淺談和諧社會(huì)服務(wù)型檔案管理

戴　玫

[摘 要] 如今,檔案信息的需求量日益增長,創(chuàng)建“服務(wù)型”檔案管理模式,為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。針對(duì)當(dāng)前檔案管理形式提出了服務(wù)型檔案管理,并且分析了和諧社會(huì)構(gòu)建服務(wù)型檔案管理模式的必要性和基礎(chǔ),最后結(jié)合某城建檔案工作實(shí)例分析了新形勢下服務(wù)型檔案管理的可行性。

[關(guān)鍵詞]和諧社會(huì);服務(wù)型;檔案管理;構(gòu)建

2004年我們黨正式提出和諧社會(huì),即“民主法治、公平正義、誠信友愛、充滿活力、安定有序、人與自然和諧相處”的社會(huì),構(gòu)建和諧社會(huì)是我國長期的重大策略。在這一戰(zhàn)略思想的指導(dǎo)下,重新審視我們的檔案管理,傳統(tǒng)的“重藏型”檔案管理模式難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值,不利于構(gòu)建和諧社會(huì),已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。因此研究新的檔案管理模式的構(gòu)建有助于我們創(chuàng)新檔案管理,使其跟上時(shí)代的步伐,更好地滿足社會(huì)發(fā)展需求。而新時(shí)期的服務(wù)型檔案管理很好的發(fā)揮檔案的資源化優(yōu)勢,加速了和諧社會(huì)的進(jìn)程。

一、和諧社會(huì)服務(wù)型檔案管理的必要性

1.從社會(huì)效益看。很顯然只有當(dāng)檔案信息資源投入到經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科研生產(chǎn)中,并對(duì)社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展、文化繁榮等起到促進(jìn)作用,檔案資源方可轉(zhuǎn)化為效益。服務(wù)型檔案管理能夠最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案利用效益,促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。同時(shí),當(dāng)前經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展,社會(huì)各部門急需檔案部門為他們提供科學(xué)技術(shù)、文化教育、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等信息咨詢。

2.從信息不對(duì)稱來看。目前,檔案信息資源開發(fā)利用中存在嚴(yán)重的信息不對(duì)稱現(xiàn)象,首先,檔案用戶不了解檔案,也不能預(yù)先知道他自己的利用需求是否能夠通過利用檔案得以滿足;同時(shí),檔案部門不了解檔案用戶,許多用戶可能會(huì)因?yàn)橛X得利用檔案太麻煩而干脆放棄利用檔案,這樣也會(huì)導(dǎo)致檔案利用的減少。另外,檔案用戶的行為也不為檔案部門所掌握。從而導(dǎo)致檔案利用不足的情況發(fā)生。

3.從以人為本的角度出發(fā),新的歷史時(shí)期,在檔案信息的利用服務(wù)中,要改變檔案館的冷漠服務(wù)態(tài)度和坐等用戶上門的陳舊服務(wù)模式,必須“以人為本”,為人服務(wù)。這就要求檔案部門和檔案工作者注重人文關(guān)懷,處處體現(xiàn)以人為中心,事事考慮人的需要。隨著國家政治民主進(jìn)程的加快,“以人為本”管理理念的實(shí)施,以及信息技術(shù)

革命推動(dòng)的檔案利用手段的提高,檔案館逐步向“面向和諧社會(huì)”的服務(wù)型檔案管理的方向發(fā)展。

二、構(gòu)建服務(wù)型檔案管理的基礎(chǔ)

1.經(jīng)濟(jì)保障?！稒n案法》明確規(guī)定:檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。從這一點(diǎn)出發(fā),國家出資建立檔案中心,把檔案管理作為國家公共事業(yè)是在情理之中的,這樣新時(shí)期的檔案工作才能更加促進(jìn)和諧社會(huì)的構(gòu)建。

2.法律保障。當(dāng)前,在我國的檔案管理彈性很大,檔案工作者只是做好檔案宣傳工作、提高思想認(rèn)識(shí)、增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí),卻忽視檔案法律法規(guī)的運(yùn)用。其實(shí),單憑教育遠(yuǎn)不能達(dá)到給予社會(huì)人以壓力,迫使他們的行為合乎法律法規(guī)的目的,尤其在構(gòu)建和諧社會(huì)中檔案管理是更加需要這種法律保障。

3.群眾基礎(chǔ)。我們應(yīng)該正視人事檔案制度改革是一項(xiàng)全國性的艱巨的任務(wù),并非一蹴而就,所以要借鑒國外先進(jìn)的理念與做法,結(jié)合我國實(shí)際,取長補(bǔ)短、開拓進(jìn)取、積極創(chuàng)新,運(yùn)用各種手段、方式與方法,使人事檔案工作獲取廣大民眾的支持與認(rèn)同,使檔案意識(shí)完全融入我國社會(huì)主義社會(huì),深入人心。

三、檔案管理“重藏型”向“服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變(以南京某局城建檔案館為例)

1.該檔案管理目前實(shí)際模式。該局采取傳統(tǒng)管理模式,即將各種類別的城建檔案收集起來,統(tǒng)一保管就夠了。對(duì)于城建檔案的利用服務(wù)則基本屬于“守株待兔”型的模式,被動(dòng)而又死板的工作方式致使不少的城建檔案信息得不到及時(shí)有效的利用。用一種新的主動(dòng)服務(wù)型的方式代替舊的被動(dòng)等待型的方式已經(jīng)成為該城建檔案館可持續(xù)發(fā)展的首要問題。

2.服務(wù)型檔案管理模式的構(gòu)建。

(1)檔案管理服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。必須要加強(qiáng)宣傳工作,社會(huì)對(duì)一個(gè)實(shí)體的了解很多時(shí)候是通過宣傳得知的,城建檔案工作要在社會(huì)中取得自己的地位,必須借助輿論和媒體的宣傳,定期或不定期的舉辦一些城建檔案利用成果的展覽活動(dòng),通過圖片、資料等向社會(huì)公眾進(jìn)行宣傳。利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)建立數(shù)字檔案系統(tǒng)來參考咨詢服務(wù)。以解決用戶在利用數(shù)字檔案館的各種資源、工具與服務(wù)過程中所遇到的疑難問題, 讓更多的人來認(rèn)識(shí)和了解城建檔案工作,主要有以下幾種形式:(1)在網(wǎng)上對(duì)各個(gè)信息數(shù)據(jù)庫本身如何查找、操作步驟等作介紹、說明;(2)匯總常見問題, 用于解答用戶詢問頻率較高的問題;(3)實(shí)時(shí)文字互動(dòng)咨詢。能進(jìn)行實(shí)時(shí)文字交流, 用戶可以與參考咨詢中心進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的文字交流, 實(shí)時(shí)解決問題數(shù)字檔案館根據(jù)用戶的不同需求特點(diǎn),有針對(duì)性地采取主動(dòng)推送檔案信息的服務(wù)模式。同時(shí),向用戶對(duì)信息進(jìn)行感知、捕獲、分析、重組、傳遞、應(yīng)用的全過程及其個(gè)性化信息服務(wù),這樣也有助于信息利用的反饋,這是城建檔案工作的重要內(nèi)容。做好信息利用的反饋工作,不僅有利于檢驗(yàn)城建檔案的利用效果,更重要的是有利于進(jìn)一步促進(jìn)城建檔案的再利用。通過利用,產(chǎn)生效益,用事實(shí)說話,就能提高社會(huì)的檔案意識(shí),使大家引起重視,擴(kuò)大城建檔案信息資源利用的范圍。這樣也就實(shí)現(xiàn)了城建檔案利用的可持續(xù)發(fā)展。

(2)轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)內(nèi)容。盡量多提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)機(jī)會(huì),作為城建檔案工作的重要組成部分,在新形勢下,要求我們的城建檔案工作者深入基層,進(jìn)入施工現(xiàn)場,對(duì)有關(guān)單位進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。對(duì)于建設(shè)單位而言,他們的主要目標(biāo)是建房、經(jīng)營、賺錢。而對(duì)于其中應(yīng)該歸檔的資料卻不那么重視,這就要求城建檔案工作者通過電話服務(wù)、上門服務(wù)甚至現(xiàn)場服務(wù)等多種形式,對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。另外就是以舉辦培訓(xùn)班或通過自己的網(wǎng)站向社會(huì)提供有關(guān)城建檔案管理利用方面的一些相關(guān)知識(shí)和技能,一方面可以進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)培訓(xùn),另一方面也可以交流經(jīng)驗(yàn),吸引更多的單位、個(gè)人及經(jīng)濟(jì)組織來主動(dòng)利用城建檔案。

3.轉(zhuǎn)變成果深思。從建立服務(wù)型模式的基礎(chǔ)來看,豐富的館藏是城建檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)工作的物質(zhì)和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ),是該城建檔案工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變的重要資源;現(xiàn)在檔案的社會(huì)需求越來越大,而城建檔案館的館藏與檔案提供利用的效果是成正比的,館藏越齊全、越豐富,為社會(huì)提供利用服務(wù)的機(jī)會(huì)就越多,為老百姓提供了便利和好處,當(dāng)然就有了相當(dāng)?shù)娜罕娀A(chǔ);相關(guān)法律的出臺(tái)也為服務(wù)型檔案管理提供了很好的平臺(tái)。所以,整個(gè)城建檔案利用服務(wù)工作的轉(zhuǎn)變也有了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。做到把好數(shù)量關(guān),把好質(zhì)量關(guān),提高服務(wù)層次,顯然該檔案館管理模式轉(zhuǎn)型是成功的。

四、結(jié)語

綜上所述,我們必須轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀點(diǎn),變“重藏型”向“服務(wù)型”。隨著和諧社會(huì)的進(jìn)程,檔案的社會(huì)性特征也將尤為顯著。因此,檔案工作者必須從構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的高度認(rèn)識(shí)新時(shí)期的檔案工作,把構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的思想、觀點(diǎn)和方法運(yùn)用到檔案理論研究、檔案政策確定、檔案制度建立、檔案管理等各項(xiàng)檔案工作中,使檔案工作緊緊圍繞和諧社會(huì)的構(gòu)建展開。服務(wù)型檔案管理是檔案管理發(fā)展中的一個(gè)創(chuàng)新,也是新時(shí)期檔案管理走向更高層次的必然產(chǎn)物。我們認(rèn)為這種新的管理模式不僅是可行的,我們期待著這種管理模式的拓展,更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)大眾,促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。

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