淺談物資采購工作中對供應(yīng)商的管理

陳海江

摘要：供應(yīng)商管理是管理供應(yīng)鏈中的上游環(huán)節(jié)，做好供應(yīng)商管理對確保供應(yīng)鏈健康運(yùn)行具有很重要的作用。本文從資質(zhì)管理、關(guān)系管理、績效管理，控制管理幾方面，對采購工作中的供應(yīng)商的管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：供應(yīng)商 管理 合作

1 供應(yīng)商的資質(zhì)管理

在供應(yīng)商開發(fā)的流程中，首先要對特定的分類市場進(jìn)行競爭分析，要了解誰是市場的領(lǐng)導(dǎo)者，目前市場的發(fā)展趨勢是怎樣的，各大供應(yīng)商在市場中的定位是怎樣的，從而對潛在供應(yīng)商有一個(gè)大概的了解。在這些分析的基礎(chǔ)上，公司的采購部可以建立初步的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫并做出相應(yīng)的產(chǎn)品分類。這個(gè)步驟，最重要的是對供應(yīng)商做出初步的篩選。建議使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商情況登記表，來管理供應(yīng)商提供的信息。這些信息應(yīng)包括：供應(yīng)商的注冊地、注冊資金、主要股東結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)場地、設(shè)備、人員、主要產(chǎn)品、主要客戶、生產(chǎn)能力等。通過分析這些信息，可以評估其工藝能力、供應(yīng)的穩(wěn)定性、資源的可靠性，以及其綜合競爭能力。在這些供應(yīng)商中，剔除明顯不適合進(jìn)一步合作的供應(yīng)商后，就能得出一個(gè)供應(yīng)商考察名錄。接著，要安排對供應(yīng)商的實(shí)地考察，必要時(shí)可以邀請質(zhì)量部門和工藝工程師一起參與，他們不僅會(huì)帶來專業(yè)的知識與經(jīng)驗(yàn)，共同審核的經(jīng)歷也會(huì)有助于公司內(nèi)部的溝通和協(xié)調(diào)。在實(shí)地考察中，應(yīng)該使用統(tǒng)一的評分卡進(jìn)行評估，并著重對其管理體系進(jìn)行審核，如作業(yè)指導(dǎo)書等文件，質(zhì)量記錄等，要求面面俱到，不能遺漏。在考察中要及時(shí)與團(tuán)隊(duì)成員溝通，在結(jié)束會(huì)議中，總結(jié)供應(yīng)商的優(yōu)點(diǎn)和不足之處，并聽取供應(yīng)商的解釋。在供應(yīng)商審核完成后，對合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)文件，一般包括圖紙和規(guī)格、樣品、數(shù)量、大致采購周期、要求交付日期等細(xì)節(jié)，并要求供應(yīng)商在指定的日期內(nèi)完成報(bào)價(jià)。在收到報(bào)價(jià)后，要對其條款仔細(xì)分析，對其中的疑問要徹底澄清，而且要求用書面方式作為記錄，包括傳真，電子郵件等。后續(xù)工作是報(bào)價(jià)分析，報(bào)價(jià)中包含有大量的信息，如果可能的話，要求供應(yīng)商進(jìn)行成本清單報(bào)價(jià)，要求其列出材料成本、人工、管理費(fèi)用等，比較不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，對其合理性有初步的了解。在價(jià)格談判之前，一定要有充分的準(zhǔn)備，設(shè)定合理的目標(biāo)價(jià)格。對小批量產(chǎn)品，其談判的核心是交貨期，要求其提供快速的反應(yīng)能力；對流水線、連續(xù)生產(chǎn)的產(chǎn)品，核心是價(jià)格。但一定要保證供應(yīng)商有合理的利潤空間。還有非常重要的一個(gè)方面是隱性成本。采購周期、庫存、運(yùn)輸?shù)鹊榷际强床灰姷某杀?，要把有條件的供應(yīng)商納入適時(shí)送貨系統(tǒng)，盡量減少存貨，降低公司的總成本。

2 供應(yīng)商的關(guān)系管理

2.1 對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理。按照供應(yīng)商資質(zhì)及其與公司的合作情況，對合格供應(yīng)商進(jìn)行分級。按照20/80原則及物資ABC管理法對項(xiàng)目所需設(shè)備和主材進(jìn)行綜合評定，一級供應(yīng)商：定位為戰(zhàn)略伙伴。采購必須加強(qiáng)市場信息管理并積極改善同供應(yīng)商的關(guān)系，建立誠信機(jī)制，建立供應(yīng)商開發(fā)渠道，建立科學(xué)規(guī)范的供應(yīng)商評價(jià)體系，有效整合內(nèi)部資源和外部資源，建立標(biāo)準(zhǔn)合同樣本，減少購銷雙方關(guān)于合同條款的談判時(shí)間，降低供應(yīng)鏈的總成本，增強(qiáng)購銷雙方企業(yè)的核心競爭力，達(dá)到雙贏。二級供應(yīng)商：定位為長期供應(yīng)商。三級供應(yīng)商：定位為臨時(shí)供應(yīng)商。待定供應(yīng)商：指暫未經(jīng)過供應(yīng)商評定或經(jīng)年終（或項(xiàng)目竣工）評定不合格而由其他級別供應(yīng)商降級待定的。在特定期限內(nèi)暫不從此類供應(yīng)商采購，待此類供應(yīng)商整改升級后，再行采購。

2.2 對供應(yīng)商進(jìn)行必要的幫助。公司可以充分利用自己的技術(shù)優(yōu)勢幫助供應(yīng)商改進(jìn)工藝，提高品質(zhì)、降低成本。雙方都能獲利的同時(shí)，供應(yīng)商更有積極性不斷改進(jìn)生產(chǎn)過程。

2.3 與供應(yīng)商加強(qiáng)溝通，建立相互信任。雙方通過共同解決問題而不是推卸責(zé)任以建立一種相互信任的關(guān)系。公司應(yīng)積極主動(dòng)地向供應(yīng)商提供自己在技術(shù)，管理等方面的信息和經(jīng)驗(yàn)，并積極地與供應(yīng)商探討成本控制問題。除此之外，還讓供應(yīng)商了解公司的生產(chǎn)計(jì)劃，未來的采購計(jì)劃等。

2.4 發(fā)展健康的供應(yīng)商關(guān)系。必須打破招標(biāo)采購活動(dòng)對采購員與供應(yīng)商銷售員之間私人關(guān)系的依賴。供應(yīng)商是企業(yè)的寶貴資源。公司應(yīng)當(dāng)健康地發(fā)展與供應(yīng)商的關(guān)系，應(yīng)當(dāng)避免由于采購人員變動(dòng)而遭受不良影響。

3 對供應(yīng)商進(jìn)行績效管理

在供應(yīng)商確定以后，如何保持供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的競爭力及活力，如何使供應(yīng)商有足夠的積極性進(jìn)行不斷的成本減低改善、交貨及時(shí)率的提高及穩(wěn)定的質(zhì)量的供應(yīng)。一個(gè)完善的激勵(lì)機(jī)制必不可少：

3.1 科學(xué)合理地量化供應(yīng)商績效指標(biāo)評價(jià)系統(tǒng)。在現(xiàn)有供應(yīng)商年度績效綜合評定細(xì)則基礎(chǔ)上對指標(biāo)進(jìn)一步細(xì)化并量化。如在質(zhì)量績效指標(biāo)上明確供應(yīng)商供貨產(chǎn)品合格率及市場索賠次數(shù)。供貨狀況，如供貨準(zhǔn)時(shí)化程度、斷貨累計(jì)時(shí)間及斷貨帶來的生產(chǎn)損失價(jià)值等，價(jià)格下降幅度及價(jià)格下降給企業(yè)帶來的實(shí)際利潤。將這些指標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)核算，形成綜合評價(jià)分值，消除感觀評價(jià)，并建立供應(yīng)商績效評價(jià)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

3.2 公平、公正、公開地評價(jià)供應(yīng)商績效。供應(yīng)商績效評價(jià)結(jié)果應(yīng)在一定范圍內(nèi)予以公開，至少應(yīng)使參與評價(jià)者能看到評價(jià)過程及結(jié)果，并適度向供應(yīng)商公開。這樣便于相關(guān)評價(jià)者對供應(yīng)商實(shí)際綜合水平有全面的了解，而供應(yīng)商得到評價(jià)結(jié)果本身有利于其改進(jìn)、提高。

3.3 規(guī)范地評價(jià)優(yōu)秀供應(yīng)商。評價(jià)優(yōu)秀供應(yīng)商的各單項(xiàng)指標(biāo)都應(yīng)得到嚴(yán)格遵守，不能以綜合分值確定。優(yōu)秀供應(yīng)商是各方面全都優(yōu)秀的供應(yīng)商。優(yōu)秀供應(yīng)商的最終確定應(yīng)由供應(yīng)商管理團(tuán)隊(duì)集體進(jìn)行評定。同時(shí)給供應(yīng)商反饋評價(jià)結(jié)果，為其下一年度績效改進(jìn)提供參考。

具體激勵(lì)手段有：①財(cái)務(wù)激勵(lì)。采購價(jià)格的重新制定、月結(jié)方式的改變、短期資金的籌措等都可用來對關(guān)系雙方的激勵(lì)。②訂單激勵(lì)。獲得更多的訂單份額對于供應(yīng)商來說是一種直接的激勵(lì)方式。

4 對供應(yīng)商進(jìn)行控制管理

供應(yīng)商控制的內(nèi)容主要包括供應(yīng)商質(zhì)量控制、采購價(jià)格控制等。

4.1 質(zhì)量控制。供應(yīng)商質(zhì)量管理的目的就是保證從供應(yīng)商處所采購的腳料，能夠持續(xù)穩(wěn)定地達(dá)到產(chǎn)品說明書的要求，符合生產(chǎn)部門的需要。質(zhì)量管理具體包括:供應(yīng)商是否通過相關(guān)的國際質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn);供應(yīng)商了解和貫徹全面質(zhì)量管理的概念的深度和廣度如何;是否已具備檢驗(yàn)和測試所購物質(zhì)原材料的方法和步驟;在質(zhì)量方面采取什么樣的統(tǒng)計(jì)管理和控制方法;供應(yīng)商是不是能夠被放心地免除過去進(jìn)貨時(shí)的檢驗(yàn)等。

4.2 采購價(jià)格控制。原材料采購，是企業(yè)成本支出的重要項(xiàng)目，加強(qiáng)對采購過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控，一方面有利于降低企業(yè)的采購成本，直接為企業(yè)減少開支;另一方面規(guī)范采購行為，防止采購過程中出現(xiàn)以權(quán)謀私，中飽私囊和商業(yè)賄賂的腐敗行為。而確定最優(yōu)的采購價(jià)格是采購管理的一項(xiàng)重要工作，采購價(jià)格的高低直接關(guān)系到企業(yè)最終產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格的高低，因此，在確保滿足其它條件下力爭最低的采購價(jià)格是采購人員的最重要的工作。

總之，傳統(tǒng)的采購管理往往都將供應(yīng)商視為談判的對手，在談判中都是盡力將供應(yīng)商的價(jià)格壓到最低，而不關(guān)心供應(yīng)商的實(shí)際成本情況。這種做法一方面導(dǎo)致和供應(yīng)商之間的關(guān)系緊張，不利于雙方的合作關(guān)系;另一方面，供應(yīng)商為獲得市場而不得不采用劣質(zhì)材料以次充好，降低項(xiàng)目材料質(zhì)量，增加施工質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。因此，在新的采購模式中要充分發(fā)展與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，創(chuàng)導(dǎo)雙贏思想，特別是對那些戰(zhàn)略類物資和市場獲取難度大的物資的供應(yīng)商更要注重建立長期的合作伙伴關(guān)系，。

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