論檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

郭曉光

【摘要】本文從思想道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)兩方面分析了檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作的影響;并提出了檔案管理人員要有過硬的政治素質(zhì)、具有高尚的職業(yè)道德素質(zhì)、及業(yè)務(wù)素質(zhì)和語言素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理人員;素質(zhì);建設(shè)

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化、宗教等活動中,形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是一項(xiàng)專門事業(yè),檔案管理更是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的職業(yè),它要求檔案管理人員必須具備相應(yīng)的職業(yè)素質(zhì)。

一、檔案管理人員的素質(zhì)對檔案工作的影響

1.思想道德素質(zhì)。檔案工作要求細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),步驟多、環(huán)節(jié)多、程序多、耗時多,造成完成任務(wù)的時間彈性非常大,使檔案工作在很多時候蒙上了“干良心活”的色彩。檔案工作特有的性質(zhì)和環(huán)境給從業(yè)人員的惰性提供了生存的土壤。通常情況下一個單位專職檔案人員的數(shù)量不多,工作環(huán)境相對較為封閉,在完成檔案收集這一環(huán)節(jié)后,與外界接觸的機(jī)會大為減少(檔案查閱除外),有關(guān)檔案形成的一系列工作不會立竿見影直接顯現(xiàn)出其勞動過程艱辛程度和勞動成果的大小,有些勞動成果甚至永遠(yuǎn)沒有展現(xiàn)的機(jī)會。例如有些案卷從收集、整理、立卷、上架到其銷毀,就一直不曾被查閱過。相當(dāng)一部分單位部門立卷情況欠佳,收集歸檔的各門類各載體檔案材料完整程度千差萬別,兼職人員的責(zé)任心和配合程度也不盡相同,歸檔案卷質(zhì)量總把關(guān)的任務(wù)自然落在專職檔案人員的身上,檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)和責(zé)任心被顯現(xiàn)出來,檔案人員的責(zé)任心直接影響到歸檔案卷的齊全完整及質(zhì)量的好壞,每個單位的歸檔率、檔案材料齊全完整率也因此而相差懸殊。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)涉及多學(xué)科綜合性的工作,且實(shí)踐性很強(qiáng),它點(diǎn)多面廣,檔案人員必須具有廣博的知識、靈通的信息及嫻熟的技術(shù)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是履行職責(zé)的知識水平和技術(shù)實(shí)踐能力,檔案人員不僅需要掌握檔案學(xué)理論知識,還要熟悉與掌握同檔案工作相關(guān)的理論、文化知識,比如信息學(xué)、圖書情報(bào)學(xué)、博物館學(xué)、傳播學(xué)、社會學(xué)、計(jì)算機(jī)管理及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等等。尤其在檔案收集(征集)、整理、鑒定、檢索、編研銷毀等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,檔案人員的職業(yè)判斷能力往往決定檔案的價值取向與存毀命運(yùn)。

二、檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

1.檔案管理人員要有過硬的政治素質(zhì)。檔案管理人員的政治素質(zhì)是指檔案人員的政治理論水平、政治態(tài)度。優(yōu)良的政治思想素質(zhì)是檔案人員的內(nèi)在職業(yè)要求,它將直接影響著工作的政治方向,影響著檔案信息的開發(fā)和利用,影響著為用戶服務(wù)的水平和質(zhì)量。因此,檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要患想。堅(jiān)持科學(xué)的發(fā)展觀,把握正確的政治方向,提高政治鑒別力和政治敏銳性。要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致。要恪守檔案工作紀(jì)律,貫徹執(zhí)行檔案法和保密法,嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密。檔案管理人員要把理論學(xué)習(xí)與檔案工作的實(shí)際結(jié)合起來,運(yùn)用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)、方法研究分析檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn),解決工作中的實(shí)際問題。

2.檔案管理工作要求檔案管理人員應(yīng)具有高尚的職業(yè)道德素質(zhì)。首先,檔案管理人員要有較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案管理人員不僅要熱愛檔案事業(yè),還應(yīng)有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感。不圖名利、不畏困難,為檔案事業(yè)的發(fā)展努力工作,為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí),刻苦鉆研業(yè)務(wù)。其次,檔案管理人員要有開拓進(jìn)取的精神。近年來,檔案的形式發(fā)生著新的變化,檔案管理人員必須解放思想,突破習(xí)慣性思維和經(jīng)驗(yàn)思維,大力弘揚(yáng)開拓創(chuàng)新的精神,發(fā)揮檔案在信息化、數(shù)字化時代的重要作用。第三,檔案管理人員要有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真細(xì)致、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。檔案工作是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性、科學(xué)性很強(qiáng)的工作,又是一項(xiàng)單調(diào)、乏味、枯燥和平凡的工作,同時也是一種復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的勞動。作為檔案管理人員,必須具有忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍的精神。用自己的行動出色地完成好檔案管理工作任務(wù)。第四,檔案管理人員要有甘于寂寞、樂于奉獻(xiàn)的精神。由于檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作,同時又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。很難產(chǎn)生明顯的、直接的經(jīng)濟(jì)效益。這就要求檔案工作者要樹立全心全意為人民服務(wù)的思想,淡薄名利、樂為人梯、甘為無名英雄。

3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案人員履行職責(zé)的知識水平和技術(shù)實(shí)踐能力。首先,檔案管理人員應(yīng)具備精深的專業(yè)知識。檔案人員不僅要掌握檔案學(xué)理論知識,即檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編撰學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、文書學(xué)等方面的專業(yè)知識,還要熟悉與檔案工作相關(guān)的科技知識。如社會學(xué)、情報(bào)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù),特別是從事信息開發(fā)和編研工作的人員,必須以博學(xué)通才的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己。因?yàn)闄n案是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科,從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用、進(jìn)行編研等都有一整套的理論和方法。檔案人員只有學(xué)習(xí)和掌握這些理論和方法,才能保證工作質(zhì)量,提高工作效率,進(jìn)行檔案利用的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在實(shí)際工作中,檔案人員不但要繼承傳統(tǒng)檔案工作的理論與觀念,還要從研究、探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)的新情況、新問題、新挑戰(zhàn)出發(fā),利用先進(jìn)技術(shù)找出解決的辦法,豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實(shí)踐。其次,檔案管理人員要強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和檔案事業(yè)的發(fā)展。目前,檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力總體上比較高,但是隨著社會的進(jìn)步,各種現(xiàn)代化的工具和技術(shù)的利用越來越普遍,技術(shù)性要求也越來越高,檔案管理人員要適應(yīng)形勢,必須進(jìn)一步提高自身的業(yè)務(wù)能力。在掌握好專業(yè)知識的同時,努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)知識,掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。最后,檔案管理人員要有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)。因?yàn)樵谛滦蝿菹?檔案的來源、檔案反映的內(nèi)容以及檔案工作所服務(wù)的對象,所涉及的范圍廣,情況復(fù)雜,決定了從事這項(xiàng)工作的人員要有靈活的融會貫通的能力、科研能力、寫作能力、高超的口語表達(dá)能力及良好的社交能力。通過廣泛的社會交往和大力宣傳檔案工作,才能得到公眾的理解、信任、重視和支持,在服務(wù)中提高自身的價值和地位,充分利用檔案優(yōu)勢,拓展功能,更好地為社會服務(wù)。

4.檔案管理人員的語言素質(zhì)。隨著我國開放程度的不斷加大,各國間的文化交流日益頻繁,不同語種的文獻(xiàn)資料伴隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展在檔案中占據(jù)的比例越來越大。同時檔案館的許多信息還來源于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的外文原籍,不懂外語,很難分析。因此檔案管理人員必須具有較高的外語水平。目前,有些檔案工作者因?yàn)橥庹Z知識不夠豐富,在翻閱外文資料時往往顯得力不從心,影響了檔案管理工作的正常開展和對檔案資料的進(jìn)一步開發(fā)及利用。因此,檔案管理人員應(yīng)該積極加強(qiáng)外語知識的學(xué)習(xí),特別是在如今這個信息時代,廣大檔案工作者如能掌握一門外語,對檔案管理工作的幫助是不言而喻的。

參考文獻(xiàn)

[1]陳書華.試論檔案人員素質(zhì)對檔案工作的影響及對策[J]. 蘭臺世界.2006.2.61.

[2]余琳.略論當(dāng)前高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)[J].華中師范大學(xué)學(xué)報(bào).2006.5.32-34.

[3]張曉華.試論高校檔案管理現(xiàn)代化 [J]. 四川檔案.2007.5.18-19.