中學(xué)檔案信息資源為禪城區(qū)教育現(xiàn)代化事業(yè)向前發(fā)展提供有益的幫助。

參考文獻(xiàn)

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[3]饒永.高校館藏檔案數(shù)字化基本原則與策略探討[J].機(jī)電兵船檔案,2003(4)

[4]沙葉云.檔案管理在信息化建設(shè)過程中遇到的一些問 題[J].廣東檔案,2006(增刊)

（作者單位：廣東省佛山市第三中學(xué)）