淺談如何提高事業(yè)單位人事檔案管理水平

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【摘要】人事檔案管理關(guān)系到每個(gè)員工的切身利益，與職務(wù)晉升、薪資福利、退休等均有著密切的聯(lián)系。因此，做好人事檔案管理對(duì)個(gè)人、對(duì)單位均有著重要的意義。本文針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，以期進(jìn)一步提高人事檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；問(wèn)題；對(duì)策

近年來(lái)，隨著我國(guó)人事制度改革的日益深化，人員流動(dòng)速度加快，對(duì)人事檔案管理工作提出了更嚴(yán)格的要求。但從實(shí)際狀況來(lái)看，事業(yè)單位人事檔案管理還存在不少問(wèn)題，制約著人事檔案管理水平的提升。因此，如何提高事業(yè)單位人事檔案管理水平是我們檔案管理工作者亟待解決的一個(gè)重要任務(wù)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的普遍問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理工作不重視。盡管人事檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但由于難以獲得明顯成績(jī)，不易引人注意。部分領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為人事檔案管理就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)，保管資料。只要資料不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付查檔、外調(diào)就可以了。因此，任由人事部門自行負(fù)責(zé)或者讓其他人員兼任，這些人員缺乏工作主動(dòng)性，被動(dòng)應(yīng)付了事。

（二）檔案管理隊(duì)伍水平不高。人事檔案管理是一項(xiàng)非常繁瑣且極具專業(yè)性與連續(xù)性的工作。這需要大量的人力、物力、財(cái)力的投入，方可保證檔案管理質(zhì)量。但隨著事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，編制人員大幅減少，其中，管理部門的人員更是首當(dāng)其沖。在此背景下，檔案管理工作多由人事部門的人員兼任，或者聘請(qǐng)臨時(shí)工負(fù)責(zé)。這些人員是非專業(yè)出身，因此，檔案管理水平有限。檔案未及時(shí)歸檔，檔案管理不規(guī)范等問(wèn)題較為普遍。

（三）檔案利用率不高。人事檔案管理的最終目的就在于對(duì)這些資料的有效利用。但是很多事業(yè)單位對(duì)待人事檔案管理工作還存在“重保密、輕利用”的思想，檔案利用觀念淡薄。即使對(duì)人事檔案的利用也是在小范圍內(nèi)開(kāi)展，查閱的內(nèi)容多為個(gè)人簡(jiǎn)歷。此外，人事檔案利用的途徑也非常單一，當(dāng)有需要的人登門查閱時(shí)才被動(dòng)地服務(wù)。

（四）人事檔案管理信息化程度不高。近年來(lái)，大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理已引進(jìn)專門的信息管理系統(tǒng)，信息化管理水平也日益提高。但從總體上看，不少事業(yè)單位在人事檔案管理方面仍沿用手工操作，并未完全采用先進(jìn)的管理手段。有的單位還未開(kāi)展無(wú)紙化閱檔，既不利于檔案的保存，也降低了工作效率。

二、提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

（一）健全檔案管理制度，使檔案管理更加規(guī)范化。要做好人事檔案管理工作，首先領(lǐng)導(dǎo)必須重視，要充分認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的意義，將其納入重要議程中。參照《檔案法》規(guī)定，并結(jié)合事業(yè)單位自身實(shí)際，完善人事檔案管理制度，補(bǔ)充人事檔案管理細(xì)則，為人事檔案管理工作提供制度保障。其次，檔案管理部門要大力宣傳人事檔案管理的重要意義，普及《檔案法》，增強(qiáng)單位全體員工的檔案意識(shí)，使其更主動(dòng)地配合檔案管理工作。在收集、整理檔案材料時(shí)，工作人員必須仔細(xì)鑒別，做到取之有據(jù)，保證檔案資料的真實(shí)性與完整性。

（二）重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。隨著檔案管理信息化與傳統(tǒng)管理方式的不斷融合，對(duì)人事檔案管理的硬件設(shè)施也提出了新要求。事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，還要重視對(duì)紙質(zhì)檔案的保管。建設(shè)專門保存紙質(zhì)檔案的庫(kù)房，并配備高質(zhì)量的檔案儲(chǔ)存柜，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作。檔案管理員需每天對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡視檢查，及時(shí)察覺(jué)庫(kù)房中的安全隱患，并將這些隱患消除掉。

（三）加強(qiáng)人事檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量。人事檔案管理工作帶有極強(qiáng)的政策性、保密性與業(yè)務(wù)性。伴隨著人事改革的日益深化，人事檔案管理工作更需要一支專業(yè)型、復(fù)合型的人才隊(duì)伍。要從單位或高校畢業(yè)生中挑選那些有著較強(qiáng)責(zé)任心，作風(fēng)正派、工作踏實(shí)的人員從事人事檔案管理工作。其次，主管部門要定期組織檔案管理人員參加教育培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，了解檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)與防范對(duì)策，不斷提高檔案管理水平。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案人員自主學(xué)習(xí)，為他們提供外出深造的機(jī)會(huì)。

（四）繼續(xù)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，提高人事檔案利用率。信息化是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也是提高人事檔案管理水平的必然要求。因此，檔案主管部門必須依托現(xiàn)有的信息管理平臺(tái)，不斷完善信息化管理的軟硬件設(shè)施。通過(guò)相應(yīng)技術(shù)處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料，并及時(shí)準(zhǔn)確錄入人事檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高人事信息發(fā)布的時(shí)效性。這樣上級(jí)部門與員工都能根據(jù)需要進(jìn)入系統(tǒng)查閱相關(guān)資料。此外，還應(yīng)充分借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)人事檔案管理的創(chuàng)新。對(duì)于不需要保密的檔案信息可發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)上供大家共享，從而為社會(huì)提供更及時(shí)、優(yōu)質(zhì)的人事檔案信息服務(wù)。這不僅方便了有需求的相關(guān)組織與個(gè)人，還極大提高了人事檔案工作效率。同時(shí)，還明顯提高了人事檔案的利用效率，充分發(fā)揮出相應(yīng)的作用。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性與復(fù)雜性，需要工作人員保持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、負(fù)責(zé)的態(tài)度按照組織內(nèi)部人事檔案管理規(guī)章制度開(kāi)展工作。只有這樣方能做好人事檔案管理工作，充分發(fā)揮出人事檔案的作用，更好地為員工、為單位、為社會(huì)提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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