中學(xué)檔案管理的有效途徑

陳　賽

學(xué)校檔案是學(xué)校在長期的教學(xué)實踐活動中不斷積累起來的具有重要價值的歷史資料，是學(xué)校一切工作的綜合反映，是一個學(xué)校過去工作活動的歷史記錄，是歷史的見證材料。學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志。如何采取有效措施切實加強學(xué)校檔案管理，是一個值得探討的課題。在此，筆者結(jié)合工作實際談?wù)勅绾翁岣邔W(xué)校檔案管理工作的有效性。

1. 建立健全規(guī)章制度是學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)

學(xué)校要根據(jù)《檔案法》和學(xué)校實際，制定檔案管理制度，如《檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)》、《檔案工作人員職責(zé)》、《文書檔案、教學(xué)檔案歸檔工作制度》、《檔案借閱、查閱制度》等等。通過這一系列的制度給檔案管理的規(guī)范化提供依據(jù)，做到檔案管理工作有章可循、有法可依。建立健全規(guī)章制度還應(yīng)注意下面幾個環(huán)節(jié)：一是按要求規(guī)范檔案案卷形成的全過程。從檔案材料用紙到收集、整理、編目等等，都力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)分類、組卷合理、編目清楚。二是要做到有序化管理。對學(xué)校各種檔案分門別類，形成體系，做到系統(tǒng)化。處理好檔案工作中的“接收”和“移交”的關(guān)系，做到移交有手續(xù)，交接有清冊。三是要編制實用、系統(tǒng)的檢索工具，逐步建立完善檢索體系。

2. 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是加強檔案管理工作的關(guān)鍵

《檔案法》和《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》明確指出：學(xué)校檔案是指從事黨政管理、教學(xué)、教研等各種活動中形成的有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，它包括文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等等，是國家檔案的組成部分，必須實行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。許多中學(xué)檔案室都按照《檔案法》的規(guī)定制定各項規(guī)章制度，如《保密制度》、《安全制度》等，并做到制度上墻，但實際上不少學(xué)校卻是流于形式。因為制度的貫徹必須依靠行政力量，沒有強有力的行政管理，要將分散在各處室的檔案材料收集起來，是非常困難的。所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理應(yīng)當(dāng)給予高度的重視，把學(xué)校檔案工作納入學(xué)校整體工作中通盤考慮。

3. 提高檔案工作者的素質(zhì)是加強檔案管理工作的保證

學(xué)校的檔案工作是一項政治性、專業(yè)性很強的工作，不論是專職或兼職的檔案管理人員，都必須具有較高的政治覺悟，能夠忠于職守，遵紀守法，具備較強的責(zé)任心和良好的服務(wù)意識。決不能忽視對檔案管理人員的素質(zhì)要求。檔案工作人員必須持證上崗，學(xué)校應(yīng)創(chuàng)造條件讓學(xué)校檔案人員通過自學(xué)或進修培訓(xùn)，掌握從事學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)知識和基木技能，督促檔案管理人員不斷提高自己的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。中學(xué)檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識，而且要學(xué)習(xí)計算機知識、數(shù)據(jù)庫管理知識、數(shù)據(jù)錄入和網(wǎng)絡(luò)管理等知識，要具備電子文件的收集、存儲、組織、管理和提供利用網(wǎng)上信息資源的組織和篩選技能。只有這樣，檔案管理才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

4. 充分利用資源是加強學(xué)校檔案管理工作的目的

學(xué)校的檔案是學(xué)校從事各種活動中直接形成的，它真實地反映學(xué)校管理、教學(xué)、科研、基建等方面，是學(xué)校全體教職員工辛勤勞動和智慧的結(jié)晶，是學(xué)校的重要資源。它能為學(xué)校今后總結(jié)經(jīng)驗提供有價值的參考材料，能為上級檢查工作提供可靠翔實的佐證材料，能為教育教學(xué)改革積累豐富的材料，具有查考和利用價值。所以，作為學(xué)校的檔案部門首先要進一步增強服務(wù)意識，以熱情的態(tài)度提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；同時，要解放思想，拓寬思路，編寫各種檔案信息資料，充分發(fā)揮檔案資源的利用價值，以提高檔案服務(wù)和利用。

5. 應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段是檔案管理的發(fā)展方向

鄧小平同志曾提出“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的要求。積極開發(fā)檔案信息資源為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)是檔案事業(yè)發(fā)展的根本方向。當(dāng)今社會，競爭的勝負在很大程度上取決于對信息的掌握。科學(xué)技術(shù)的進步和生產(chǎn)力的發(fā)展，促使世界開始向信息化邁進，信息化已成為經(jīng)濟建設(shè)的戰(zhàn)略資源和社會管理的基本要素，因此檔案管理手段也要與時俱進。我們必須改革舊的檔案管理機制，強化學(xué)校檔案信息開發(fā)工作，建立檔案信息開發(fā)機制。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，從而做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合。在檔案材料上，做到紙質(zhì)檔案、實物檔案和電子檔案相結(jié)合。在館室上，做到文字館、圖片館、電子館和實物館相結(jié)合，使檔案信息發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案工作者肩負著歷史的職責(zé)，有義務(wù)將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富信息資源。實踐證明，計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

總之，中學(xué)檔案工作和學(xué)校自身形象、價值觀建設(shè)之間密不可分。學(xué)校應(yīng)把學(xué)校檔案室建成學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的文化基地，使學(xué)校真正成為社會主義精神文明建設(shè)的搖籃。