中小企業(yè)實施ＥＲＰ風險防范探討

姜年曉

摘要：本文探討了中小企業(yè)如何有效引入第三方管理咨詢和監(jiān)理機制，以及應(yīng)用項目管理方法防范ERP實施風險，并探討了中小企業(yè)的BPR方法和步驟，以期對中小企業(yè)成功實施ERP有所借鑒。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) ERP實施 風險管理

0 引言

黨中央、國務(wù)院高度重視中小企業(yè)和非公有制經(jīng)濟的發(fā)展，推動中小企業(yè)信息化是深入貫徹落實科學發(fā)展觀，實現(xiàn)又好又快發(fā)展具有積極作用。面對經(jīng)濟全球化的競爭環(huán)境，信息化已經(jīng)成為中小企業(yè)生存發(fā)展的必然要求。我國中小企業(yè)在信息技術(shù)的應(yīng)用方面，雖然有高達80%的中小企業(yè)具有接入互聯(lián)網(wǎng)的能力，但用于業(yè)務(wù)應(yīng)用的只占44.2%，只有9%左右的中小企業(yè)實施了電子商務(wù)，4.8%應(yīng)用了ERP。ERP是企業(yè)內(nèi)部資源整合的利器。那么,中小企業(yè)實施和應(yīng)用ERP 的風險防范對策是什么？如何有效建立實施ERP 的風險管理機制？這是本文要回答的問題。

1 引入管理咨詢機制

1.1 中小企業(yè)管理咨詢的必要性 從技術(shù)層面上來說，中小企業(yè)更需要有明確的崗位職責規(guī)范和業(yè)務(wù)操作流程指導(dǎo)，以配合ERP 項目的成功實施與運行。從管理層面上說，管理咨詢公司可以把最新的和適用的管理理論轉(zhuǎn)變成可操作、可執(zhí)行的管理實踐，把世界上先進、實用和成熟的管理理論迅速介紹和運用于所需的企業(yè)推動者。

1.2 管理咨詢可為企業(yè)實施ERP提供的服務(wù)：①準確把握和描述企業(yè)應(yīng)用需求。②為企業(yè)制定合理的技術(shù)處理方案。③輔助企業(yè)選擇合適的應(yīng)用軟件。④輔助軟件在企業(yè)的安裝、調(diào)試和系統(tǒng)集成。⑤對企業(yè)原有業(yè)務(wù)處理流程進行重組，制定規(guī)范合理的新的業(yè)務(wù)處理流程。⑥結(jié)合軟件功能和新的業(yè)務(wù)處理流程，組織軟件實施過程。⑦組織用戶培訓。

2 應(yīng)用項目管理方法回避ERP 實施風險

2.1 用動態(tài)的風險矩陣來發(fā)現(xiàn)和控制和人力資源風險 表1 ERP實施項目動態(tài)風險矩陣（人力資源因素）中按照不同類別的人力資源在不同的實施階段構(gòu)造的矩陣。風險識別的成果包含了風險來源(表中列出了主要的風險及每一類風險的來源) 、可能影響的結(jié)果、預(yù)期發(fā)生的階段，可作為中小企業(yè)ERP系統(tǒng)實施過程風險識別的有效工具。

2.2 從ERP項目的質(zhì)量管理防范風險 ERP的設(shè)計和實施以ISO 9000為指導(dǎo)原則和標準框架，也為ERP實現(xiàn)其功能的標準化和系統(tǒng)化奠定了堅實的基礎(chǔ)。企業(yè)信息化系統(tǒng)是一個系統(tǒng)工程，要求系統(tǒng)思考、規(guī)范管理，任何一道環(huán)節(jié)出現(xiàn)質(zhì)量問題都將使整個系統(tǒng)的功能大打折扣。

2.3 從ERP項目的進度管理防范風險

2.3.1 制定項目時間表 時間控制表要控制以下問題：要使實施各方都明白時間計劃的嚴肅性；調(diào)整進度計劃必須合理并需得到高層領(lǐng)導(dǎo)的批準；化整為零，按每一個實施的小階段對投入的資源和達到的目標所需時間進行監(jiān)督控制；發(fā)生問題造成時間上的調(diào)整是正常的，但不控制問題的發(fā)生是不正常的；控制問題的方式有追究責任。

2.3.2 項目活動時間預(yù)評估 項目過程控制和評估的工作方法可利用甘特圖、關(guān)鍵路徑CPM、網(wǎng)絡(luò)圖、PERT評審技術(shù)等工具實現(xiàn)：將一個大階段分成多個小階段，按照每一個小階段制定時間計劃；監(jiān)督和控制每一個小階段的時間計劃可行性，監(jiān)督和控制按照計劃的資源投入：監(jiān)督和控制問題的發(fā)生，分清責任者，并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。

2.4 從ERP項目的成本管理防范風險 實施成本包括硬件費用、軟件費用、培訓費用、咨詢費用以及維護費用等。合理安排費用，將成本控制在預(yù)算之內(nèi)，降低成本風險，是企業(yè)要認真考慮的問題。

3 實施BPR推動企業(yè)成功應(yīng)用ERP

3.1 中小企業(yè)BPR方法 BPR作為一種重新設(shè)計工作方式、設(shè)計工作流程的思想，是具有普遍意義的，但在具體做法上，必須根據(jù)本企業(yè)的實際情況來進行。BPR主要方法有：①合并相關(guān)工作或工作組。②工作流程的各個步驟按其自然順序進行。③根據(jù)同一業(yè)務(wù)在不同工作中的地位設(shè)置不同工作方式。④模糊組織界限。

3.2 企業(yè)利用BPR實現(xiàn)ERP成功實施的步驟

3.2.1 計劃和啟動工作 ①識別準備變革的關(guān)鍵業(yè)務(wù)和需要重組的關(guān)鍵流程，評估變革的績效和不進行變革將產(chǎn)生的后果。②準備一份項目計劃書，內(nèi)容涵蓋項目范圍、項目進度、項目成本、可量化的項目目標、具體的實施方法和步驟等方面。③成立由企業(yè)高層經(jīng)理人員和業(yè)務(wù)人員組成的項目專門委員會和業(yè)務(wù)重組小組，在項目的目標和范圍上與高層經(jīng)理人員充分溝通并獲得其支持。④精心挑選咨詢顧問或外部專家，排除一切干擾與企業(yè)組織內(nèi)部進行溝通；第五、訓練業(yè)務(wù)重組小組，為企業(yè)業(yè)務(wù)變更管理精心準備一個溝通、交流計劃。

3.2.2 調(diào)查研究和發(fā)現(xiàn)工作 ①通過與咨詢顧問和外部專家充分溝通、面談，在其指導(dǎo)下對企業(yè)進行基礎(chǔ)性的研究，充分了解企業(yè)當前需求及未來需求。②業(yè)務(wù)重組小組與企業(yè)各關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位及經(jīng)理人員交換意見，了解企業(yè)業(yè)務(wù)流程并通過頭腦風暴法獲取業(yè)務(wù)變更的靈感。③研究相關(guān)著作及期刊雜志，預(yù)測行業(yè)發(fā)展趨勢并尋找最佳實踐方法。④深入現(xiàn)場或參加各類學術(shù)交流，吸取和總結(jié)企業(yè)流程再造的成功經(jīng)驗。

3.2.3 設(shè)計及項目審批工作 ①采用頭腦風暴法創(chuàng)新思想，提倡大膽創(chuàng)造思維，借鑒其他企業(yè)的成功經(jīng)驗，進行“如果——那么”的設(shè)想。②由咨詢、業(yè)務(wù)相關(guān)領(lǐng)域的專家形成3－5 個模型，吸收不同模型的長處并形成綜合模型。③建立理想的流程場景，定義新的流程模型并用流程圖描述這些流程。④設(shè)計與新流程相適應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)模型，定義技術(shù)需求，選擇能夠支持新流程的平臺，注意將短期成果與長期效益分開。⑤進行代價與收益報告分析，明確投資回報率，對于擬采用的新業(yè)務(wù)流程帶來的客戶、雇員影響、本企業(yè)競爭地位的變化進行評估。⑥為高級經(jīng)理人員準備實際案例，開展公開的評估會議，向項目專門委員會和高級經(jīng)理人員展示并獲得其批準。

3.2.4 實施及相關(guān)后續(xù)工作 ①定義新的任務(wù)角色，對業(yè)務(wù)流程及組織模型進行詳細設(shè)計。②開發(fā)支撐系統(tǒng)，實施導(dǎo)航方案及小范圍的實驗；與員工就新的方案進行溝通。③制定并實施變更管理計劃，制定并實施階段性實施計劃；制定新業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)的培訓計劃并對員工進行培訓。④定義關(guān)鍵的衡量標準以對新流程進行周期性地效果評估。⑤對新流程實施持續(xù)改進方案，向委員會和高層經(jīng)理人員發(fā)表最終報告，以獲得認可。

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